Trekker Inrichten (Programma WIV)

Voor de Gemeente Tilburg zijn wij op zoek naar een Trekker Inrichten (Programma WIV).

Omschrijving opdracht:
Het team Inrichten
Als trekker stuur je de activiteit 'Inrichten' aan, je stelt hiervoor je eigen team samen waaraan je dagelijks leiding geeft en waarbij je zelf in de spits van het team staat. De trekker van de activiteit ‘Nazorg’ is je vaste vervanger en sparringpartner daar waar het gaat om het kantoorconcept van ‘Werken in Verbinding’. Je team kan gebruik maken van de expertise en kennis van een facilitair specialist, die bekend is met de technische aspecten van facilitaire zaken in de reguliere huisvestingsprocessen. Het team Inrichten regelt, stuurt en coördineert de totale inrichting en de voorzieningen van de Stadswinkel. Binnen drie maanden wordt er bijna 19.000m2 vloeroppervlak ingericht. Het team Inrichten organiseert de voorbereiding van de inrichting en ziet niets over het hoofd. Het team maakt de nieuwe locatie gereed voor de inhuizing, controleert en geeft uitvoering aan gemaakte afspraken met zowel de leveranciers als de interne organisatie en kent alle consequenties van de nieuwe werkomgeving. Je team maakt onderdeel uit van het programma Werken in Verbinding en als trekker leg je primair verantwoording af aan de programmamanager WIV, jouw opdrachtgever.

Het strategisch team
Als trekker ben je ook lid van het strategisch team. Dit team bestaat uit het afdelingshoofd Faciliteiten (FAC), de programmamanager Werken in Verbinding, de spoortrekker Bouw, de trekkers van de activiteitenstromen (Inrichten, Verhuizen, Opleveren en Nazorg), de teammanager Advies & Contracten van de afdeling (FAC), de adviseur facilitair huisvestingsbeleid en een lijnmanager van de afdeling Data, Informatie en Technologie (DIT). Het team heeft ook een programmasecretaris en managementondersteuning. Het strategisch team stelt een troubleshooter beschikbaar voor de trekkers, die - wanneer dat nodig is - ondersteuning kan bieden op allerlei gebied. Als trekker werk je nauw samen met het strategisch team, je legt aan hen verantwoording af en legt strategische keuzes voor.

Het tactisch team van trekkers
Als trekker draag je - samen met de andere trekkers - op tactisch niveau de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het totaal aan activiteiten. Het strategisch team geeft richting aan de manier waarop zij de inrichting en verhuizing voor zich zien. Het is aan de trekkers om verder invulling te geven aan de daadwerkelijke uitvoering hiervan. Wat is hiervoor nodig en welke afspraken moeten binnen de teams en tussen de teams en het strategisch team gemaakt worden? Over welke onderdelen beslist de trekker zelf in overleg met de opdrachtgever en wanneer is het strategisch team aan zet?

Welke werkzaamheden betreft het?
De werkzaamheden die tot het takenpakket van de trekker Inrichten behoren zijn:
- Inrichten van de Stadswinkel met standaardmeubilair, representatief meubilair en overige inrichtingsonderdelen conform het kantoorconcept;
- Inrichten van het vergadercentrum en de Publieke zone in de Stadswinkel;
- Inrichten van de grootkeuken en cateringvoorzieningen;
- Inrichten van AV-voorzieningen in de werkzones;
- Inrichten van de pantry;
- Inrichten en voorbereiden van de uitgifte van lockers;
- Voorzien van de kantoorwerkplekken met een nieuwe monitor met ingebouwd docking station, een toetsenbord en een muis (de laptop kan daar met één kabeltje op aangesloten worden) en evt. overige voorzieningen;
- Inrichten van de beveiliging, toegangscontrole en sleutelbeheer;
- Organisatie van de groenvoorziening in het pand;
- Bewaken van de inrichting van de werkprocessen voor de dienstverlening aan medewerkers en gasten van de Stadswinkel;
- Plaatsen van bestellingen voor inrichtingselementen, binnen de contracten die hiervoor beschikbaar gesteld worden door de organisatie;
- Budgetbewaking;
- Bewaken van de deelplanning van de activiteit ‘Inrichten’;
- Wijzigingen in planning afstemmen met Programma WIV en strategisch team;
- Wijzigingen in planning afstemmen met overige trekkers;
- Opstellen kwaliteitsplan en bewaken van de kwaliteit;
- Maken van een risicoanalyse en de daarbij behorende beheersmaatregelen;
- Communicatie met overige trekkers;
- Afstemming met projectleider MER;
- Verstrekken van informatie omtrent voortgang aan strategisch team;
- Inhoudelijke voorbereiding van besluiten door strategisch team.

Omschrijving opdrachtgever:
Met ruim 217.000 inwoners is Tilburg een stad van formaat. Nog niet eens zo heel lang geleden een plek waar de textielindustrie centraal stond, nu een broedplaats voor creatief en innovatief denken. De Tilburgers zijn gewend om samen te werken. Wij sluiten daarop aan. Dat leidt tot nieuwe initiatieven zoals de ‘community school’ en een persoonlijke aanpak waarmee we inwoners die dat nodig hebben verder op weg helpen. Ons hoofddoel is: een stad met gezonde en gelukkige inwoners. Tilburg: een stad die zichzelf telkens opnieuw uitvindt. Een innovatieve stad. Een stad die zich kenmerkt dooreen handen uit de mouwen mentaliteit. En plek voor creatievelingen en levensgenieters. Een stad met een sociaal gezicht. Tilburg, een stad om trots op te zijn.

