Senior Adviseur Routekaart Bedrijfsvoering (Routekaart F&C)

Voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid zijn wij op zoek naar een Senior Adviseur Routekaart Bedrijfsvoering (Routekaart F&C).

Omschrijving opdracht:
Het beoogd resultaat van de Routekaart F&C is een doelmatig en efficiënt ingerichte financiële functie die als strategisch business partner het College en de parketten ondersteunt bij het sturen, monitoren, bijsturen en evalueren van de geleverde prestaties. Dit doet de toekomstige financiële functie door samen te werken vanuit eenduidige kaders, instrumenten en processen waarbij kennis onderling gedeeld wordt en het College en de parketten centraal staan.
De focus hierbij is o.a. dat:
- De rol van business partner voor de onderdelen en adviseur voor het College proactief wordt ingevuld.
- De taak-, verantwoordelijkheids- en bevoegdheidsverdeling tussen de onderdelen en de stafdirecties helder en uniform is.
- De werkprocessen bij de onderdelen uniform zijn, met oog voor verschillen in omvang en complexiteit van de onderdelen.
- Eenduidige formats en spelregels worden gebruikt.
- Standaardrapportages beschikbaar zijn waarin financiële en operationele informatie is gecombineerd en laagdrempelig beschikbaar is op verschillende aggregatieniveaus.
- Controles op risico’s worden gebaseerd.

Gezien de omvang van de activiteiten van de Routekaart worden 2 plateaus onderscheiden. In 2023 wordt met plateau 1 aangevangen. Hiertoe zullen de thema’s uitgewerkt worden in projectkaarten. De projectkaarten brengen nadere detaillering en verdieping aan en geven per werkstroom inzicht in doelstelling, activiteiten, mijlpalen en afhankelijkheden. De projectkaarten vormen een belangrijk fundament voor projectsturing.

De Routekaart F&C is opgedeeld in 4 deelprojecten (zie hierna) waarbij de clusterhoofden van de afdeling F&C van het OM de trekker en eindverantwoordelijke zijn voor hun deelproject. De te bereiken resultaten voor F&C in plateau 1 ten aanzien van de deelprojecten zijn:
1. P&C-cyclus: planningsproducten zoals procedures, kaderbrief, begrotingsformat, gesprekscyclus.
2. AO/IB: uniformering deel van de financiële processen, lacunes/dubbelingen werk vaststellen en mandatering bepalen.
3. Managementinformatie: bepalen uitgangspunten voor managementinformatiebehoefte en versterking bestaande managementinformatie, inventariseren generieke informatie behoefte en best practices.
4. Organisatie van de financiële functie: bepalen uitgangspunten to-be financiële organisatie, verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden lokaal/landelijk, organisatie en inrichting landelijke staf.

Besturing Routekaart F&C
Onder aansturing van de concerndirecteur F&C zal uitvoering worden gegeven aan de routekaart F&C. Hij doet dat in samenspraak met de adviescommissie F&C. Deze adviescommissies is samengesteld uit een hoofdofficier, een plaatsvervangend hoofdofficieren en drie directeuren bedrijfsvoering van de parketten. Voorstellen worden voorgelegd aan de adviescommissies voordat besluitvorming in het College plaatsvindt. De concerndirecteur F&C bewaakt, samen met de Procureur-Generaal Bedrijfsvoering, de inhoud, samenhang en tempo van de routekaarten en rapporteert daarover periodiek aan het College van Procureurs-Generaal. Voor F&C zal een externe programmamanager worden aangesteld die rapporteert aan de concerndirecteur F&C. Deze programmamanager stuurt de vier interne trekkers van de deelprojecten aan.

Omschrijving werkzaamheden:
Een gedreven en energieke adviseur/ projectleider met expertise in gebruik en uitbreiding van beschikbare managementinformatie. De adviseur heeft een overkoepelende en inhoudelijk sturende rol. In het kader van de implementatie van de routekaart zijn wij op zoek naar iemand die ondersteuning kan bieden op het gebied van het inventariseren van het huidige gebruik van managementinformatie en de gewenste uitbreiding daarvan. Hiertoe zal de samenwerking moeten worden gezocht binnen zowel de landelijk diensten als de decentrale OM-onderdelen (de parketten). De werkzaamheden betreffen o.m. de volgende onderdelen:
- Het met gebruikers bepalen en vaststellen van uitgangspunten en randvoorwaarden van de MI.
- Ophalen better practises/ dashboards zoals nu wordt gebruikt binnen de OM-brede organisatie.
- Onderzoek fit applicatielandschap op beoogd/ gewenste functionaliteiten.
- Integreren, en samenbrengen en verrijken van de afzonderlijke beschikbare rapportages.
- Laten bouwen van integrale managementrapportages / dashboards in Phoenix.
- Bepalen en vaststellen van kpi’s incl. definities in een kpi dictionary (informatiebehoefte in- en extern).
- Opstellen eindschets op basis van de aanwezige data en functionaliteit en laten bouwen van een prototype.
- Inrichting datagovernance en MDM incl. eigenaarschap kpi’s.
- Het uitvoeren van een onderzoek naar de keuze voor de presentatielaag en presentatiewijze (in Phoenix).
- Laten bouwen / aanleggen interfaces tussen diverse systemen (denk aan koppeling P-direct en Leonardo (fin. Administratiesysteem) naar Phoenix (MI-systeem).

