Secretaresse

Voor De Bilt zijn wij op zoek naar een Secretaresse.

Opdracht:
Samen met je collega’s zorg je ervoor dat de agenda’s van onze directie en management gestructureerd, vlot en soepel verlopen. Je ontzorgt en ondersteunt waar nodig. Je krijgt een grote mate van verantwoordelijkheid en werkt hiervoor nauw samen met je eigen team Bestuur- en Managementondersteuning. Jouw dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda van het college en het management. Complex agendabeheer, monitoren van afspraken en acties beslaan een groot deel van de dag.

Omschrijving opdrachtgever:
Gemeente De Bilt telt ruim 43.000 inwoners en wordt gevormd door zes dorpen: Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Bijzonder aan de gemeente is de groene ligging in een stedelijke regio. Met de ambitie om een economisch, sociaal en ecologisch topklimaat te scheppen, werken ruim 230 medewerkers van de gemeente continu aan een leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender De Bilt. Een gemeente waar het voor mensen nog fijner wonen, werken en recreëren is. Om deze ambitie te kunnen realiseren, is de gemeentelijke organisatie in ontwikkeling. De afgelopen jaren hebben we belangrijke stappen gezet om meer opgaven gestuurd en gebiedsgericht te werken. Daarnaast bouwen we verder aan een organisatie die flexibel is en slagkracht heeft: we werken vanuit kleine, zelforganiserende teams met een heldere kernopdracht.

1. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau in secretariële richting
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar in als secretaresse
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als secretaresse bij een gemeentelijke instelling
4. Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer .

- Nauwkeurig / zorgvuldig
- Flexibel
- Teamplayer
- Helikopter view
- Probleem oplossend (eerst structureel, dan adhoc)

Locatie: Bilthoven
Startdatum: Zo spoedig mogelijk
Duur: 4 maanden
Optie op verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend
Inzet: 24 - 32 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 5 april 2023
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 12 april 2023 van 13.00 uur tot 17.00 uur.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.