Senior Administratief Medewerker

Voor Gemeente Baarn zijn wij op zoek naar een Senior Administratief Medewerker.

Opdracht:
- De administratieve last voor teammanagers is groot. De manager kan deze werkzaamheden zeer beperkt delegeren. Het is noodzakelijk om deze taken elders te beleggen.
- De interne dienstverlening en administratieve taken binnen gemeente Baarn worden versnipperd
- De interne dienstverlening is op sommige punten kwetsbaar.
- Bepaalde taken worden niet goed uitgevoerd omdat deze decentraal zijn belegd en de uitvoerders slechts sporadisch de taak hoeven uit te voeren.

Doel:
- Administratieve last managers (en mogelijk ook anderen) De managers (en mogelijk ook anderen) komen beter toe aan zijn/haar kernrollen.
- Interne dienstverlening en administratie verbeteren in termen van kwaliteit, efficiency, flexibiliteit en continuïteit, door bepaalde taken te centraliseren waardoor routine en focus ontstaat bij de uitvoerder(s)
- 1 Loket voor meldingen, aanvragen en administratie op een breed terrein. Interne klanten worden snel en goed geholpen en geïnformeerd en weten waar ze terecht kunnen. Geen kastje-muurtje.
- We verminderen kwetsbaarheden door back up te organiseren door middel van kennisdeling en toegankelijkheid van middelen binnen het team.
- We volgen de ontwikkelingen en trends en zijn proactief in de vertaling ervan naar onze eigen organisatie.
- We bieden een interessant en divers werkpakket aan medewerkers binnen de interne servicedesk. Zij hebben een gedeelde basiskennis en kunnen elkaar vervangen, bijspringen en met elkaar sparren. Dit werkt werkdruk verlagend en werkplezier verhogend.
- Door eenvoudig toegankelijke ondersteuning te bieden en administratieve taken over te nemen van collega’s creëren we meer ruimte bij hen om zich te kunnen focussen op hun kerntaken/dienstverlening. .
- Het concept van de Interne Servicedesk sluit aan bij de kernwaarden duidelijk, verbindend en samenwerken

Omschrijving opdrachtgever:
Bij de gemeente Baarn zijn ruim 155 medewerkers in dienst. Om onze ambities te verwezenlijken hebben we enthousiaste mensen nodig die bijdragen aan een transparante gemeente en die hun nek durven uit te steken voor inwoner en organisatie. Onze organisatie is groot genoeg voor uitdagend werk en klein genoeg voor korte lijnen en veel eigen verantwoordelijkheid. Elke dag is anders met deze collega’s die graag voor elkaar klaar staan. Ook zijn er korte lijnen met het gemeentebestuur en het management. Wij werken steeds meer in verbinding met de inwoners, maar ook intern met onze collega’s van verschillende vakgebieden. Een baan bij ons betekent veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte om zaken zelf te regelen. De organisatie is flink in beweging; loopbaan, mobiliteit, ontwikkeling en opleidingen zijn bij ons net zo belangrijk als de koffie, een goed gesprek met je leidinggevende en een goede werkomgeving. Wie bij ons werkt kan rekenen op steun van collega’s, een leidinggevende die faciliteert en een uitdagende werkomgeving. De focus van de gemeente Baarn is gericht op het centraal stellen van de klant en het verder ontwikkelen van de organisatie en de dienstverlening. Regelmatig zijn wij op zoek naar enthousiaste en talentvolle medewerkers die zich herkennen in onze kernwaarden: samenwerken, verbinden, duidelijk.

1. Je bent per uiterlijk 1 december 2022 beschikbaar voor 32 uur per week
2. Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als administratief medewerker
3. Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten/optimaliseren van administratieve processen op een breed terrein bijvoorbeeld als officemanager of vergelijkbaar.

1. Je bent beschikbaar per 1 november 2022 voor 32 uur per week
2. Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een gemeentelijke organisatie
3. Je hebt aantoonbare werkervaring met procesoptimalisatie binnen een administratie (geef hiervan een duidelijk voorbeeld van weer in het cv)
4. Je hebt aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van administratieve processen binnen de bedrijfsvoering

- Analytisch,
- Plannen
- Organiseren
- Verbindend
- Creatief
- Zelfstarter
- Lef
- Resultaatgericht
- Samenwerken
- Nauwkeurig

Locatie: Baarn
Startdatum: 01-12-2022, of eerder
Duur: 6 maanden
Optie op verlenging: 3 maal 3 maanden
Inzet: 32 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 21 oktober 2022
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 31 oktober 2022 en woensdag 2 november 2022.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.