Dit project heeft nauwe samenhang met andere projecten/programma’s die zien op de uitvoering van deze processen in het kader van de Routekaart. Je adviseert over toepassing van beleid en je begeleidt en ondersteunt bij de implementatie daarvan. Je bent in staat om uitvoeringsplannen en integrale adviezen te schrijven waarbij je rekening houdt met de interne- en externe omgeving waarin je werkt en je bent in staat om een netwerk op te bouwen en effectief te gebruiken. Bij het opstellen van jouw voorstellen, adviezen en plannen van aanpak zoek je afstemming met verschillende stakeholders, inhoudelijke experts van diverse disciplines en uitvoeringsverantwoordelijken op alle OM-onderdelen. Je werkt op een effectieve, resultaatgerichte en planmatige wijze.

De belangrijkste competenties zijn:
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden en kan goed samenwerken met verschillende partijen.
- Inventiviteit/creativiteit.
- Ervaring met netwerken in complexe omgevingen, omgevingsbewustzijn.
- Overtuigingskracht.
- Plannen en organiseren/projectmatig werken.
- Organisatie/politieke/bestuurlijke-sensitiviteit.
- Kennis van en werkervaring met informatieproducten en het genereren van deze producten.

Omschrijving directie/afdeling:
De medewerker komt te werken op de afdeling Finance & Control op het Parket-Generaal (hoofdkantoor). Deze afdeling bestaat uit een hechte groep medewerkers die werken in verschillende clusters; Concerncontrol, Auditing, Portfoliomanagement en Bestuurlijke Informatievoorziening.

Omschrijving opdrachtgever:
Het College van procureurs-generaal vormt het landelijk bestuur van het Openbaar Ministerie (OM). Het College wordt hierin bijgestaan door een landelijke staf, het Parket-Generaal. Een onderdeel daarvan wordt gevormd door de afdeling Finance & Control (F&C). De afdeling F&C bestaat naast de Auditgroep OM uit de clusters Concerncontrol, Portfoliomanagement en Bestuurlijke informatievoorziening. De afdeling F&C ondersteunt het College in zijn bestuurlijke rol, met name in de uitvoering van de cyclus van planning & control, toezichthouden en verantwoording afleggen in de meest ruime zin. Het Openbaar Ministerie (OM) is verantwoordelijk voor een veilige en rechtvaardige samenleving. Het is van groot maatschappelijk belang dat het OM haar besturing en bedrijfsvoering effectief heeft ingericht en uitvoert. In dit licht heeft het College van procureurs-generaal besloten om de bedrijfsvoering op verschillende deelgebieden te versterken. Er wordt daarbij voortgebouwd op reeds ingezette verbeteringen en er wordt prioriteit gegeven aan de meest urgente vraagstukken. De scope van de doorontwikkeling is de financiële functie (F&C), HRM &Organisatieontwikkeling(HRM&O) en Huisvesting & Facilities (H&F). Hiertoe hebben de concerndirecteuren F&C, HRM&O en H&F een routekaart voor deze disciplines opgesteld.

Interviewcriteria:
- Je weet snel de kernvraag in complexe materie boven tafel te krijgen.
- Je bent deskundig en in staat jou kennis en ervaring snel in te zetten en over te brengen.
- Je laat zien dat jij de diverse belangen in een complex veld kan overzien en ondanks de tegenstellingen in die belangen kan acteren.
- Je hebt een visie op de opdracht, weet waar de uitdagingen zijn en hoe deze te tackelen.
- Je past binnen het team: Communicatief vaardig (ideeën en oplossingen kunnen overbrengen en klantgericht zijn), Secuur, Aanpassingsvermogen (zelfstandig en binnen klein team, zowel gestructureerd als improviserend kunnen werken), Stressbestendig (meerdere prioriteiten tegelijk aankunnen), Flexibel (kunnen omgaan met wijzigingen in prioriteiten).

VOG:
Bij eventuele gunning lever je zo snel mogelijk na startdatum bij de inhurende manager, een rechtsgeldig VOG in welke niet langer dan 6 maanden voorafgaand aan de beoogde startdatum is afgegeven, organisatie specifiek is én betrekking heeft op de aard van de uit te voeren diensten/werkzaamheden.

Geheimhoudingsverklaring:
Bij eventuele gunning lever je een ingevulde en ondertekende geheimhoudingsverklaring in als bijgevoegd bij de overeenkomst.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.