Secretaresse

Voor Omgevingsdienst Groningen zijn wij op zoek naar een Secretaresse.

Opdracht:
Het uitvoeren van secretariële en/of administratieve taken, zoals het verzorgen van een secretariaat, het verrichten van algemeen (inhoudelijke) ondersteunende werkzaamheden en/of het bewaken van processen. De functie is voor gemiddeld 32-36 uur per week tot eind 2022 met een optie om te verlengen in 2023.
Je dagelijkse werkzaamheden bestaan onder meer uit de volgende activiteiten:

• je beheert de agenda's van diverse leidinggevenden, waaronder directeur en afdelingshoofden
• je regelt afspraken voor leidinggevenden en andere belanghebbenden in de organisatie
• je bewaakte de werkprocessen van het secretariaat
• je zorgt voor het administratief afhandelen van diverse zaken (denk hierbij aan het laten ondertekenen van contracten, facturen) en verspreiden naar de interne organisatie
• (bestuurlijke) bijeenkomsten organiseren
• Notuleert vergaderingen van teams in het primair proces
• afstemming van de werkzaamheden op secretariaat.

Profiel
Je hebt aantoonbaar hbo werk- en denkniveau, een relevante MBO+ opleiding afgerond en bij voorkeur een aanvullende opleiding managementassistent en minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.

Daarnaast werk je nauwkeurig, servicegericht, proactief en heb je uitstekende communicatieve vaardigheden en verantwoordelijkheidsgevoel. Je bent vasthoudend als het nodig is, maar flexibel als dat kan. Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en kennis van Office 365 zijn vereist. Het je snel eigen maken van nieuwe systemen is een grote pre.

Omschrijving opdrachtgever:
De Omgevingsdienst Groningen verzorgt de uitvoering van vergunningverlening, toezicht- en handhavingstaken op het gebied van milieu, bouwen en wonen in opdracht van de Groninger gemeenten en de provincie Groningen. Waar het gaat om de veiligheid rondom risicovolle bedrijven zoals de grote chemiebedrijven, is de Omgevingsdienst eindverantwoordelijk voor de vergunningverlening en toezicht en handhaving in Noord-Nederland (Drenthe, Friesland en Groningen).

1. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau:
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als Secretaresse

1.Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse
2. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau
3. Aantoonbare werkervaring als secretaresse binnen de overheid .

- Analytisch
- Communicatief
- Secuur.

Locatie: Groningen
Startdatum: Z.s.m.
Duur: tot 1-1-2023
Optie op verlenging: 2 maal 6 maanden
Inzet: 32 - 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 22 juli 2022
Sluitingstijd: 12:00
Intakegesprek: De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 28 juli 2022 van 13.00 uur tot 16.00 uur.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.