Senior Managementondersteuner

Voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid zijn wij op zoek naar een Senior Managementondersteuner.

Omschrijving opdracht:
Inzet in verband met vrijgekomen werkplek. Waardoor er nu sprake is van tijdelijke onderbezetting.
In deze functie zal je onder andere:
- Een complexe agenda bijhouden en afspraken maken.
- Bijeenkomsten, vervolgbijeenkomsten en vergaderingen organiseren, van het reserveren van zaalruimte en catering tot controleren of alles in orde is.
- Inkomende vragen via meerdere kanalen (mail, telefoon en persoonlijk) aannemen en verdelen én zelfstandig veelvoorkomende vragen afhandelen.
- (Telefonische) contacten onderhouden met in- en externe instanties en personen.
- Bezoekers ontvangen.
- Correspondentie, memo’s, rapporten, presentaties en andere documenten op basis van concepten of handgeschreven exemplaren verzorgen.
- Documenten, correspondentie, gegevens en rapporten archiveren en beheren.
- Dienstreizen regelen, van vervoersmiddel tot verblijf locatie.

Omschrijving opdrachtgever:
De missie van de NCTV is om bij te dragen aan een veilig en stabiel Nederland door dreigingen te onderkennen en de weerbaarheid en bescherming van vitale belangen te versterken, met als doel het voorkomen en beperken van maatschappelijke ontwrichting. Als coördinator zorgt de NCTV voor de strategische verbinding tussen alle betrokken spelers in het Nederlandse veiligheidsdomein, voor het reduceren van nationale veiligheidsrisico’s en - als het erop aan komt - het beheersen van nationale crises.
De NCTV monitort ernstige dreigingen van alle aard maar richt zich in zijn aanpak op de security aspecten. Op dit moment ligt de focus op terrorisme en cyber- en statelijke dreigingen. Te midden van technologische ontwikkelingen, geopolitieke verschuivingen, andere maatschappelijke verhoudingen en verwachtingen van de samenleving, moet de NCTV optimaal kunnen inspelen op complexe en veranderlijke dreigingen tegen de nationale veiligheid.
In de koude fase, als er geen incident of crisis is, stelt de NCTV de veiligheidspartners in staat om aan de hand van dreigingsbeelden en beleidsevaluatie te bezien of beleidsinzet en maatregelen gewijzigd of geïntensiveerd moeten worden. De organisatie is in deze fase gericht op het prepareren en versterken van het netwerk. In een warme fase is de NCTV vanuit de verantwoordelijkheid voor de nationale crisiscoördinatie de organisatie die besluiten over overheidsoptreden voorbereidt, het netwerk leidt en verantwoordelijk is voor de crisiscommunicatie.
In al het werk van de NCTV staan de maatschappelijke opgaven centraal en de nieuwe organisatiestructuur ondersteunt deze werkwijze. NCTV’ers werken aan maatschappelijke opgaven (MO’s) in de vorm van inhoudelijke programma’s en projecten. Deze werkvormen zijn per definitie tijdelijk en flexibel. Naast de flexibele programma’s, is een aantal vaste taken die in de kern van de NCTV-organisatie zijn geplaatst (analyse, bedrijfsvoering, strategie/staf, crisisbeheersing en - communicatie). Vanuit de kernonderdelen wordt ook bijgedragen aan de programma’s en projecten.

Interviewcriteria:
- Je bent sensitief, kan goed inplannen/organiseren en bent je als geen ander bewust van jou omgeving.
- Je laat zien proactief mee te willen werken binnen het project. Dit laat je zien door tijdens het gesprek met concrete voorbeelden te komen over hoe jij huidige zaken zal oplossen.
- Je bent analytisch sterk, initiatiefrijk, flexibel. Daarnaast kan je goed samenwerken en ben je creatief in het vinden van oplossingen.
- Je kan je goed uitdrukken en bent sociaal vaardig.
- Je past binnen het team: Communicatief vaardig (ideeën en oplossingen kunnen overbrengen en klantgericht zijn), Secuur, Aanpassingsvermogen (zelfstandig en binnen team, zowel gestructureerd als improviserend kunnen werken), Stressbestendig (meerdere prioriteiten tegelijk aankunnen), Flexibel (kunnen omgaan met wijzigingen in prioriteiten).

VOG:
Bij eventuele gunning lever je zo snel mogelijk na startdatum bij de inhurende manager, een rechtsgeldig VOG in welke niet langer dan 6 maanden voorafgaand aan de beoogde startdatum is afgegeven, organisatie specifiek is én betrekking heeft op de aard van de uit te voeren diensten/werkzaamheden.

Geheimhoudingsverklaring:
Bij eventuele gunning lever je een ingevulde en ondertekende geheimhoudingsverklaring in als bijgevoegd bij de overeenkomst.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.