Senior projectmanager Europese aanbesteding Planningstool

Voor de Gemeente Utrecht zijn wij op zoek naar een Senior projectmanager Europese aanbesteding Planningstool.

Omschrijving opdracht:
Bij verschillende organisatie-onderdelen van de gemeente wordt gebruik gemaakt van eenzelfde tool voor het plannen en roosteren van personeel. De aanbesteding van deze tool is via aparte meervoudig onderhandse aanbestedingstrajecten tot stand gekomen en heeft geleid tot twee aparte contracten. Deze contracten verlopen en moeten opnieuw worden aanbesteed. Verder maakt een andere afdeling bij de gemeente gebruik van een (andere) planningsapplicatie. Om te bepalen of er op de markt software is, die alle functionele eisen met betrekking tot de planningstool kunnen dekken willen we een marktconsultatie houden. Deze markconsultatie moet inzicht geven in het vervolgtraject voor één of meerdere aanbestedingen. Voor het begeleiden van de marktconsultatie en de aanbesteding(en) zijn wij op zoek naar een (senior) projectmanager met ervaring in het projectmatig begeleiden van marktconsultaties en Europese aanbestedingen van ICT-systemen. Ervaring met het inzichtelijk maken van de verschillende behoeftes op het gebied van ICT-applicaties is gewenst. Na de marktconsultatie moeten één of meerdere aanbestedingen worden begeleid. De begeleiding hiervan is mogelijk een vervolgopdracht en zal vanuit deze opdracht voortgezet kunnen worden.

Je taken zijn:
Als senior projectmanager ben je verantwoordelijk voor het totale traject van marktconsultatie voor een planningstool en – bij vervolgopdracht - het verwerven daarvan door middel van een Europese aanbesteding. Je werkt daarin nauw samen met een aanbestedingsexpert van de Gemeente Utrecht. De aanbestedingsexpert is specifiek verantwoordelijk voor het inhoudelijk adviseren over de aanbestedingsprocedure en het begeleiden van de aanbestedingsprocedure zelf. Jouw verantwoordelijkheid richt zich met name op het totaaloverzicht en voortgangsbewaking van het gehele traject aan activiteiten die op het juiste moment moeten gebeuren. Jouw taken bestaan onder andere uit:
- Het opzetten van de projectorganisatie, waaronder een verwervingsteam, die de marktconsultatie en aanbesteding gaat ondersteunen;
- Het vaststellen van de scope van de marktconsultatie, aanbesteding en het project, samen met het verwervingsteam;
- Het bijdragen aan het opstellen van de aanbestedingsstrategie;
- Het opstellen en uitvoeren van het projectplannen en -planningen en sturing op het budget en capaciteit;
- Het opstellen van functionele en non-functionele requirements, het ophalen van de klantvraag en de vertaling hiervan in een Programma van Eisen en Wensen;
- Het voeren van regie over de op te stellen documenten voor de marktconsultatie en het aanbestedingsproces (waaronder nota van inlichtingen en beantwoording vragen);
- De operationele en functionele aansturing van bij het project betrokken functionarissen zoals een inkoopadviseur, architect, beheerders, DISO (Decentrale Information & Security Officer) financieel medewerker etc.;
- Afstemming over resultaten, middelen, resources en financiën met het verantwoordelijk management;
- Het bewaken van de kwaliteit van de opgeleverde projectresultaten en de conformiteit aan eisen op gebied van architectuur, security en privacy beleid;
- Het bewaken van de integriteit en integraliteit van de project producten;
- Voortgangsbewaking en rapportage.

Jij bent:
Jij bent een ervaren projectmanager en beschikt over aantoonbare kennis en ervaring in het begeleiden van ICT-projecten, het houden van marktconsultaties en het verwerven van ICT-systemen door middel van (Europese) aanbesteding. Hierdoor ben je in korte tijd in staat om een adequate projectorganisatie vorm te geven en het proces voor een marktverkenning en aanbesteding in gang te zetten. Je bent resultaatgericht, communiceert effectief en weet werkgroepleden en andere betrokkenen te motiveren om een goede bijdrage te leveren. Je herkent jezelf in de volgende vereiste competenties:
- Resultaatgerichtheid;
- Samenwerken;
- Communicatief vaardig;
- Proactief;
- Zorgvuldig;
- Toegankelijk;
- Planmatig werken;
- Omgevingsbewust.

Vereisten:
- Een afgeronde Hbo of wo-opleiding;
- IPMA-B of vergelijkbare aanvullende opleidingen;
- Meerjarige recente ervaring (5 jaar) als (senior) projectmanager van Europese aanbestedingstrajecten vanaf behoeftestelling, marktconsultatie tot en met gunning, bij voorkeur in een (G4) gemeente of andere een (semi) overheidsinstelling;
- Meerjarige recente ervaring (5 jaar) als senior projectmanager met complexe ICT-projecten, waarbij ervaring met planningsapplicatie een pre is;
- Ervaring met agile werkmethoden is een pre;
- Kennis over IT-architectuurprincipes als Common Ground is een pre.

Duur:
Tot 1 september voor de marktconsultatie met de optie tot verlenging van 1 september tot 1 maart om ook het aanbestedingstraject te begeleiden. Verwachting maximaal 1 jaar.

Gesprekken:
In verband met de Corona/Covid-19 maatregelen hebben wij onze sollicitatieprocedures aangepast. We maken zoveel mogelijk gebruik van video bellen voor de sollicitatiegesprekken. Op die manier kunnen we jouw sollicitatie zo goed mogelijk door laten gaan. Als je uitgenodigd wordt voor een gesprek nemen we contact met je op en bespreken we hoe het videogesprek in zijn werk gaat.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.