Senior Adviseur Interdepartementaal Archiefbeheer

Voor Ministerie van Buitenlandse Zaken zijn wij op zoek naar een Senior Adviseur Interdepartementaal Archiefbeheer.

Omschrijving opdrachtgever:
Het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal (het postennet), verspreid over de hele wereld.
Opdrachtnemer werkt zelfstandig binnen de afdeling DBV/IM. Je hebt een coördinerende rol richting de recordsmanagers die taken uitvoeren binnen de Keten. Richting het hoofd DBV/IM heb je een adviserende rol.
Het cluster Informatiemanagement is verantwoordelijk voor de beleidsontwikkeling en implementatie van het BZ-brede informatiebeheer. Het cluster ondersteunt de organisatie bij het verder uitbouwen van samenwerkingsfunctionaliteiten en kennisdeling. Daarnaast verzorgt DBV-IM het portfolio aan externe Informatiebronnen, het abonnementenbeheer voor kranten en tijdschriften en het beheer van de (digitale) BZ-archieven.
De unit Recordsmanagement binnen het cluster bestaat uit 8 Recordsmanagers, 3 Adviseurs Archiefbeheer, 2 medewerkers Abonnementenbeheer en 3 coördinatoren.
Je komt te werken binnen het dit team en opdrachtgever is het plv. Hoofd DBV/IM.

Omschrijving opdracht:
De opdracht is primair het organiseren en coördineren van het wegwerken van de papieren archiefachterstanden van BZ binnen de keten. De keten bestaat uit het Ministerie van Buitenlandse Zaken, het Nationaal Archief en Doc-Direkt.
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken heeft nog (ongeveer) 7 km papieren archief dat door Doc-Direkt wordt bewerkt en moet worden overgedragen naar het Nationaal Archief. De bestaande procedures en processen dienen verder geoptimaliseerd te worden. De opdrachtnemer neemt hier het voortouw in en doet verbetervoorstellen. Ook treedt de opdrachtnemer coördinerend op richting de recordsmanagers die verschillende taken (macro-selectie en het opstellen van Bepaling Beperking Openbaarheid) hebben binnen deze keten. Dit omvat het verdelen van taken, monitoren van voortgang en kwaliteit van de producten.
Binnen de keten zal de opdrachtnemer ook de voortgang van de andere Ketenpartners (Nationaal Archief en Doc-Direkt) monitoren. Hiervoor zal hij/zij deelnemen aan het Ketenoverleg en indien nodig aan andere overleggen en deze overleggen namens BZ voorbereiden in afstemming met Hoofd Recordsmanagement.
Vanuit deze rol zal opdrachtnemer als inhoudelijk deskundige adviseren hoe de rijksbreed ingezette modernisering van de informatiehuishouding kan worden verbeterd binnen BZ. Dit omvat de coördinatie en coaching van de Adviseurs Archiefbeheer (3FTE) binnen het ministerie, maar kan afhankelijk van de omstandigheden en tijdsbelasting betekenen dat de opdrachtnemer eigenstandig producten oplevert ter besluitvorming door het managementteam.

Gewenst profiel:
De gezochte kandidaat beschikt over uitmuntende ‘soft skills’ vaardigheden en hij/zij bezit een coachende/begeleidende instelling richting de divers betrokken partijen. De geschikte kandidaat weet van aanpakken en deinst niet terug voor (waar nodig online werken) uitdagingen.
- Je hebt HBO/WO werk- en denkniveau;
- Je hebt ervaring met het optimaliseren van processen en met het opstellen van verbeter voorstellen;
- Ervaring met of kennis over de dienstverlening en organisatie daarvan binnen de Nederlandse rijksoverheid is een pré;
- Je hebt kennis van recordsmanagement of bent bereid deze op te doen;
- Je hebt ervaring met het coördineren van processen en bewaakt deadlines;
- Je durft mensen aan te spreken op deadlines en weet wanneer je moet escaleren;
- Je kan zelfstandig werken maar ook in teamverband;
- Je hebt kennis van SharePoint en kan werken in SharePoint
- Je kan makkelijk schrijven zowel formeel als informeel;
- Je hebt een flexibele, proactieve en zelfstandige werkhouding;
- Je bent analytisch;
- Je beheerst het Nederlands en Engels zowel mondeling als schriftelijk uitstekend;
- Je bent stressbestendig en kan werken onder hoge druk;
- Je bent een teamspeler;
- Je hebt ervaring met communiceren op tactisch en operationeel niveau.

1. Je hebt minimaal een afgeronde HBO/WO opleiding
2. Je hebt ervaring met het optimaliseren van processen en met het opstellen van verbeter voorstellen. Dit dient duidelijk in het CV beschreven te staan.
3. Je hebt ervaring van records management of bent bereid deze op te doen. Dit dient duidelijk in het CV naar voren te komen.
4. Je hebt ervaring met het coördineren van processen en het bewaken van deadlines. Dit dient duidelijk in het CV naar voren te komen.
5. Je hebt ervaring met Sharepoint.
6. Je hebt ervaring met communiceren op tactisch en operationeel niveau. Dit dient duidelijk in het CV naar voren te komen.

- Zelfstandig
- Teamplayer
- Flexibel
- Proactief
- Analytisch
- Stressbestendig

Locatie: Den Haag
Startdatum: 15-04-2021
Duur: 6 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 36 uur
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 18-03-2021
Sluitingstijd: 09:00 uur
Intakegesprek: n.t.b.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.