Senior Projectleider Implementatie Microsoft 365

Voor Provincie Overijssel zijn wij op zoek naar een Senior projectleider Implementatie Microsoft 365.

Omschrijving opdracht:
Als projectleider M365 ben je verantwoordelijk voor de uitvoering van het project op basis van het goedgekeurde implementatieplan (oktober 2021). Je stelt een detailplan op voor fase 2 (organisatie brede uitrol) en biedt deze ter besluitvorming aan.
Je werkt binnen het programma DA’S Digitaal Werken, werkt nauw samen met de andere projectleiders binnen het Programma en hebt een directe relatie met Programma TOP Werken binnen de provincie dat borg staat voor het inbedden van de organisatiekundige veranderingen binnen de die samenhangen met de implementaties die het programma DA’S voortbrengt.
Als projectleider met aantoonbare kennis van en ervaring in het technisch en functioneel opzetten van samenwerkingsomgevingen in een Microsoft 365 platform en SharePoint, werk je nauw samen met o.a. de adviseurs Privacy en Security, adviseur Informatie, functioneel beheerders, proceseigenaren en recordmanagers. Je bent een sparringpartner voor het Microsoft 365 team en bewaakt de kaders die vanuit de organisatie worden meegeven, bijvoorbeeld in relatie tot archiveringsbeleid.

Omschrijving werkzaamheden:
- Uitvoeren van de door de opdrachtgever vastgestelde opdracht en projectplan, eventueel met externe leveranciers.
- Aansturen van een multidisciplinair project team.
- Aansturen van het Microsoft 365 beheerteam ten behoeve van de inrichting.
- Meenemen van de organisatie in de veranderingen die het project teweegbrengt in samenwerking met programma TOP werken.
- Afstemmen van de uitrolstrategie met de gebruikers- en beheerorganisatie.
- Coördineren van de overdracht naar de beheerorganisatie van de provincie Overijssel en het SSC Ons.
- Het laten goedkeuren van inrichtingskeuzen door stakeholders zoals de archiefinspecteur en de Privacy- en security officer.
Als projectleider ben je verantwoordelijk voor de uitvoering van het project en de resultaten zoals zijn beschreven in het Plan van Aanpak (oktober 2021).

Project:
Een van de hoofdprojecten is DA’S Samenwerken. Er ligt een implementatieplan ten uitvoer waar in twee fasen M365 wordt geïmplementeerd in de organisatie van circa 1300 medewerkers, incl. externe inhuur. Het betreft dan de implementatie van MS Teams, SharePoint en OneDrive. In de eerste fase die loopt tot en met januari 2022 is het bedoeling dat er met een kleine groep iteratief wordt gestart. Mede op basis van de ervaringen vanuit deze eerste fase wordt een detailplan uitgewerkt voor de twee fase waarbij het doel is om uiterlijk 31-12-2022 de gehele organisatie te laten werken met MS Teams, SharePoint en OneDrive.
Vermeld dient nog te worden dat de medewerkers inmiddels beschikken over een zakelijke laptop waarop een ‘eenvoudige’ variant van Teams beschikbaar is en ook de mailomgeving inmiddels gemigreerd is naar de cloud. Daarnaast heeft een deel van de organisatie ervaring heeft met het werken met SharePoint Online vanuit een pilot die in 2019 is gestart. Inmiddels is er al een aantal sites aangemaakt en werkt een deel van de medewerkers samen via het SharePoint Online samenwerkplatform.
Zoals bij de situatieschets van de organisatie beschreven staat, is de provincie aangesloten bij het Shared Service Centrum ONS. Zij doen onder andere het technisch beheer voor de provincie en zorgen ook voor een stuk basisinrichting van de tenant. Denk hierbij aan de inrichting van Conditional Access en andere privacy en security aspecten.
Specifieke aandacht bij de implementatie van Microsoft 365 is nodig voor de verplichtingen die er voor de Provincie gelden op het vlak van Duurzame Toegankelijkheid van Overheidsinformatie (DUTO).
Een ander belangrijk aandachtspunt is dat het project zich afspeelt in een bewegende context. Nog los van andere ontwikkelingen binnen de organisatie, zijn er alleen al op het Microsoft 365 platform meerdere ontwikkelingen die parallel lopen. Eén van die belangrijke ontwikkelingen in de context is de invoering van zaakgericht dat in dezelfde periode wordt geïmplementeerd.

Omschrijving opdrachtgever:
De ambtelijke organisatie van de provincie Overijssel bestaat uit acht eenheden. Naast Bedrijfsvoering zijn dit Publieke Dienstverlening, Economie en Cultuur, Project- en Programmamanagement, Wegen en Kanalen, Bestuurs- en Concernzaken, Natuur en Milieu, Ruimte en Bereikbaarheid.
De hoofden van deze eenheden zijn vertegenwoordigd in het Centraal Management Team (CMT) en de adjunct hoofden zijn vertegenwoordigd in het Bedrijfsvoeringsoverleg (BO). Er is een tweehoofdige directie (Directie-overleg, DO).
De eenheid Bedrijfsvoering (verder: BV) stelt de kaders voor haar klantgroepen - de medewerkers, de leiding, de directie en het bestuur - en bedient deze optimaal in de bedrijfsvoering.
Adjunct hoofd Eenheid van bedrijfsvoering is ambtelijk Opdrachtgever voor het programma DA’S Digitaal Werken. DA’S staat voor Digitaliseren, Archiveren, Samenwerken. Dit programma heeft tot doel om de basisinformatievoorziening te vernieuwen

Shared Service Centrum (SSC-ONS)
De provincie Overijssel heeft samen met de gemeenten Zwolle en Kampen in 2012 besloten om een gezamenlijk Shared Service Centrum (SSC) op te richten. Dit SSC heeft als naam SSC-ONS. Eén van de drie afdelingen binnen SSC-ONS is ICT, zie, die ‘diensten’ verleent aan de partnerorganisaties. Bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van ICT-infrastructuur en het technisch beheer van ‘on premises’ en in de ‘cloud’ draaiende applicaties

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.