Recordmanager

Voor de Nationale Politie zijn wij op zoek naar een Recordmanager.

Omschrijving opdracht:
Digitaal informatiemanagement wordt steeds belangrijker en zal uiteindelijk het fysiek archiveren van papier grotendeels vervangen. De ontwikkelingen gaan snel en zorgen voor grote veranderingen in de manier van werken van het Team Documentaire Informatie Voorziening. We zoeken daarom recordmanagers die willen meedenken en meewerken om de verdere inrichting en toepassing van de nieuwe systemen mogelijk te maken.
Je komt te werken in Nieuwegein bij het Team Documentaire Informatie Voorziening (DIV), dat onderdeel uitmaakt van de Dienst Facility Management. Het team verzorgt het informatie- en archiefbeheer voor de politie. We ondersteunen en adviseren de organisatie bij het duurzaam inrichten en uitvoeren van digitaal documentair informatiemanagement en archiefbeheer. Daarnaast bewaken we continu of het archief voldoet aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van archivering en privacy. Samen met adviseurs documentaire informatievoorziening, businessanalisten, recordmanagers en experts op het gebied van digitale informatievoorziening vorm jij Team Duurzaam Informatiebeheer i.o. Eens per week hebben we met het gehele team een stand-up, waarin we bespreken met welke projecten we bezig zijn.
Ook wij zijn anders gaan werken. Je krijgt de vrijheid om dat vanaf een politie locatie of vanuit huis te gaan doen, dus tijd en plaats onafhankelijk. Samen met jou onderzoeken we de mogelijkheden én jouw wensen voor flexibiliteit in je werk.

Doelstelling:
Als recordmanager organiseer en verzorg je conform de Archiefwet alle formele aspecten van het digitale informatie- en archiefbeheer van de politie. Daarbij ligt de focus op geautomatiseerde, digitale archivering vanuit de (proces)systemen en applicaties die binnen de politie worden gebruikt.
Je vertaalt de wettelijke kaders naar interne procedures en stemt deze af met de eigenaren van de informatie. Ook beheer en vernieuw je de archiefstructuur van de organisatie. Je zorgt verder voor het overbrengen van digitale archieven naar onder andere het Nationaal Archief en je regelt het vernietigen van informatie conform de geldende wet- en regelgeving.

Omschrijving verantwoordelijkheden:
Voor het management ben je adviseur en sparringpartner als het gaat over (digitaal) informatie- en archiefbeheer.
Binnen de gestelde eisen en wensen richt je ons RMA (Documentum) verder in. Daarnaast voer je binnen de kaders van het gebruikte kwaliteitssysteem controles uit op bijvoorbeeld het gebruik van de juiste archiefstructuur, op de kwaliteit van de dossiers en op de gebruikte metadata. Over de uitkomsten van de controles rapporteer je aan het management. Ook heb je contact met medewerkers en om de onderlinge samenhang tussen werkprocessen te borgen. Indien nodig stel je informatie beschikbaar ten behoeve van onderzoeken of de afhandeling van WOB-verzoeken.

Contacten:
Collega's Team Duurzaam Informatiebeheer i.o. (waaronder DIV adviseurs, productowner, businessanalisten)
Collega's IM/IV (Productiehuis w.o. Devops team)
(gedelegeerde) Proceseigenaren

LET OP:
Deze opdracht kan niet ingevuld worden door een ZZP’er. De kandidaat is elders in dienst of is bereid deze opdracht op basis van payroll in te vullen.

1. HBO-diploma in de richting Informatiemanagement of vergelijkbaar.
2. Succesvol afgeronde Leergang Aankomend Record Manager.

1. Kennis van archivistiek (normen en standaarden, relevante wet- en regelgeving).
2. Kennis van digitale informatie- en archiveringssystemen en van ordenings- en ontsluitingsmethoden en -technieken.
3. Kennis van ECM systemen (bij voorkeur Documentum).

- Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in.
- Probleemanalyse: Signaleert problemen, zoekt en herkent belangrijke informatie, rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens.
- Overtuigingskracht: Toont gedrag dat er op is gericht om anderen te overtuigen van een bepaald standpunt en instemming te krijgen met bepaalde plannen of ideeën.
- Leervermogen: Is alert op nieuwe informatie. Maakt zich actief meester van nieuwe kennis en past deze effectief toe voor de eigen functie.
- Initiatief: Signaleert kansen. Handelt ernaar en durft daarbij risico’s te nemen om uiteindelijk een bepaald herkenbaar voordeel voor de organisatie te behalen. Begint liever uit zichzelf dan passief af te wachten.
- Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.

Locatie: Utrecht
Startdatum: 28-03-2022
Duur: 31-03-2023
Optie op verlenging: optioneel
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 27-01-2022
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: zsm na de beoordeling

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.