projectsecretaris SSPC

Voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid zijn wij op zoek naar een projectsecretaris SSPC

Beschrijving omschrijving dienst, aanleiding en doel
De projectsecretaris draagt o.a. bij aan de implementatie van het European Entry-Exit Systeem op de luchthaven Schiphol. Dit is een complex programma met diverse stakeholders, belangen en afhankelijkheden waarbinnen verschillende IT projecten worden gerealiseerd en geïmplementeerd. De projectsecretaris is primair de 'ogen en oren' van de projectleider en is goed op de hoogte van de voortgang van - en ontwikkelingen in - het Self Service Passport Control (SSPC) project, dat zich richt op geautomatiseerde grenspassage op Schiphol. Hij of zij zorgt voor een geordende bedrijfsvoering en administratie. De programmamanager en de projectleiders worden daardoor ontlast en in staat gesteld om zich te richten op de realisatie van de projectdoelen en sturing van het programma.

De Projectsecretaris wordt ingezet voor de ondersteuning van de Projectleider en de Programmamanager bij de beheersing van het SSPC project. Daartoe voert de Projectsecretaris de volgende taken nauwgezet uit:
- organiseren, voorbereiden en notuleren van uiteenlopende vergaderingen en bewaken van daaruit voortkomende acties;
- beheren van de projectadministratie, waaronder: planning, issue- en risicologboek en de financiële administratie
- opstellen, consolideren en analyseren van voortgangsrapportages;
- beheren van het project- en programmadossier (archiveren van projectdocumentatie);
- signaleren van (dreigende) afwijkingen en verstoringen aan de Projectleider/Programmamanager;
- gevraagd en ongevraagd advies geven over processen en afstemming met stakeholders.

De projectsecretaris is primair de 'ogen en oren' van de projectleider en is goed op de hoogte van de voortgang van - en ontwikkelingen in - het SSPC-project. Hij of zij en zorgt voor een geordende bedrijfsvoering en administratie. De programmamanager en de projectleiders worden daardoor ontzorgt en in staat gesteld om zich te richten op de realisatie van de projectdoelen en sturing van het programma.

De Projectsecretaris wordt ingezet voor de ondersteuning van de Projectleider(s) en het programmamanager/kernteam bij de beheersing van het project. Daartoe voert de Projectsecretaris de volgende taken nauwgezet uit:
- organiseren, voorbereiden en notuleren van uiteenlopende vergaderingen en bewaken van daaruit voortkomende acties;
- beheren van de project-administratie, waaronder: planning, issue- en risicologboek en de financiële administratie;
- opstellen, consolideren en analyseren van voortgangsrapportages;
- beheren van het project- en programmadossier (archiveren van projectdocumentatie);
- signaleren van (dreigende) afwijkingen en verstoringen aan de Projectleider(s) /Programmamanager.
De projectsecretaris haalt voldoening uit het structureren en implementeren van de ‘projecten’. Hij of zij wordt enthousiast van het detecteren van onvolkomenheden in en tussen plannen, planningen en realisatie en rapportages. Hij/zij kan feedback geven zonder weerstand op te roepen bij de ontvanger door zijn/haar ‘can do’ opstelling.

Interviewcriteria:
1. Kandidaat weet snel de kernvraag in complexe materie boven tafel te krijgen
2. Kandidaat is deskundig en in staat zijn kennis en ervaring snel in te zetten en over te brengen.
3. Kandidaat laat zien dat hij de diverse belangen in een complex veld kan overzien en ondanks de tegenstellingen in die belangen kan acteren.
4. Kandidaat heeft een visie op de opdracht, weet waar nde uitdagingen zijn en hoe deze te tackelen.
5. Past binnen het team: Communicatief vaardig (ideeën en oplossingen kunnen overbrengen en klantgericht zijn), Secuur, Aanpassingsvermogen (zelfstandig en binnen klein team, zowel gestructureerd als improviserend kunnen werken), Stressbestendig (meerdere prioriteiten tegelijk aankunnen), Flexibel (kunnen omgaan met wijzigingen in prioriteiten)

VOG:
Bij eventuele gunning lever je zo snel mogelijk na startdatum bij de inhurende manager, een rechtsgeldig VOG in welke niet langer dan 6 maanden voorafgaand aan de beoogde startdatum is afgegeven, organisatie specifiek is én betrekking heeft op de aard van de uit te voeren diensten/werkzaamheden.

Geheimhoudingsverklaring:
Bij eventuele gunning lever je een ingevulde en ondertekende geheimhoudingsverklaring in als bijgevoegd bij de overeenkomst.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.