Projectsecretaris/Projectondersteuner Team Communicatie

Voor GGD Nederland, GHOR Nederland en GGD GHOR Ned zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris/Projectondersteuner Team Communicatie.

Omschrijving functie:
Als projectsecretaris ben je de rechterhand van het Hoofd Communicatie. Naast de agenda van het Hoofd Communicatie beheer je ook de portefeuille personeel en organisatie en ondersteun je het team waar nodig. Je werkt nauw samen met de afdelingen HR-afdeling en Finance, alsook de directe collega’s binnen het team. Een overzicht van de taken en verantwoordelijkheden, die bij deze functie horen, lees je hieronder.

Taken en verantwoordelijkheden:
- Agenda-/ mailbeheer Hoofd Communicatie.
- Voorbereiden presentaties programmadirectie.
- Contractbeheer medewerkers en beheer portefeuille HR, opstellen functieprofielen, coördineren sollicitatieprocedures en Europese aanbestedingen.
- Bewaking van financiële begroting, in samenwerking met de financiële afdeling GGD GHOR.
- On- en offboarding medewerkers.
- Communicatie afdelingsbreed.
- Borgen informatie van huidige organisatie voor toekomstige Programmaorganisatie in samenwerking met overige projectsecretarissen (verduurzamen/borgen kennis).
- Waar nodig pak je flexibel taken op binnen het team (bv. eerste telefonische aanspreekpunt media).
- Technisch voorzitter dagstart.
- Risicomanagement.
- Bijwonen van diverse overleggen.
- Optimaliseren van interne processen.

Omschrijving opdrachtgever:
GGD GHOR Nederland is dé belangenbehartiger voor de publieke gezondheid en veiligheid in Nederland. We werken aan maatschappelijke vraagstukken op het gebied van gezondheidspreventie en veiligheid. Daarvoor bundelen wij de krachten van onze leden, de 25 GGD’en en GHOR bureaus van Nederland, met hun 12.000 professionals.

De organisatie
In totaal werken we met ruim 120 collega’s bij GGD GHOR Nederland. De standplaats is Utrecht. Daarnaast hebben we sinds het uitbreken van de Coronapandemie een landelijke taak in het bestrijden van corona. We ondersteunen de regionale GGD-en onder meer bij het testen, traceren en vaccineren door op landelijk niveau de uitvoering te coördineren. Deze werkzaamheden zijn per 1 januari 2022 ondergebracht in de stichting Landelijke Coördinatie COVID-19 Bestrijding (LCCB).
De LCCB ondersteunt, in samenwerking met GGD GHOR Nederland (de landelijke vereniging van de 25 regionale GGD-en en GHOR-bureaus), de regionale GGD ’en in de opgave om corona beheersbaar te houden, door besmettingen snel te detecteren en waar nodig direct passende maatregelen te nemen om verspreiding te voorkomen. De LCCB heeft als doel het uitvoeren van maatregelen op landelijk niveau ter bestrijding van COVID19, en al hetgeen in de ruimste zin daarmee verband houdt, daartoe behoort en / of daartoe bevorderlijk kan zijn.

Gewenst profiel:
Om succesvol te zijn in deze functie is het belangrijk dat je proactief bent en op mensen afstapt (digitaal) zonder daarbij op een opdracht te wachten.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.