Projectsecretaris Innovatie Grensmanagement

Voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris Innovatie Grensmanagement.

Omschrijving opdracht:
Het ondersteunen van de programmamanager en directeur in het beheersen van het programma.
De projectondersteuner is primair de 'ogen en oren' van de projectmanager en is goed op de hoogte van de voortgang van - en ontwikkelingen in - de verschillende projecten. Hij of zij en zorgt voor een geordende bedrijfsvoering en administratie. De Programmamanager wordt daardoor ontzorgt en in staat gesteld om zich te richten op de realisatie van de programmadoelen en sturing van het programma.

Omschrijving werkzaamheden:
De Programmasecretaris wordt ingezet voor de ondersteuning van de Projectmanager en het programmakernteam bij de beheersing van het programma. Daartoe voert de Programmaondersteuner de volgende taken nauwgezet uit:
- Organiseren, voorbereiden en notuleren van uiteenlopende vergaderingen en bewaken van daaruit voortkomende acties.
- Beheren van de programma-administraties, waaronder: planning, issue- en risicologboek en de financiële administratie.
- Opstellen, consolideren en analyseren van voortgangsrapportages.
- Beheren van het programmadossier (archiveren van programmadocumentatie); signaleren van (dreigende) afwijkingen en verstoringen aan de Programmamanager;
- Opstellen en redigeren van nota's en memo’s voor zover het de programmaorganisatie betreft.
Verbijzondering competenties:
De programmasecretaris haalt voldoening uit het structureren van de ‘projecten’. Hij of zij wordt enthousiast van het detecteren van onvolkomenheden in en tussen plannen, planningen en realisatie en rapportages. Hij/zij kan feedback geven zonder weerstand op te roepen bij de ontvanger door zijn/haar ‘can do’ opstelling. Competenties die de kandidaat daarnaast nodig heeft voor het succesvol vervullen van de opdracht zijn:
- Plannen en organiseren
- Resultaatgerichtheid
- Organisatiesensitiviteit
- Netwerken
- Motiveren

Omschrijving directie/afdeling:
Binnen het programma innovatie grensmanagement wordt in een complex stakeholdersveld een aantal grensprojecten aangestuurd, die een grote afhankelijkheid hebben van elkaar. Binnen dit stakeholdersveld is JenV voor een aantal activiteiten verantwoordelijk, op juridisch, technisch, security en projectmanagementvlakken.

Omschrijving opdrachtgever:
Het DG Migratie staat voor een op maatschappelijk verantwoorde wijze en in overeenstemming met internationale verplichtingen gereglementeerde en beheerste toelating tot, verblijf in en vertrek uit Nederland van vreemdelingen, alsmede verkrijging van het Nederlanderschap of de intrekking daarvan. Het DGM ondersteunt de verantwoordelijk bewindspersoon voor migratie op het gebied van de ontwikkeling van en geeft uitvoering aan het vreemdelingenbeleid en het beleid op grond van de Rijkswet op het Nederlanderschap. Het departement heeft daarbij een financierende rol ten aanzien van de opvang van asielzoekers, de afwikkeling van toelatingsprocedures in Nederland en de terugkeer van vreemdelingen uit Nederland; verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Vreemdelingenwet en de Rijkswet op het Nederlanderschap door het geheel aan overheidsorganisaties dat zich (primair) met het vreemdelingen- en nationaliteitsbeleid bezighoudt; verantwoordelijkheid voor de uitvoeringsorganisaties Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V), het zelfstandig bestuursorgaan Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) en voor de centra van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) waar de vreemdelingenbewaring en de grensdetentie ten uitvoer wordt gelegd; een gezagsrelatie met de Koninklijke Marechaussee en de nationale politie voor wat betreft het vreemdelingentoezicht.

Interviewcriteria:
1. Je weet snel de kernvraag in complexe materie boven tafel te krijgen en kan binnen korte tijd de rol op je nemen.
2. Je bent gestructureerd en weet het overzicht te behouden.
3. Je laat zien dat je kan werken binnen een complexe stakeholdersomgeving.
4. Je kan jezelf goed uitdrukken en bent sociaal vaardig.
5. Je past binnen het team: Communicatief vaardig (ideeën en oplossingen kunnen overbrengen en klantgericht zijn), Secuur, Aanpassingsvermogen (zelfstandig en binnen klein team, zowel gestructureerd als improviserend kunnen werken), Stressbestendig (meerdere prioriteiten tegelijk aankunnen), Flexibel (kunnen omgaan met wijzigingen in prioriteiten).

VOG:
Bij eventuele gunning lever je zo snel mogelijk na startdatum bij de inhurende manager, een rechtsgeldig VOG in welke niet langer dan 6 maanden voorafgaand aan de beoogde startdatum is afgegeven, organisatie specifiek is én betrekking heeft op de aard van de uit te voeren diensten/werkzaamheden.

Geheimhoudingsverklaring:
Bij eventuele gunning lever je een ingevulde en ondertekende geheimhoudingsverklaring in als bijgevoegd bij de overeenkomst.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.