Professionele netwerkorganisatie
Als gemeente Tilburg werken wij voor Tilburg en de dorpen Berkel-Enschot, Udenhout en Biezenmortel. Wij werken aan zaken die iets toevoegen, die goed zijn voor de stad, belangrijk voor de wijken en dorpen. Bijvoorbeeld veiligheid, duurzaamheid, werkgelegenheid en passende ondersteuning voor mensen die dat nodig hebben. Dit doen we samen met inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen. Want betere oplossingen bedenk je samen. Dat is zeker niet altijd een makkelijke taak, maar wel een om trots op te zijn. Zo maken we ons sterk voor een stad waar inwoners gezond en gelukkig kunnen zijn, nu en in de toekomst. Bij de gemeente Tilburg werken we in een netwerkorganisatie van19 afdelingen. Zo'n 2000 medewerkers werken voor deze fijne stad, dit in wel meer dan 300 verschillende functies. Veel collega's werken allang niet meer uitsluitend binnen één van deze afdelingen. Maar in wisselende verbanden, zoals ketens, projecten of programma's. Vaak met allerlei partners en inwoners uit de stad en regio, geregeld oo in (inter)nationale netwerken. Binnen de gemeente Tilburg zijn twee programma’s actief van waaruit in gezamenlijkheid en samenhang gewerkt wordt aan een eigentijdse, wendbare en toekomstbestendige gemeentelijke organisatie. Een organisatie die ook de komende jaren goed kan inspelen op wat nodig is in de stad, en daar ook de tools en werkomgeving bij heeft. Een organisatie die de inwoners en partners gastvrij kan ontvangen in gerenoveerde stadskantoren waar naast de ambtenaren, bestuur en politiek, ook de stad trots op kan zijn. Het programma Gemeentelijke Huisvesting heeft de focus op de bouw (de herontwikkeling van de stadskantoren), hetprogramma Werken in Verbinding (WIV) richt zich op de implementatie van een nieuwe manier van werken vanuit de drie sporen: Behaviour, Bytes en Bricks. Met dit programma faciliteren we een fysieke en digitale werkomgeving die past bij onze koersvaste benadering van de opgaven waar we ons flexibel omheen organiseren. Onze werkplek is dus in de nabijheid van de stad: bij partners, ergens op kantoor, thuis of elders. En onze nieuwe werkomgeving helpt daarbij. We krijgen een vernieuwd stadhuis, een vernieuwde stadswinkel en een nieuw 'digitaal huis' in de vorm van moderne ICT-voorzieningen. Daarmee kunnen we makkelijk samenwerken met partners en collega’s en werken we onafhankelijker van plaats, tijd, werkplek en apparaat.

De uitdaging
De nieuwe Stadswinkel
Inmiddels is het Stadhuis gerenoveerd, opgeleverd en in gebruik genomen en is begonnen aan de verbouwing van de Stadswinkel. Samen vormen de gebouwen het ‘Huis van de Stad’; twee duurzame, open en transparante gebouwen waar inwoners, bedrijven, het bestuur en de gemeente bij elkaar komen en samen werken aan de opgaven van en voor de stad. De Stadswinkel wordt de plek waar inwoners, partners en bedrijven terechtkunnen voor alle zaken die ze willen regelen met de gemeente en waar de gemeente samenwerkt met de stad. In het gebouw komen ook kantoren voor medewerkers van de gemeente. Het is een prettige, uitnodigende plek voorzien van nieuwe technieken op het gebied van klimaat, duurzaamheid en hergebruik van materialen.

Het team
Wil jij onderdeel zijn van het team dat het succes kan gaan maken binnen de organisatie? Het team dat het sluitstuk is van het jarenlange proces om te komen tot een nieuwe Stadswinkel? Het team dat de rode loper uitlegt voor de gemeente en haar bewoners, partners en ondernemers? Grijp dan nu je kans!

Gewenst profiel:
Voor het team Inrichten zoeken wij een trekker die invulling kan geven aan de activiteit ‘Inrichten’. Voor deze trekkersrol zijn we op zoek naar iemand:
- met affiniteit met een dergelijke rol;
- die communicatief sterk (in diverse lagen binnen de organisatie) en verbindend is;
- met ervaring met de aansturing van leveranciers;
- die wendbaar en stressbestendig is en snel schakelt;
- met oog voor politieke gevoeligheid en de omgeving;
- die een zelfstandige en proactieve werkhouding heeft en met wie het prettig samenwerken is;
- die overtuigingskracht heeft en kan omgaan met weerstand;
- met organisatiesensitiviteit.

VOG:
Bij gunning dien je een recente VOG aan te leveren.

1. Je beschikt over hbo/wo werk- en denkniveau;
2. Je hebt bij voorkeur kennis van en ervaring met:
- Projectmanagement;
- Implementaties van kantoorconcepten zoals Werken in Verbinding;
- Facilitaire producten en processen;
- Aansturen van multidisciplinair teams.
3. Je beheerst de volgende vaardigheden:
- Maken en hanteren van een planning, voortgangsbewaking en hanteren van deadlines;
- Vroegtijdig signaleren van mogelijke verstoringen en hierop handelen;
- Creatief in het vinden van oplossingen;
- Omgaan met tegenstrijdige belangen.

- Resultaatgericht;
- Samenwerken;
- Besluitvaardig;
- Initiatief;
- Plannen en organiseren;
- Voortgangscontrole;
- Politieke sensitiviteit.

Locatie: Tilburg
Startdatum: 01-06-2023
Duur: 3 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 24 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 15-05-2023
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: n.t.b.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.