Senior Functioneel Beheerder Zaaksysteem
Aanvraag ICI08424 Tijdelijke inhuur
Voor Gemeente Purmerend zijn wij op zoek naar een Senior Functioneel Beheerder Zaaksysteem.
Omschrijving opdracht:
Binnen de gemeente Purmerend staat de inwoner en de stad centraal en zijn wij continue bezig met het verbeteren van onze dienstverlening aan de inwoners en de stad. Digitaal werken is daarin een belangrijke ondersteunende pijler en de gemeente is in 2020, met de doorontwikkeling van de digitalisering en archivering als doel, een project voor het vervangen van het oude zaaksysteem aangegaan. Zaaksysteem.nl is de leverancier van het nieuwe zaaksysteem en de basisimplementatie hiervan is afgerond. Voor 2021 en verder staat de doorontwikkeling van het nieuwe zaaksysteem centraal op basis van een actueel plan van aanpak.
Wie zoeken wij:
Gemeente Purmerend zoekt voor de komende periode een deskundige functioneel beheerder die stevig in zijn schoenen staat. Een echte teamspeler, communicatief vaardig en die ook de verbinding kan leggen met de proceseigenaren en eindgebruikers. Een tijdelijke functioneel beheerder met voldoende kennis en specifieke ervaring van zaaksystemen om samen met de aanwezige beheerders het nieuwe zaaksysteem verder door te ontwikkelen.
Scope van de opdracht:
De scope binnen deze opdracht ligt op het functioneel beheer en het inrichten van zaken en processen in het nieuwe zaaksysteem van Zaaksysteem.nl. Het converteren van zaken uit het oude Centric zaaksysteem loopt hier als een rode draad doorheen en dit vraagt ook om het realiseren van bijbehorende koppelvlakken met de betrokken backoffice applicaties. Gaandeweg de opdracht zullen er inrichtingsvraagstukken opkomen en zullen er vanuit functioneel beheer adviezen moeten worden aangeleverd bij de projectleider van het zaaksysteem om samen met een beslisgroep de juiste beslissingen te kunnen nemen.
Omschrijving verantwoordelijkheden:
Kennis bezitten, de verantwoordelijkheid pakken en je betrokken voelen zijn naast de overige competenties randvoorwaardelijk voor een goede uitvoering van deze opdracht. Jij bent samen met jouw directe collega’s verantwoordelijk voor de functionele inrichting van het nieuwe zaaksysteem en verzorgt het dagelijks beheer. Beantwoordt vragen en lost problemen op met betrekking tot de werking en het gebruik.
Omschrijving opdrachtgever:
Gemeente Purmerend is volop in beweging. De laatste jaren zijn we succesvol veranderd naar een platte organisatie met volop mogelijkheden waarin onze inwoners centraal staan. Dat betekent dat we bij alles wat we doen onszelf de vraag stellen; wat is hiervan de bijdrage aan de inwoners of bedrijven van Purmerend? Het betekent ook dat we denken in kansen en mogelijkheden. Creativiteit, een informele aanpak en in verbinding staan met je collega’s vinden we belangrijk.
Werkdagen:
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Di – Wo – Do.
Functie eisen (knock-out criteria)
2. Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar binnen een gemeentelijke organisatie.
3. Je hebt aantoonbare werkervaring in de rol van functioneel beheerder van applicaties.
4. Je hebt aantoonbare werkervaring met het implementeren/inrichten van zaaktypen en processen in een zaaksysteem binnen een gemeentelijke organisatie.
5. Je bent uiterlijk beschikbaar per 17 mei 2021, maar het liefst z.s.m.
6. Je bent beschikbaar voor 24 uren per week. Dit is verdeeld over 3 dagen op dinsdag, woensdag en donderdag.
Functie wensen (gunningscriteria)
2. Je hebt aantoonbare werkervaring met koppelvlakken tussen backoffice applicaties en zaaksystemen (toon dit in het cv aan d.m.v. een concreet voorbeeld).
3. Je hebt aantoonbare werkervaring met het intakeproces van nieuwe zaaktypen in een zaaksysteem.
4. Je hebt aantoonbare werkervaring met het geven van uitleg en trainingen aan eindgebruikers (toon dit in het cv aan door te vermelden wat voor trainingen je gegeven hebt).
5. Je hebt aantoonbare algemene kennis van DMS-RMA.
6. Zaaksysteem.nl en/of Mavim en/of eDocs heeft een pré.
7. Gemiddeld 1 en maximaal 2 dagen op locatie wanneer nodig en ook past binnen de huidige corona maatregelen.
Competenties
- Betrokken en verantwoordelijk zijn binnen het team functioneel beheerders.
- Tijdig opschalen naar de projectleider van de implementatie van het zaaksysteem.
- Realistisch plannen en organiseren wat nodig is om afgesproken resultaten te behalen.
- Snel tot de kern van een vraagstuk komen.
- Initiatief nemen om vraagstukken te benoemen en op te lossen binnen het team.
- Maakt heldere afspraken, bewaakt deze op nakomen.
- Communicatief vaardig en verbinder naar proceseigenaren en eindgebruikers.
Algemene informatie m.b.t. de aanvraag
Startdatum: zsm (uiterlijk per 17 mei 2021)
Duur: 9 maanden (tot 1 januari 2022)
Optie op verlenging: ja
Inzet: 24 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 14-04-2021
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: 28 april van 09.00 uur tot 11.00 uur
Hoe dient uw aanbieding verzorgd te worden?
- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).
N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.
Locatie
