User Adoption Specialist Amsterdams Opdracht Informatie Systeem

Voor de Gemeente Amsterdam zijn wij op zoek naar een User Adoption Specialist Amsterdams Opdracht Informatie Systeem.

Omschrijving functie:
Het is van belang dat alle (potentiële) medewerkers in de informatievoorziening en de besturing van programma's, projecten en opdrachten op de hoogte zijn van welke verandering AmOpIS (Amsterdams Opdracht Informatie Systeem) met zich meebrengt. Wat dit voor hun werk betekent. Zich betrokken gaan voelen bij dit project en zich gaan verbinden aan de veranderingen die dit met zich meebrengt. Deze ICT verandering behelst uiteraard meer dan techniek, en daarom zoeken we iemand die een dergelijke transitie kan begeleiden vanuit de bril van organisatie- en gedragsverandering.
Als User Adoption Specialist vervul je een essentiële rol door collega's bij de verschillende directies te helpen bij het optimaal gebruiken van AmOpIS (Amsterdams Opdracht Informatie Systeem). Je hebt oprechte interesse in het werk van de medewerkers en de belangen van de verschillende directies. Je bent in staat de directies, Product Owner en Projectmanager te adviseren en verrassen met mogelijkheden om nog succesvoller te zijn.
Als expert ben je aanspreekpunt en pik je signalen op vanuit de medewerkers en vertaal je deze richting de projectorganisatie. Je start een online community op waar medewerkers terecht kunnen met vragen en feedback, ontwikkelt en faciliteert trainingen en (interactieve) manuals, passend bij de behoefte van de medewerkers. AmOpIS wordt iteratief ontwikkeld en is dus continue onderhevig aan veranderingen door nieuwe ontwikkelingen en veranderende behoeftes. Jij stelt de medewerker centraal en speelt proactief in op deze veranderingen. Daarnaast ondersteun je de projectmanager bij het ontwikkelen en bijstellen van het adoptieprogramma. En onderhoud je proactief de samenwerking met de betrokken communicatieadviseurs en directievertegenwoordigers. In deze functie kom je te werken in het projectteam van AmOpIS, onder aansturing van de projectmanager.

Omschrijving werkzaamheden:
- Het opstellen en bijstellen van een adoptieprogramma. - Ondersteunen en/of zelf uitvoeren van adoptie & changemanagement trajecten.
- Adviseren van de Product Owner, Projectmanager en Directievertegenwoordigers.
- Doen van een stakeholder analyse, uitwerken van adoptieplannen en planningen.
- Formuleren van korte profielschetsen voor interne trainers (key-users, ambassadeurs) die bij de verschillende directies trainingen, workshops en coaching kunnen gaan verzorgen.
- Ontwikkelen en geven van maatwerk workshops, instructie middelen en (online) trainingen ontwerpen.
- Ontwikkelen van de informatieportal, handleidingen en trainingsmateriaal.
- Faciliteren en uitvoeren van diverse soorten interviews, workshops en trainingen. Inclusief Train-de-trainer: waarbij medewerkers uit de directies worden opgeleid om trainingen en workshops over AmOpIS te geven.
- Overdragen van informatieportal, handleidingen en trainingsmateriaal aan de aangestelde trainers.

Omschrijving opdrachtgever:
Binnen de gemeente Amsterdam wordt op dit moment gewerkt met Digitale Werkplannen (DWP). Om de voortgang en informatie van de opdrachten en projecten in beeld te brengen. DWP wordt digitaal ondersteund door een tool (MS Access) die wordt vervangen door AmOpIS (Microsoft Power Platform). AmOpIS heeft als doel het ondersteunen van de samenwerking en informatie uitwisseling tussen de (ambtelijk) opdrachtgevers en opdrachtnemers binnen de Gemeente Amsterdam. Van het inplannen van de opdracht tot het afronden van deze opdracht.
Daarnaast geeft het inzicht en overzicht in de geplande, lopende en afgeronde opdrachten vanuit verschillende perspectieven (gebied, programma, capaciteit, etc.) zodat er passende maatregelen gekozen kunnen worden voor andere projecten en activiteiten in de betreffende aandachtsgebieden. Ook worden er door het automatiseren van arbeidsintensieve activiteiten een kwaliteitsimpuls gegeven aan meer geconsolideerde en feitelijke rapportages.
Het eigenaarschap van AmOpIS is ondergebracht bij de directie V&OR (Verkeer & Openbare Ruimte). Samen met 4 andere directies (Grond & Ontwikkeling), Gebiedsgericht weken en Stadsbeheer, Ingenieursbureau en Project Management Bureau) is een projectorganisatie ingericht die de ontwikkeling van AmOpIS en migratie van DWP mogelijk maakt.

Gemeentelijke organisatie:
De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie, Interne Dienstverlening en Stadsbeheer bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.