Senior Adviseur Bedrijfsvoering

Voor VNG Realisatie BV zijn wij op zoek naar een Senior Adviseur Bedrijfsvoering.

Omschrijving opdracht:
VNGR is voortgekomen uit het vroegere Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (K.I.N.G), en door de jaren heen sterk gegroeid. Om de bedrijfsvoering van VNGR toekomstbestendig te maken, is verdere professionalisering noodzakelijk, en dient ook de servicegerichtheid verder ontwikkeld te worden. De presentatie ‘Bedrijfsvoering is van iedereen' beschrijft welke aspecten daarbij aan de orde komen, en vormt het uitgangspunt van deze opdracht. Professionalisering dient plaats te vinden op het gebied van:
- De besluitvorming;
- De juiste mensen op de juiste plek;
- De juiste systemen en rapportages;
- Het intern en extern verantwoording afleggen.
Het gaat om bedrijfsvoering in de breedste zin van het woord. Daaronder vallen naast het basisteam Bedrijfsvoering van VNGR ook bedrijfsvoering aspecten van de gehele VNGR-organisatie, en de samenwerking met afdeling Bedrijfsvoering van de VNG. Daarnaast zullen aspecten van bedrijfscultuur, 'bloedgroepen’ en persoonlijke opvattingen van medewerkers aan de orde komen. De manager Bedrijfsvoering (die ook adjunct-directeur is) is als opdrachtnemer eindverantwoordelijk voor de professionaliseringsslag, en fungeert als opdrachtgever aan de strategisch adviseurs professionalisering (gedelegeerd opdrachtnemers). De senior adviseurs bedrijfsvoering hebben een hoge mate van zelfstandigheid. Zij vervullen een coördinerende rol in het professionaliseringstraject en vormen een inhoudelijk aanspreekpunt en gesprekspartner. Uiteraard worden de visie en de input van medewerkers goed meegewogen, en is de visie van de manager Bedrijfsvoering/adjunct- directeur leidend. De senior adviseurs bedrijfsvoering fungeren als sparringpartner voor de manager Bedrijfsvoering. Zij opereren op strategisch niveau. Ze overzien de afdeling en hebben inzicht in de verschillende vakgebieden en de samenhang daartussen. Ze dragen bij aan het oplossen van strategische en tactische vraagstukken die in eerdere jaren onopgelost bleven. Enkele voorbeelden zijn de processen voor het afstemmen met de juiste personen/afdelingen voor een goede besluitvorming, het optimaliseren van sturingsinformatie en het door ontwikkelen van het portfolioproces. De senior adviseurs bedrijfsvoering zijn generalist in de zin dat ze zich met de volledige afdeling bezighouden (inclusief afdelings- en organisatie overstijgende processen). Ze zijn specialist in de zin dat ze op elk van de vakgebieden binnen basisteam Bedrijfsvoering ook kunnen meewerken aan het ontwikkelen van oplossingen. In de regel hebben ze een coördinerende rol, en worden opdrachten gedelegeerd aan basisteammanagers of coördinatoren. Wanneer in de organisatie de capaciteit, het juiste inzicht of een passende functionaris voor een bepaald onderdeel van het plan Bedrijfsvoering ontbreekt, ondersteunen de senior adviseurs bedrijfsvoering de manager Bedrijfsvoering bij het extern uitzetten van de opdracht, of voeren zij deze in het geval van een kleinere opdracht zelf uit, als opdrachtnemer van de manager Bedrijfsvoering. De senior adviseurs bedrijfsvoering leveren afdelingsbreed een belangrijke bijdrage aan het vergroten van het inzicht in en het draagvlak voor de vernieuwingen. Zij zorgen voor meer samenwerking en uniformiteit in de manier van werken en meer effectiviteit en efficiëntie. Waar nodig vertegenwoordigen zij de manager Bedrijfsvoering in gesprekken waarin zij door een volle agenda niet aanwezig kan zijn. In die rol kunnen zij ook sturing geven. Bij aspecten van bedrijfscultuur en de manier van werken hoort ook dat de sterke punten van een bestuurlijke/ambtelijke stijl van werken worden aangevuld met sterke punten uit andere sectoren, zodat VNGR zich op alle vlakken van professionaliteit kan meten met goede praktijken bij andere organisaties. De senior adviseurs bedrijfsvoering zijn generalist in de zin dat ze zich met alle vakgebieden en (sub-) teams bezighouden. Ze zijn echter ook specialist in de zin dat ze de vakgebieden van het basisteam Bedrijfsvoering voldoende moeten kunnen begrijpen om mee te denken over de oplossingen binnen een specifiek vakgebied. Dit inzicht gaat verder dan bij een generalistische functie gewoonlijk het geval is. Binnen de rol van senior adviseur bedrijfsvoering dient elk van beiden zijn of haar eigen specialismes te hebben, ter aanvulling op de specialismes die voor beiden vereist zijn. Voor de adviseur in de onderhavige opdracht liggen accenten enerzijds op het verbinden van uiteenlopende vakgebieden, hiërarchische niveaus en bedrijfs (sub)culturen, en anderzijds op het optimaliseren van de interne servicegerichtheid. Het is bij VNGR gebruikelijk dat contracten een looptijd hebben van 3 maanden, en per kwartaal verlengd kunnen worden. Dit geldt ook voor de onderhavige opdracht. De verwachte totale looptijd is 24 maanden.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
De werkzaamheden van de senior adviseur bedrijfsvoering bestaan uit:
- Het optimaliseren van de strategische doelen voor de bedrijfsvoering;
- Het vertalen van de strategische doelen naar opdrachten en acties op tactisch en operationeel niveau;
- Het bouwen van een netwerk binnen en buiten VNGR om over de volle linie verbeteringen te kunnen doorvoeren;
- Het voeren van interviews met de basisteammanagers, coördinatoren en andere stakeholders om een volledig en nauwkeurig beeld te krijgen van de uitgangssituatie en de visie daarop van de betrokkenen;
- Het analyseren van knelpunten en oplossingen, en waar nodig intern of extern verwerven van aanvullende kennis om vraagstukken op te lossen;
- Het voeren van gesprekken om inzicht te geven, te overtuigen, sturing te geven en knelpunten aan het licht te brengen;
- Het monitoren van de voortgang en het borgen van de verbeteringen;
- Risico's tijdig signaleren en mitigeren;
- Het schrijven van MT-voorstellen, functieprofielen, annotaties en andere documenten die noodzakelijk zijn voor besluitvorming over en implementatie van de verbeteringen;
- Het gevraagd en ongevraagd adviseren van de manager Bedrijfsvoering over alle mogelijke bedrijfsvoering vraagstukken en waar nodig ook over aspecten die onder verantwoordelijkheid van de adjunct-directeur vallen;
- Het vertegenwoordigen van de manager Bedrijfsvoering in gesprekken waar zij door een volle agenda niet bij kan zijn.

