Specialist Procesmanagement

Voor de Gemeente Rotterdam zijn wij op zoek naar een Specialist Procesmanagement.

Omschrijving opdracht:
Vanuit het team Expertisecentrum Processen worden Processpecialisten op opdrachten bij alle clusters gezet, waarbij het gaat om procesanalyse, procesverbetering, procesmodellering, opstellen procesplaten, projectsturing en het ondersteunen/adviseren op de beoogde veranderingen, die de voorstellen opleveren.
Er is een groeiende stroom aan opdrachten, die niet met de vaste formatie kunnen worden ingevuld. Clusters bepalen zelf urgentie en plannen op basis van hun eigen wensen projecten in. In deze projecten is inzet van processpecialisten nodig. In de meeste gevallen is er projectbudget beschikbaar en daarmee worden ook de kosten van inhuur van tijdelijke extra capaciteit verantwoord.
De vacature is ontstaan door nieuwe opdrachten (Ondermijning, nieuwe Inburgeringswet, kwaliteitstrajecten). Opdrachten die niet te voorzien zijn en vragen om een specifieke deskundigheid die in de clusters niet aanwezig is. Inhuur vanuit de centrale IIFO-positie garandeert kwaliteit en werken binnen de Rotterdamse kaders en afspraken.

Omschrijving werkzaamheden:
Met overtuiging en vanuit expertise en ervaring op de genoemde aandachtsgebieden bijdragen aan het beoogde resultaat zodat bestuurlijke doelen worden gehaald. Een processpecialist is naast een expert in het vormgeven van (klantgedreven, efficiënte) processen ook aanjager, verandermanager, verbinder en doorzetter.
- Proces-analyse m.b.v. process mining, brown paper sessies.
- Proces-verbetering m.b.t. bewezen methodieken (Lean, SixSigma, Design) en vanuit de klanttevredenheid (dienstverleningsprincipes), bekend met Klantreizen.
- Proces-modelleren: Visio of BPMN vaardig (bij voorkeur met MAVIM).
- Proces-begeleiding: van intake tot resultaatoplevering samen met de opdrachtgever.
- Veranderbegeleiding: het voorbereiden en begeleiden van managers, projectleiders en medewerkers om de beoogde veranderingen te implementeren.
- Projectsturing waarbij verbeterde processen als uitgangspunt gehanteerd moeten worden.

Omschrijving afdeling:
De afdeling Processen Beheer Informatiehuishouding (PBI) is onderdeel van Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) en is:
- Verantwoordelijk voor kaderstelling op het gebied van informatiebeheer (operationeel, tactisch en strategisch) voor het gehele concern en de digitalisering van processen.
- Verantwoordelijk voor de digitale en fysieke archieven.
- Verantwoordelijk voor het bieden van centraal procesregie en deskundigheid om processen te verbeteren, te veranderen, te modelleren en deze conform richtlijnen vast te leggen.
Binnen de afdeling PBI is het expertisecentrum Processen gepositioneerd. Dit team zorgt enerzijds inzicht in alle processen van het concern. Processen die zoveel als mogelijk zijn gemodelleerd o.b.v. afspraken, die het mogelijk maken om processen of processtappen te hergebruiken.
De experts binnen het team houden zich bezig met het analyseren, optimaliseren, verduidelijken en verbeteren van processen. Daarbij houden we steeds de klant – de Rotterdammer - voor ogen. De experts gebruiken daarbij methodieken en tooling om processen en de klant of het object die door de processen stroomt in beeld te brengen (Lean, SixSigma, Process mining, Procesmethode, Klantreizen, Design denken en doen).
Uitgangspunt is dat we – daar waar beschikbaar en toegestaan - data, afkomstig uit bronsystemen, opgeslagen in een datawarehouse gebruiken om de werkelijke procesgang in beeld te brengen. Hierin trekken we nauw op met onze collega’s in de andere ondersteunende afdelingen.

