Senior Programmamanager Evenementen

Voor de Kamer van Koophandel zijn wij op zoek naar een Senior Programmamanager Evenementen.

Omschrijving opdracht:
KVK zoekt een senior Programmamanager Evenementen die de integrale coördinatie op operationeel en tactisch niveau voor evenementen projecten voor zijn/haar rekening zal nemen olv Teammanager Events tbv een kwaliteitsslag op events en het implementeren van een uniforme werkwijze binnen het team en de organisatie.
Met de transitie naar (veel meer) digitale evenementen en live programma’s, voor zowel interne als externe deelnemers, is de druk op het organiserend vermogen toegenomen en veranderd.
Dit komt onder andere doordat online / hybride evenementen een heel nieuw vakgebied is en onze collega’s op inhoud, maar met name op project organisatie hier een uitdaging hebben.
De belangrijkste projecten voor 2021:
- Organiseren van de KVK Live adviesdagen in het najaar (Q2 en 3).
- Organiseren van de Innovatie top 100 2021 en 2022 inclusief herijking.
- Organiseren van 3 online en 1 hybride Start Events.
- Uitvoeren van een Studio Pilot.
- Organiseren van 6-8 kleinere thema bijeenkomsten obv de studio pilot.
- Onderhands aanbesteden van een evenementen productie maatschappij en een evenementen platform (voor gebruik t/m Q2 2022).
- Europese aanbesteding voor oa een productie maatschappij, een evenementen platform en een eigen studio (in gebruik na Q2 2022).

Op bovenstaande projecten zitten in meer en mindere mate projectleiders en een event team om deze ambitie te realiseren. Toch merken we dat door beperkte capaciteit en ervaring op dit vakgebied de executie, kwaliteit en integraliteit in gevaar komt.
KVK is derhalve op zoek naar een Senior Programmamanager die de tactische en projectmatige aansturing van de event projecten voor zijn of haar rekening neemt o.l.v. Teamleider Events t.b.v. een kwaliteitsslag op events en het implementeren van een uniforme werkwijze binnen de projecten, het team en de organisatie. Zaken die vallen binnen deze opdracht:
- Tactische en operationele aansturing / bijsturing van alle event projecten/teams olv TL Events.
- Bewaken en sturen op de integraliteit tussen de projecten / evenementen t.b.v. het werken met een yearround content kalender die aansluit bij KVK strategie.
- Ontwikkelen en implementeren van standaarden t.a.v. evenementen project management: event/projectplannen, draaiboeken, planningen, templates, begrotingen, doelstellingen, evaluatie, rapportages etc..
- Aansturing en aanscherpen samenwerking externe bureaus en platformen.
- Inventariseren en bepalen van alle typen en vormen events inclusief randvoorwaarden, kaders, formats en benodigdheden op het gebied van techniek en faciliteiten.
- Binnen de projecten aansturen op een programmering en ritme die aansluit op de brede content kalender en KVK brede doelstellingen.

Opgeleverd aan het einde van de opdracht: implementatie en uitwerking van een uniforme werkwijze en structuur voor events binnen KVK inclusief een stappenplan naar de toekomst.

KVK zoekt een zeer ervaren programmamanager, met kennis van het operationeel managen van zware en zeer complexe projecten en processen op het gebied van (fysieke en online) evenementen binnen een complexe (overheids) organisatie met zeer veel stakeholders en randvoorwaarden (inkoop, aanbestedingen e.d.). Je hebt bewezen ervaring en wezenlijke resultaten geboekt in dit type opdrachten, projecten en organisaties. Je ontwikkelt en implementeert een heldere werkwijze voor de organisatie van events binnen de KVK organisatie aan de hand van de lopende projecten en geeft hier tijdens de opdracht ook al sturing aan. De ideale kandidaat staat zeer stevig in zijn/haar schoenen en stuurt vanuit verandering en proces een team naar het juiste eindresultaat.

VOG:
Bij gunning dien je binnen 4 weken na de startdatum een recente VOG aan te leveren.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.