Projectsecretaris SBDOC, Project Corona (payroll)

Voor de Gemeente Rotterdam zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris SBDOC, Project Corona (payroll).

LET OP:
Deze opdracht kan niet ingevuld worden door een ZZP’er. De kandidaat is bereid deze opdracht op basis van payroll in te vullen.

Jouw functie
Voor de afdeling Strategie en Beleid, Onderzoek, Data en Communicatie (SBDOC) zijn we op zoek naar een zorgvuldige projectsecretaris voor 32-36 uur per week. Het faciliteren van een aantal projecten en de dagelijkse gang van zaken binnen SCDOC staat centraal in deze opdracht. Werkzaamheden betreffen onder andere:

• Je werkt mee aan projecten en het organiseren van activiteiten en overleggen; je kunt deze taken zelfstandig uitvoeren.
• Je zorgt voor de algehele ondersteuning van het strategie en beleidsteam (SB) en de ondersteuning van de teamleider van SB. Daarnaast ondersteun je het MT SBDOC. Je bereidt de agenda voor, notuleert en monitort afgesproken acties.
• Je zorgt voor het doorzetten van allerhande vragen die op SBDOC afkomen, via onder meer de beleidsmailbox; je maakt waar nodig projectplanningen.
• Je organiseert en bereid (digitale en live) bijeenkomsten voor. Dit doe je in nauwe samenwerking met de beleidsadviseurs.
• Je notuleert bij overleggen en monitoren op acties en de voortgang.
• Communiceren over de werkzaamheden van het SBDOC en zo meewerken aan de zichtbaarheid ervan.
• Je ondersteunt de beleidsadviseurs uit het SB-team met het volgen van relevante (landelijke) ontwikkelingen
• Je adviseert en doet voorstellen om processen te verbeteren

Jouw profiel
Jij bent analytisch ingesteld maar weet ook van aanpakken en je voelt je thuis in een dynamische werkomgeving. Je hebt het vermogen om werkzaamheden proactief aan te pakken, deze zelfstandig uit te voeren en door te vragen wanneer dit nodig is. Een flexibele werkhouding is hiervoor belangrijk; je krijgt te maken met verschillende werkzaamheden en schakelt daarin makkelijk. Het werken voor een crisis-organisatie neemt de nodige hectiek met zich mee; toch weet jij je hoofd koel te houden en kun je prioriteiten stellen. Je voelt precies aan waar en wanneer je benodigd bent en fungeert als een spin in het web. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig en omgevingsbewust.

De afdeling
De afdeling Strategie en Beleid, Onderzoek, Data en Communicatie (SBDOC) maakt onderdeel uit van het programma Corona GGD & GHOR Rotterdam Rijnmond. SBDOC verzorgt de beleidskaders waarbinnen het programma opereert en de communicatie intern en extern rondom het programma. Verder draagt het project zorg voor data- en informatie gestuurd werken. Er is nauwe samenwerking met de andere projecten binnen de programmaorganisatie, de veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond en de directeur publieke gezondheid. Veiligheidsregio en daarmee met de zogenaamde Multi-partners als politie en brandweer.

Onze organisatie
Tijdelijk Programma Corona GGD & GHOR Rotterdam-Rijnmond voert de (extra) taken uit op het gebied van bestrijding van de Covid-19 pandemie. De directeur Publieke Gezondheid (DPG) stuurt het programma aan, dat organisatorisch ingebed is in de gemeente Rotterdam. Voor de regio Rotterdam-Rijnmond wordt de bestrijding van Covid-19 vormgegeven en uitgevoerd door het tijdelijke Programma Corona van de GGD en GHOR, onderdeel van Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond. Dit is in zeer korte tijd een grote organisatie geworden waarin teststraten, bron- en contactonderzoek, uitbraakbestrijding, beleid en regie samen komen.

1. Je gaat ermee akkoord dat deze opdracht op basis van payroll wordt ingevuld. Dit betekent dat je gedurende de opdracht bij ons in dienst komt.
2. Je hebt een afgeronde Hbo-opleiding;
3. Je hebt minimaal 2 maanden werkervaring als projectsecretaris bij de Corona-organisatie van gemeente Rotterdam, opgedaan in het afgelopen jaar.
4. Je kunt zelfstandig werken met de verschillende MS Office applicaties.

1. Je hebt minimaal 2 maanden aantoonbare werkervaring in een dynamische, complexe organisatie met meer dan 5000 medewerkers of werkervaring bij een gemeente met meer dan 300.000 inwoners, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
2. Je hebt een afgeronde WO-opleiding.

Locatie: Rotterdam
Startdatum: Naar verwachting begin februari 2023
Duur: t/m 30-6-2023 maanden
Optie op verlenging: 6 x 4 maanden
Inzet: 32 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 19-01-2023
Sluitingstijd: 09.00 uur
Intakegesprek: ntb

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.