Teamcoördinator CSO

Voor Ministerie van Buitenlandse Zaken zijn wij op zoek naar een Teamcoördinator CSO.

Omschrijving opdracht:
De Consulaire Service Organisatie in Den Haag is een zelfstandig dienstonderdeel binnen het ministerie van Buitenlandse Zaken. De organisatie verwerkt alle visumaanvragen en aanvragen voor Nederlandse reisdocumenten in het buitenland. De CSO richt zich op het uniformeren van het algehele visumaanvraag- en verwerkingsproces. Daarnaast werkt de CSO de komende jaren aan de digitalisering van de consulaire diensten. De CSO organisatie wordt momenteel verder versterkt om als grootschalige back office organisatie rond de 1 miljoen aanvragen voor visa en Nederlandse reisdocumenten te kunnen verwerken. Sinds het uitbreken van Covid-19 is het aantal visumaanvragen drastisch gedaald. De organisatie bereid zich nu voor op het moment dat reizen weer mogelijk is en de aanvragen weer zullen stijgen. Binnen de CSO zijn we op zoek naar een ervaren teamcoördinator die in deze onrustige tijd een of meerdere teams kan aansturen en voorbereiden op het aantrekken van de werkzaamheden. Als leidinggevende van een team van 15-20 beslismedewerkers ben je – samen met een aantal andere collega’s – verantwoordelijk voor het aansturen van de operationele werkzaamheden binnen het visumcluster. Als coördinator ligt de focus op het goed laten functioneren en steeds verder verbeteren van je team en je medewerkers. Het nemen van de beslissingen op visum aanvragen laat je over aan de (sr) beslismedewerkers. Je staat voor de balans tussen mens- en resultaatgerichtheid: je hebt oog voor de resultaten en KPI’s, én voor de vaardigheden en het gedrag van medewerkers. Je zorgt dat medewerkers kwaliteit en productiviteit leveren conform de geldende processen en processtappen. Door de gesprekken die jij met de medewerkers voert, weten zij wat er van hen verwacht wordt en waar hun ontwikkelmogelijkheden liggen. Jij staat hen bij in het realiseren van de ontwikkelingsmogelijkheden. Je voert niet alleen op individuele basis gesprekken, zoals de wekelijks bilateralen en kwartaalgesprekken maar ook teamgesprekken. Je bent in staat dialoog te bevorderen, discussies in goede banen te leiden en draagvlak te creëren voor besluiten.
Binnen de CSO wordt ook gewerkt met dagstarts waarin je met jouw team stilstaat bij de kwalitatieve en kwantitatieve doelen van de dag en ontwikkelingen die van belang zijn. Onze organisatie is voortdurend in ontwikkeling. Daarom is het essentieel dat de medewerkers van de afdeling duurzaam een breed inzetbaar zijn. Jij creëert een prettig samenwerkingsklimaat in het team, waarbij coaching en begeleiding voorop staan zodat er een veilig en open leerklimaat ontstaat. Je bevordert een sfeer van vertrouwen waarin teamleden zich onderling kwetsbaar durven opstellen en geeft hierin zelf het voorbeeld. Ook bouw je aan goede relaties met het hoofd visum/reisdocumenten, de collega’s verantwoordelijk voor work force management en zoek je nadrukkelijk de samenwerking en afstemming met collega-leidinggevenden.

Omschrijving opdrachtgever:
De Consulaire Service Organisatie (CSO) met de standplaats Den Haag is een relatief nieuw en zelfstandig dienstonderdeel binnen het ministerie van Buitenlandse Zaken. De CSO is gevestigd in Terminal Zuid, op een steenworp afstand van het hoofdkantoor van het ministerie van Buitenlandse Zaken aan de Rijnstraat 8.
De CSO maakt deel uit van het consulaire domein en werkt nauw samen met DCV als beleids- en regie-voerende directie met domeinsturingsbevoegdheid. Naast het postennet zijn andere beleidsonderdelen, de ketenpartners en externe dienstverleners betrokken om alle taken goed uit te kunnen voeren.
De CSO fungeert als wereldwijde backoffice. Jaarlijks worden ongeveer 700.000 visumaanvragen (groeiend naar 1 miljoen) en 65.000 aanvragen voor Nederlandse reisdocumenten verwerkt. Al deze aanvragen worden op termijn door de CSO verwerkt.
De CSO is nog volop in ontwikkeling. De komende jaren ontwikkelt de CSO zich naar CSO 2.0 waarbij 4 sporen leidend zijn:
- Aanpassen huidige organisatie: Robuust en toekomst vast;
- Transitie resterende backoffices naar de CSO (regio’s, Oost Europa, Azië en landen India en China);
- Implementatie digitale systemen waarmee huidige papieren stromen verdwijnen;
- Runnen staande organisatie papier en digitaal (veranderen terwijl de winkel open blijft).

1. Je hebt HBO werk- en denkniveau.
2. Je hebt minimaal 5 jaar leidinggevende ervaring.
3. Je bent in staat leiding te geven op een coachende manier en bent een verbinder in je handelen.
4. Je kan goed de balans houden tussen ruimte geven en het behalen van doelen.
5. Je bent stressbestendig en kan goed tegen steeds veranderende omstandigheden.
6. Je bent in staat overzicht te houden, goed voet bij stuk houden en kan goed balanceren tussen individuele belangen en die van het collectief.
7. Je bent een echte teamspeler: je haalt plezier uit het steeds samen met de andere coördinatoren te werken naar het resultaat
8. Je bent creatief en flexibel.

- Aansturen groep
- Ontwikkelen medewerkers
- Samenwerken
- Stressbestendig
- Begripvol
- Omgevingsbewustzijn
- Plannen en organiseren
- Reflecteren
- Communicatief vaardig
- Overtuigingskracht

Locatie: Den Haag/Thuis
Startdatum: 07-06-2021
Duur: 6 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 36 uur
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 07-05-2021
Sluitingstijd: 09:00 uur
Intakegesprek: n.t.b.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.