Senior Secretaris WISI

Voor VNG Realisatie BV zijn wij op zoek naar een Senior Secretaris WISI.

Omschrijving opdracht:
Je ondersteunt en adviseert de Opgavemanager WISI bij de strategische, ondersteunde taken die zowel betrekking hebben op de bedrijfsvoering, alsook de inhoudelijke en procesmatige werkzaamheden. Je ontzorgt de Opgavemanager en bewaakt de planning en administratie en onderhoudt de contacten met de diverse programma’s/projecten. Je bewaakt de status van de projecten en programma’s en analyseert die. Je werkt samen met collega’s aan de managementrapportages en attendeert collega’s waar nodig. Ook adviseer je de Opgavemanager bij de inrichting van de beleidsprocessen. Ervaring in het sociaal domein, is een pré. Jij ondersteunt en adviseert de Opgavemanager bij de uitvoering van de visie en opdracht van de VNG op het gebied van Werk, Inkomen, Schulden en Inburgering. De Opgavemanager is direct gepositioneerd onder het Strategisch Beraad, gemandateerd vanuit de directeur Inclusieve Samenleving. Je ondersteunt de Opgavemanager WISI bij het mobiliseren en benutten van de beleids- en uitvoeringskracht van de VNG (VNG driehoek: o.a. Inclusieve Samenleving, Informatiesamenleving, VNG Realisatie). Als senior secretaris van de Opgave WISI stem je ook af met de programmamanagers (vooralsnog: Werk en Inkomen – Schulden – Inburgering) die verantwoordelijk zijn voor het dagdagelijks managen van de programma’s en onderliggende projecten. Jij adviseert en ondersteunt de Opgavemanager WISI bij het sturen op een integrale portfolio en aanpak met draagvlak van de leden. Je adviseert en ondersteunt om ervoor te zorgen dat de drie programma’s als geheel meer opleveren dan de som der delen. Belangrijk is verder dat je een bijdrage levert aan een goede verbinding en afstemming binnen VNG, maar ook hierbij ondersteunt daar waar het de externe communicatie en afstemming betreft (o.a. bestuur, gemeenten, Rijk).

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
Je rapporteert aan de Opgavemanager. Je werkt ook samen met de verschillende programmamanagers en projectleiders binnen WISI en waar nodig met de afdelingsmanagers, beleidsadviseurs en controllers. Je zorgt dat je overzicht hebt en neemt zonder moeite de regie, deelt inzichten en geeft adviezen. Je past een hands-on mentaliteit toe, bent in staat om de collega’s/projectleiders/programmamanagers op een constructieve wijze aan te spreken op deadlines en performance en voelt je prettig om in een dynamische omgeving te werken. In deze functie van senior secretaris WISI ben je gemiddeld 24 uur per week actief met de activiteiten. De kerntaken bestaan uit:
Deel Bedrijfsvoering
• Overzicht bieden en ondersteuning bieden bij monitoren totaalbudget WISI, programmabudgetten en projectbudgetten, rapporteren en beoordelen van projectfinanciering in samenwerking met programmamanager/projectleiders en financieel adviseurs/controllers;
• Vertalen naar P&C cyclus: zorgdragen voor en ondersteunen Opgavemanager bij het aanleveren van financiële stukken in het kader van de WISI opgave in de P&C cyclus:
• Afstemmen met de personen die verantwoordelijk zijn voor projectbeheer (de administratieve werkzaamheden)
• Bijdrage leveren aan zorg voor tijdige levering en kwaliteit van de algehele (financiële en voortgangs-) rapportage van programma’s en projecten WISI- domein;
• De projectstatus, -mijlpalen en -deliverables overzien en hierop gepaste actie ondernemen;
• Risico’s en issues tijdig rapporteren en monitoren.
Deel Strategie/Beleid:
• Bijdrage leveren aan het verder ontwikkelen en uitdragen Koersdocument WISI
• Strategisch en tactisch adviseren van Opgavemanager rondom beleidsinhoudelijke vragen en processen;
• Meedenken en voorbereiding agendering stukken voor diverse interne/externe overleggen;
• Hands-on mentaliteit door concreet te handelen en afstemming te organiseren indien zich knelpunten voordoen binnen programma’s en projecten (WISI domein);
• Gevoel en ervaring met politiek bestuurlijke processen. Open, transparant, direct, verbindend, tactvol en in staat om draagvlak te creëren.

Resultaat van de opdracht:
Een professionele en gedegen inrichting, procesgang en bedrijfsvoering van de werkzaamheden en programma’s binnen het WISI domein. De senior secretaris heeft de Opgavemanager ontzorgd en heeft (onder verantwoordelijkheid van de Opgavemanager) een bijdrage geleverd aan samenhang, integraliteit en overzicht binnen het WISI domein. Dit geldt zowel voor interne en externe processen, financiën, inrichting. Door de bijdrage van de senior secretaris is de Opgavemanager optimaal ondersteund om meer grip, control en meer eenduidigheid in de processen en samenwerking in het WISI domein te realiseren.

Omschrijving opdrachtgever:
Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 345 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren. Die vraag stellen we ook aan jou!

1. Je bent op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek.
2. Je bent beschikbaar voor de functie gedurende de periode en het aantal uur zoals beschreven in de offerteaanvraag.
3. Minimaal een afgeronde WO-opleiding of daarmee vergelijkbaar in de richting van Bedrijfseconomie, bedrijfskunde/bestuurskunde of vergelijkbaar
4. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als (senior) secretaris van complexe projecten en programma’s
5. Aantoonbare werkervaring met strategische bestuurlijke en beleidsprocessen bij overheidsorganisaties/gemeenten/Rijk, bij voorkeur sociaal domein
6. Aantoonbare werkervaring met financiële strategische planning, projectbudgetrapportages en administratieve ondersteuning
7. Aantoonbare affiniteit en uitstekende kennis van MS-Office
8. We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop

1. Aantoonbare werkervaring met strategische bestuurlijke en beleidsprocessen bij overheidsorganisaties/gemeente n/Rijk, bij voorkeur sociaal domein
2. Aantoonbare werkervaring met financiële strategische planning, projectbudgetrapportages en administratieve ondersteuning
3. Aantoonbare specifieke (werk)ervaring met financiële systemen, ICT-systemen, alsook met beleid en bestuurlijke vraagstukken (c.q. ervaring met bestuurlijke processen)
4. Aantoonbare werkervaring met beheertaken en planning(tools)
5. Aantoonbare ervaring met het uitwerken van notities, rapporten en verslagen

- Organisatie/bestuurlijke sensitiviteit
- Proactieve houding
- Flexibel
- Plannen en organiseren
- Resultaatgericht
- Samenwerkingsgericht

Locatie: Den Haag/thuis
Startdatum: Per direct
Duur: 30-09-2022
Optie op verlenging: Ja
Inzet: 24 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 11-03-2022
Sluitingstijd: 09.00 uur
Intakegesprek: 23 maart 2022, tussen 10:00 en 13:00 uur

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.