Toezichthouder Informatiebeheer

Voor Gemeente Hilversum zijn wij op zoek naar een Toezichthouder Informatiebeheer.

Opdracht:
Het Streekarchief Gooi en Vechtstreek (gevestigd te Hilversum) en het gemeentearchief Gooise Meren en Huizen (gevestigd te Naarden) bewaren en beheren archieven van overheden, bedrijven en particulieren uit de regio, en stellen deze beschikbaar aan het publiek. De archiefdiensten houden toezicht op het informatiebeheer bij de gemeenten Hilversum, Blaricum, Laren, Wijdemeren, Gooise Meren en Huizen, en bij de gemeenschappelijke regelingen van de Regio Gooi en Vechtstreek, de Veiligheidsregio, en Gemeentebelastingen Huizen, Blaricum en Laren. De twee archiefdiensten werken nauw samen onder één archivaris en zijn onderweg naar een formele fusie (beoogde ingangsdatum 1-1-2024).

Context van de opdracht
Mede door de digitaliseringsopgave zijn de taken van beide archiefdiensten in de loop van de tijd steeds omvangrijker geworden. Bij de uitvoering van taken werken de archiefdiensten dan ook al geruime tijd samen. In de aanloop naar de beoogde formele fusie per 1-1-2024 wordt de samenwerking het komende jaar verder geïntensiveerd. Met een versterking op het gebied van toezicht en advies kan aan de wettelijke taken bij aangesloten overheden invulling worden gegeven. Als Toezichthouder ontferm je je over het toezicht op het informatiebeheer bij de overheden die aangesloten zijn bij beide archiefdiensten. Daarnaast geef je advies over de inrichting van een duurzame informatievoorziening, met de overbrenging van informatie naar het e-depot in het vizier. Je draagt actief bij aan de continue bewaking en verbetering van het informatiebeheer binnen onze gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Jouw werk is afwisselend en uitdagend omdat je op meerdere locaties en met verschillende overheden samenwerkt.

Opdracht
- Uitvoering van inspecties bij de aangesloten overheden en verzorgen van de jaarlijkse toezichtrapportages in samenwerking met de archivaris;
- Waar nodig deelnemen aan tactische en/of strategische informatie-overleggen;
- Adviseren over de inrichting, toepassing en uitfasering van informatiesystemen;
- Beoordeling van de kwaliteit van de digitale en analoge archieven bij de aangesloten overheden;
- Controle en beoordeling van de jaarlijkse vernietigingslijsten en advisering bij vervreemding- en vervangingstrajecten;
- Adviserende rol bij de overbrenging van analoge en digitale archieven;
- Signaleren van ontwikkelingen in het vakgebied en toezicht en advies daarop afstemmen;
- Actief bijdragen aan kennisuitwisseling tussen collega's onderling en met collega-archiefdiensten.

Locatie en uren
De standplaats is voor de helft van de werkzaamheden in Hilversum en voor de andere helft in Naarden. Daarnaast vinden de werkzaamheden uiteraard plaats op de locaties van de archieven waarop toezicht wordt uitgeoefend. De nadruk van de werkzaamheden ligt in het eerste half jaar. De geschatte urenbelasting per week in de periode tot ongeveer 1 juli is 24-28 uur per week. De geschatte urenbelasting in de periode van ongeveer 1 juli tot 31 december 2023 is 8-16 uur per week. Bij eventuele verlengingen is dit een jaarlijks terugkerend patroon. Bepaling planning werkzaamheden en daaruit voortvloeiende urenbelasting gebeurt in goed overleg.

Omschrijving opdrachtgever:
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen. Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen binnen en buiten de organisatie stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving. Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van toezicht en advies over/op het archiefen informatiebeheer
3. Minimaal 24 uur per week beschikbaar tot 1 juli 2023 minimaal 8 uur beschikbaar van 1 juli 2023 tot en met 31 december 2023.

1. Een afgeronde opleiding archivistiek A of B of vergelijkbaar (benoem dit duidelijk in het cv)
2. Aantoonbare kennis van digitaal informatiebeheer en de voor overheden geldende weten regelgeving (Archiefwet Woo AVG DUTO-eisen RODIN) (benoem dit duidelijk in het cv)
3. Aantoonbare werkervaring bij het schrijven van toezichtrapporten (benoem dit duidelijk in het cv)

- Je beschikt over overtuigingskracht en neemt graag initiatief
- Je bent analytisch en resultaatgericht
- Je beschikt over een uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Je bent een teamplayer en legt makkelijk contact met alle betrokkenen
- Je bent bestuurlijk sensitief, zowel op strategisch als operationeel niveau
- Je hebt een innovatieve en toch gedegen aanpak.

Locatie: Hilversum
Startdatum: z.s.m.
Duur: 11 maanden
Optie op verlenging: 3 maal 12 maanden
Inzet: 8 - 28 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 24 januari 2023
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 31 januari 2023 tussen 13.30 uur tot 17.30 uur.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.