Secretaris Stuurgroepen Huisvesting

Voor de Nationale Politie zijn wij op zoek naar een Secretaris Stuurgroepen Huisvesting.

Omschrijving opdracht:
De politie is verdeeld in 10 geografische eenheden. In elke eenheid is ten behoeve van de diverse huisvestingsprojecten (nieuwbouw-, renovatie-, en verbouwprojecten) een stuurgroep huisvesting ingericht. Hier worden acties besproken en besluiten genomen ten behoeve van lopende huisvestingsprojecten. De stuurgroep bestaat uit leden die zowel vanuit de eenheidsleiding komen als ook vanuit de sector Huisvesting van het Politiedienstencentrum (PDC).
De stuurgroepen worden georganiseerd en begeleid door een secretaris vanuit Dienst Facility Management (FM).Samen met twee andere secretarissen werk je vanuit de afdeling Informatie, Analyse en Rapportage. Het is een divers team dat de Dienst FM op allerlei fronten ondersteunt. We dragen bij aan de totstandkoming van beleid, leveren rapportages op, geven advies en zorgen voor sturingsinformatie en analyses. Naast beleidsmedewerkers bestaat ons team uit beleidsadviseurs, business- en projectcontrollers en projectleiders. Een enthousiaste club mensen met een groot deel nieuwe aanwas. Het team is nog volop in ontwikkeling en iedereen krijgt bij ons dan ook de kans mee te denken over de (eventuele) verbetering van werkprocessen.
Voor ons team zoeken we een stevige en ervaren secretaris. Als secretaris ben jij de verbindende schakel tussen stuurgroepen, stuurgroepleden en andere belanghebbenden. Jij bent verantwoordelijk voor de bewaking van het proces volgens de PRINCE2 projectmanagementmethodiek en spreekt mensen aan op afwijkingen als dat nodig is. Iedere stuurgroep kent zijn eigen dynamiek en ieder project zit in een andere procesfase. Je krijgt meerdere stuurgroepen toegewezen, waarvoor jij vraagbaak bent. Je organiseert de stuurgroepen van A tot Z (plannen, uitnodigen van deelnemers, regelen faciliteiten, etc.), begeleidt de deelnemers voor, tijdens en na de stuurgroep, doet de verslaglegging en bent de rechterhand van de stuurgroep voorzitter. Je informeert de voorzitter voorafgaand aan iedere stuurgroep over issues, openstaande acties, bijzonderheden en gevoeligheden. Naast de stuurgroepen vervul je deze rol ook voor de verschillende overlegtafels huisvesting, het Opdrachtgeversoverleg en het Strategisch Afstemmingsoverleg Huisvesting. De stuurgroep vergaderingen vinden plaats in een cyclus van 6 tot 8 weken, waarbij de ene keer wordt vergaderd op locatie in de eenheid (bv. Groningen, Apeldoorn, Tilburg, Utrecht) en de andere keer bij het Politiedienstencentrum (PDC) in Rotterdam. Je maakt dus regelmatig dienstreizen naar de betreffende eenheden om de stuurgroepen bij te wonen.

Doelstelling:
Als secretaris levert de kandidaat toegevoegde waarde aan het gehele besluitvormingsproces van de verschillende stuurgroepen binnen de sector Huisvesting.

Omschrijving verantwoordelijkheden:
Als secretaris is de kandidaat verantwoordelijk voor de inhoudelijke voorbereiding van de vergaderingen en zorgen te dragen voor een ordentelijk proces. Tevens is de kandidaat verantwoordelijk voor overzicht te houden op dit proces (bewaken van acties en afspraken) en actief verbinden met stuurgroep leden op inhoud, proces en procedures.

Omschrijving taken:
- verzamelen en beoordelen van agendastukken (rapportages, besluitvormingsstukken);
- opstellen en verzenden van de agenda;
- organiseren van schriftelijke besluitrondes;
- adviseren over besluitvormingsprocessen en de voortgang hierin bewaken;
- informeren, adviseren en begeleiden van projectmanagers en -ondersteuners;
- informeren van en afstemmen met business- en projectcontrollers.

Inzet in de lijn of project:
in de lijn

Contacten:
Vanuit deze rol rapporteert de kandidaat aan de coördinator van Analyse en Rapportage en heb je nauw contact met de overige secretarissen, voorzitters stuurgroep en de staande organisatie. Daarnaast wordt indien van toepassing een nauwe samenwerking verwacht met de overige betrokken diensten.

1. Je hebt minimaal een volwaardig HBO diploma.
2. Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een soortgelijke rol.
3. Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in het werken in projectverband in een beleidsomgeving binnen de Rijksoverheid.

1. Bij voorkeur is jouw afgeronde HBO opleiding er een richting Huisvesting
2. Bij voorkeur ben je in een eerdere rol als secretaris verantwoordelijk geweest voor de inhoudelijke voorbereiding van vergaderingen en heb je zorg gedragen voor een ordentelijk proces. Motiveer jouw rol.
3. Bij voorkeur heb je een relevante opleiding projectmanagement ondersteuning (bv. PRINCE2).

- Sociale vaardigheid
- Vakmanschap
- Klantgerichtheid
- Organisatiesensitiviteit
- Resultaatgericht
- Accuratesse
- Maatschappelijke oriëntatie
- Initiatief

Locatie: Rotterdam
Startdatum: 07-06-2021
Duur: 30-11-2021
Optie op verlenging: optioneel
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 22-04-2021
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: zsm na de beoordeling

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.