Resultaat van de opdracht:
- Diep en breed inzicht in de structurele bedrijfsvoering vraagstukken van alle afdelingen, functies en vakgebieden binnen VNGR (inclusief organisatie overstijgende processen), en de samenhang daartussen;
- Een volledige en tot in detail doordachte strategie voor de bedrijfsvoering van VNGR;
- Vertaling van de strategische doelen naar effectieve en efficiënte tactische en operationele opdrachten en acties;
- Breed draagvlak voor de vereiste verbeteringen;
- Implementatie van de respectievelijke verbeteringen binnen de termijn waarin dit redelijkerwijze mogelijk is;
- Borging van de verbeteringen in besluiten, schriftelijke afspraken en procedures/ procesbeschrijvingen;
- Verbinding tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau, en tussen de vakgebieden, zodat de werkprocessen op elkaar aansluiten;
- Alle noodzakelijke taken en verantwoordelijkheden zijn belegd en eenduidig verdeeld/afgebakend;
- Dubbel werk wordt vermeden;
- Processen zijn efficiënt en effectief en de dagelijkse praktijk komt overeen met de afgesproken werkwijze;
- Directeuren, basisteammanagers en coördinatoren worden voorzien van bruikbare sturingsinformatie;
- In de organisatie is een breed financieel bewustzijn;
- Besluiten worden vooraf afgestemd met degenen wiens taken en verantwoordelijkheden zij beïnvloeden;
- Op alle niveaus wordt duidelijk en volledig verantwoording afgelegd over de resultaten door degenen die ervoor verantwoordelijk zijn.
- Er is een goede werknemerstevredenheid.

