Senior medewerker documentaire informatievoorziening

Voor Gemeente Hilversum zijn wij op zoek naar een Senior medewerker documentaire informatievoorziening.

Opdracht:
De Gemeente Hilversum is op zoek naar een senior medewerker documentaire informatievoorziening. Als senior medewerker documentaire informatievoorziening houd jij je bezig met het verzorgen van de coördinatie van de werkzaamheden van 3 medewerkers en de dagelijkse gang van zaken en het onderhouden en verbeteren van de kwaliteit van de post-intake. Je bent zowel binnen het team als naar de rest van de organisatie het eerste aanspreekpunt van het team informatiebeheer. Je bent namens team Facilitair gesprekspartner bij projecten of structurele samenwerking in de informatieketen, hierbij werk je nauw samen met de afdelingen recordmanagement en functioneel beheer. Je geeft met je collega’s uitvoering aan het informatie(beveiliging)beleid, je neemt positie en verantwoordelijkheid in de kwalitatieve uitvoering van processen en service afspraken richting het primaire proces. Je onderhoudt en verbetert de interne procedures en werkafspraken, signaleert risico’s, verbeteren/of knelpunten en mogelijkheden voor nieuwe producten en diensten en adviseert hierover aan de teammanager. De PIOFACH taak ligt bij jouw manager. Als senior medewerker documentaire informatievoorziening vertegenwoordig je team Informatiebeheer en draagt samen met Recordmanagement de werkzaamheden uit het handboek uit rondom de interne dienstverlening van het proces Documenteren & Archiveren. Ook ondersteun je de transitie naar meer digitale (documentaire) dienstverlening van de gemeente. Je bespreekt vakspecifieke onderwerpen met afdelingen en haalt daar ook informatie op welke als input dient voor sturing en beleid omtrent documentatie. Je onderhoudt en stuurt op het Documenteren-deel van het concern proces Documenteren en Archiveren (D& A) en je werkt hierin ook mee met het team, Handboek post en vergelijkbare procedures en richtlijnen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het contractmanagement met betrokken leveranciers en het verzamelen en interpreteren van managementinformatie. Ook zorg je voor het op niveau brengen en houden van de relevante en actuele kennis van je collega’s uit het team Informatiebeheer ten aanzien van de wetgeving, beleid en werkprocessen van Informatiebeheer. Op het gebied van vakinhoudelijke advisering werk je nauw samen met de medewerkers van Recordmanagement en je teammanager. Je bent in staat om beleid te vertalen naar de werkvloer, waarbij de opgedane ervaringen op de werkvloer weer kunnen worden vertaald naar beleid binnen de organisatie. In het team zijn de onderlinge communicatie en samenwerking tussen collega’s belangrijke ontwikkelpunten waar je een belangrijke rol in speelt om te verbinden en te zorgen dat er effectief wordt samengewerkt.

Omschrijving opdrachtgever:
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen. Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 800 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen binnen en buiten de organisatie stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheidCollega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving. Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad isdat we onsblijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

1. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
2. Beschikbaar per 2 januari 2023 voor minimaal 24 uur per week
3. Aantoonbare werkervaring als Senior medewerker documentaire informatievoorziening.

1. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van Facilitair en/of Documentaire Informatievoorziening
2. Minimaal 2 jaar ervaring in de afgelopen 5 jaar als Senior medewerker documentaire informatievoorziening
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het aansturen van medewerkers én deze verbinden in samenwerking én communicatie .

- Communicatief sterk, zowel verbaal als schriftelijk
- Resultaatgerichtheid
- Organisatiesensitiviteit
- Verbinden van medewerkers
- Planningsen organisatorische vaardigheden
- Doorzettingsvermogen.

Locatie: Hilversum
Startdatum: Z.s.m.
Duur: 6 maanden
Optie op verlenging: 9 maal 2 maanden
Inzet: 24 - 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 13 december 2022
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 19 december 2022 tussen 13.30 uur en 17.00 uur.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.