Projectsecretaris (payroll)

Voor de Gemeente Rotterdam zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris.

LET OP:
Deze opdracht kan niet ingevuld worden door een ZZP’er. De kandidaat is bereid deze opdracht op basis van payroll in te vullen.

Waar ben jij van?
Jij bent van overzicht, structuur en beheersbaarheid. Als Projectsecretaris heb jij een helicopterview en ben jij dé rechterhand van de Projectmanager. Jij bent in staat continu het overzicht te bewaken, proactief te handelen en ben je in staat de voortgang te rapporteren. Met jouw passie en ervaring met projectbeheersing draag jij bij aan het succes van projecten voor de Rotterdam.

Jouw functie
De functie van Projectsecretaris valt onder het cluster Stadsontwikkeling bij het Projectmanagementbureau (PMB). Net zoals de projectmanager is de focus van de projectsecretaris gericht op de besturing van projecten op grond van de beheer aspecten (in het geval van projectmanagement Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit). De primaire taak van de projectmanager is gericht op het managen van het project, het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het projectteam. De secretaris richt zich op de organisatie van de backoffice. Dit betekent dat de secretaris zorgdraagt voor relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendaposten en andere beslisdocumenten. Kortom, in jouw rol ben je van de ordening, de transparantie en het overzicht gedurende alle projectfasen.

De hoodtaken van de Projectsecretaris:
• Produceert de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten.
• Toetst documenten op consistentie t.a.v. eerdere besluitvorming.
• Coördineert het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces.
• Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen.
• Is verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten, en het beheer van actie- en besluitenlijsten.
• Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project m.b.t. bestuurlijke opdrachten en besluitvorming.
• Bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GOTRICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover.
• Vergaart vanuit zijn of haar specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project.
• Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus.
• Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.

Jouw profiel
Als Projectsecretaris bij PMB ben je in de eerste plaats integer en resultaatgericht. Je bent in staat de gezamenlijke doelen te behalen en je eigen handelen aan te passen op de ethische normen van de gemeente. Je weet goed samen te werken met je collega’s en je bent klantgericht. Je kunt goed luisteren, neemt initiatief en komt waar mogelijk met de juiste oplossing. Je bent in staat de voortgang en planning te bewaken en stemt de activiteiten tijdig af met anderen. Hierin kun jij de juiste prioriteiten stellen en kun jij planmatig werken. Waar nodig kom jij gevraagd en ongevraagd met advies. Tot slot ben je communicatief vaardig en politiek sensitief.

De afdeling
Het projectmanagementbureau (PMB) maakt onderdeel deel uit van Stadsontwikkeling Rotterdam. PMB hanteert de volgende visie: “Het PMB-Rotterdam zorgt voor excellent project-, proces-, en programmamanagement voor de (fysieke) stedelijke ontwikkelingen van Rotterdam”. Rotterdam vraagt PMB complexe projecten op een integere en transparante wijze te beheersen met een eenduidig begrippenkader voor bestuurlijke en ambtelijke opdrachtgevers. De Rotterdamse Standaard voor Projectmatig werken is hierbij de leidraad. De meerwaarde van PMB zit in het vermogen om bestuurlijke besluitvorming te organiseren, belangen van stakeholders te verenigen en benodigde kennis te verbinden. PMB weet de weg in het bestuurlijke traject, kent de gevoeligheden en is op de hoogte van de bestuurlijke agenda. PMB brengt partijen bij elkaar en heeft geen inhoudelijk belang en kan in die zin een onafhankelijke rol spelen. Deze (fysieke) opgaven spelen zich af in de verschillende fasen van een project (initiatief t/m uitvoering) en kunnen uiteenlopen van kleinschalige opgaven t/m grote (complexe) gebiedsontwikkelingen. PMB is actief in gebiedsontwikkelingen, betrokken bij vastgoedprojecten, trekt infrastructurele projecten en organiseert buitenruimteprojecten.

De organisatie
Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft - samen met private en publieke partners - vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.

1. Je hebt een afgeronde hbo-opleiding.
2. Je hebt werkervaring opgedaan, in een vergelijkbare functie als projectsecretaris, in de afgelopen 2 jaar.
3. Je hebt kennis en werkervaring opgedaan op het gebied van projectbeheersing en financiën in de afgelopen 2 jaar.
4. Je hebt kennis van en ervaring met GOTRICK aspecten.

1. Je hebt werkervaring opgedaan binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners.
2. Je hebt werkervaring opgedaan binnen de gemeente als projectsecretaris in de afgelopen 2 jaar.
3. Je hebt kennis van en ervaring met het werkveld van Stadsontwikkeling, blijkend uit het cv.

Locatie: Rotterdam
Startdatum: Z.s.m., naar verwachting medio november 2022
Duur: 24 maanden
Optie op verlenging: 1 X 12 maanden
Inzet: 32 - 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 29 10 2022
Sluitingstijd: 09.00 uur
Intakegesprek: De verificatiegesprekken zullen worden gehouden in de periode van week 44. Inschrijver dient de beschikbaarheid van de aangeboden kandidaat/kandidaten in deze periode te waarborgen.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.