Gewenst profiel:
Een zeer ervaren Processpecialist (bij voorkeur Black Belt Lean/SixSigma – praktijk-gecertificeerd), die zelfstandig complexe opdrachten uitvoert, goede communicatieve vaardigheden heeft, adviesvaardig en ervaren is met het faciliteren van (digitale) proces-workshops, waarin stakeholders met soms zeer verschillende uitgangspunten aan tafel zitten. Een expert, die kan doorvragen, structureren, processen kan begeleiden, besluitvaardig is en medewerkers kan meenemen in de implementatie van nieuwe werkwijzen.

Omschrijving opdrachtgever:
Het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) is één van de zes clusters van het concern Rotterdam, die zich – zoals de naam al aangeeft – richt op het adviseren, het faciliteren, de ondersteuning van het bestuur en de primaire processen (in de diverse clusters)
De collega’s van BCO helpen clusters, gebieden en bestuur graag om hun werk voor Rotterdam optimaal te doen.

Detavast:
Mogelijkheid tot kosteloze overname na 12 maanden.

LET OP:
Deze opdracht kan niet ingevuld worden door een ZZP’er. De kandidaat is elders in dienst of is bereid deze opdracht op basis van payroll in te vullen.

1. Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding en WO werk- en denkniveau.
2. Je hebt aantoonbare kennis en ervaring met de Lean (Six Sigma) methodiek (gecertificeerd, bij voorkeur tot Black belt).
3. Je hebt recente en aantoonbare ervaring met het modelleren van complexe processen (m.b.v Mavim, BPMN 2.0 /Visio) in de afgelopen 2 jaar.
4. Je hebt werkervaring in het adviseren op het gebied van procesmanagement bij grote organisaties en/of overheden (>5000 medewerkers).
5. Je hebt aantoonbare kennis van MAVIM als procesmodelleer-applicatie.
6. Je hebt ervaring in het adviseren aan directie, management en de diverse opdrachtgevers binnen het concern.
7. Je hebt ervaring met groepssessies faciliteren vanuit ‘huis’ via digitale mogelijkheden.
8. Je beschikt over digitale thuiswerkfaciliteiten (apparatuur, software bij voorkeur MS-teams).

1. Je hebt een relevante opleiding op het gebied van bestuurskunde, bedrijfskunde of vergelijkbaar.
2. Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 300.000 inwoners.
3. Je hebt aantoonbare kennis van procesarchitectuur (Gemeentelijk Model Architectuur).
4. Je hebt kennis van de Rotterdamse Procesomgeving.

- Resultaatgericht: Middelen efficiënt inzetten en snel resultaat willen boeken. Tevens bedenken wij procesverbeteren niet voor de bureaula.
- Communicatief: Goede communicatie vaardigheden op verschillende niveaus omdat je te maken hebt met verschillende stakeholders (in alle lagen van het proces).
- Verbinder: Verschillende belangen kunnen wegen en kunnen integreren in het proces om te komen tot een gedragen oplossing. Daarbij medewerkers aan elkaar verbinden voor het succes van de procesverbetering.
- Adviesvaardigheden: Het adviseren en de skills om een goede sparring partner te zijn voor directie, management en de diverse opdrachtgevers binnen het concern.
- Presentatie-vaardigheden: Gewend om voor groepen te staan en deze door sessies heen te leiden om te komen tot een concreet resultaat.
- Coachen/trainen: Het vermogen om mensen te coachen, te enthousiasmeren en hen te leren problemen op te lossen. Daarnaast draag je bij aan een continu lerende organisatie.
- Conceptueel denkvermogen: Komt tot vernieuwende inzichten op basis van bestaande concepten. Legt verbanden in complexe omgevingen en maakt dit begrijpelijk voor anderen.
- Bestuurlijk sensitief: Ervaren in het omgaan met tegenstrijdige belangen.
- Nederlandse taal: Goede beheersing van het Nederlands op verschillende niveaus, zowel in woord als geschrift.

Locatie: Thuis
Startdatum: 1 mei 2021
Duur: 6 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 32-36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 09-04-2021
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: week 14

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.