1. Je bent op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek.
2. Je bent beschikbaar voor de functie gedurende de periode en het aantal uur zoals beschreven in de offerteaanvraag.
3. Academisch werk- en denkniveau.
4. Minimaal 3 jaar ervaring bij een overheid of overheid gerelateerde organisatie.
5. Minimaal 3 jaar ervaring op een afdeling Bedrijfsvoering.
6. Minimaal 1 jaar ervaring met leiding geven aan een team van 50 of meer personen.
7. Tenminste 1 jaar ervaring met een ingrijpend* ontwikkeltraject van een organisatie of afdeling, of het geheel nieuw ontwikkelen van een organisatie of afdeling. *Ingrijpend in de zin van signalerend en adviserend op (noodzakelijke) reparaties of verbeteringen in ketenprocessen om de efficiëntie en effect te verhogen; met een aantoonbare ervaring in het implementeren van veranderingen en verbetering en het inrichten van de besturing hierop.
8. Tenminste 3 jaar ervaring in een leidinggevende functie met direct klantcontact, waarvan tenminste 1 jaar ervaring met een organisatiebreed ontwikkelprogramma ter verbetering van servicegerichtheid (of klantgerichtheid/gastvrijheid/hostmanship).
9. Aantoonbare ervaring in functies/rollen op strategisch, tactisch en operationeel niveau (alle drie) binnen dezelfde organisatie.
10. Minimaal 3 jaar relevant werkervaring bij één of meer commerciële bedrijven.
11. We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop

1. Aantoonbaar ervaring met het afnemen van interviews (gesprekken om inzicht te krijgen in een situatie, bv. onderzoekersgesprekken, intakegesprekken, sollicitatiegesprekken)
2. Ervaring met ontwerpen en implementeren van processen/ procedures/ werkhandleidingen/ inwerkprogramma's
3. Ervaring als onderzoeker of auditor
4. Ervaring in het overdragen van kennis en/of het geven van inzicht (bv. Geven van cursussen of trainingen, onboarding)
5. Ervaring met het inzetten van creatieve denktechnieken in werk of opleiding (blijkend uit cv of motivatiebrief)

- Resultaatgerichtheid
- Kwaliteitsgerichtheid
- Omgevingsbewustzijn
- Samenwerken
- Integriteit
- Zelfontwikkeling en zelfstarter
- Empathisch
- Netwerken
- Een scherp analytisch inzicht op strategisch, tactisch en operationeel niveau
- Complexe vraagstukken helder kunnen bespreken
- Breed inzicht in bedrijfsvoeringsprocessen
- Inzicht in bedrijfscultuur
- Verbindend kunnen optreden
- Kunnen overtuigen en enthousiasmeren
- Zeer nauwkeurig en gedetailleerd kunnen werken
- Vindingrijkheid in het bedenken van effectieve oplossingen
- Uitstekende schrijfvaardigheid voor meerdere doelgroepen

Locatie: Den Haag en/of op afstand wanneer de werkzaamheden dat toelaten
Startdatum: 11 april 2022
Duur: 30 juni 2022
Optie op verlenging: Ja
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 29-03-2022
Sluitingstijd: 09.00 uur
Intakegesprek: 6 april 2022, tussen 14:00 en 17:00 uur

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.