Projectsecretaris Inkoop

Voor de Gemeente Rotterdam zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris Inkoop.

Waar ben jij van?
Jij bent van de beste deals sluiten voor de mooiste stad van Nederland. Jij zet je voor de volle 100% in voor Rotterdam en haar bewoners. Jij werkt aan een stad waar goed wonen, werken en ondernemen op nummer één staat.

Jouw functie
Voor de stad Rotterdam zijn we steeds opzoek naar de beste diensten en producten, en daarmee naar de beste ondernemers. De diensten en producten die we zoeken, zijn zo divers als je kunt verwachten van een wereldstad. Dit is waar jij van wordt in de rol van Projectsecretaris Inkoop. Als projectsecretaris Inkoop ben je gericht op het besturen en bewaken van de inkooptrajecten. Belangrijk is dat het proces van begin tot eind tot een goed resultaat wordt geleid. Je bent de rechterhand van de inkoopspecialist op het gebied van gebiedsontwikkelingen. Denk hierbij aan onderwerpen, zoals woningbouwontwikkeling, duurzaamheidsopgaven of vastgoedprojecten. Je werkt nauw samen met de inkoopspecialist en sluit aan bij werkoverleggen en begeleid de projectteams. Ook ben je verantwoordelijk voor het begeleiden van het administratieve gedeelte van de inkooptrajecten. Dit doe je onder andere door het opstellen van aanbestedingsstukken, het inrichten en beheren van procedures op een aanbestedingsplatform en door verslaglegging. Afhankelijk van hoe snel de materie op het vlak van gebiedsontwikkelingen eigen wordt gemaakt, wordt aan jou gevraagd om zelfstandig inkoopprocedures uit te voeren.

Jouw profiel
Jij weet wat nodig is en durft verantwoordelijkheid te nemen. Je bent leergierig en je focus is net zo goed als die van een inkoopspecialist. Je zorgt vanuit projectbeheersing voor een planmatig aanpak en weet als geen ander dat accuratesse hierin een belangrijke rol speelt. Je bent een kei in het maken van verslagen en het opstellen van aanbestedingsstukken. Het inrichten en beheren van procedures op het aanbestedingsplatform is voor jou geen uitdaging. Jij laat met jouw leervermogen zien dat je aan de hand van informatie, handleidingen en instructies het werk snel en zelfstandig kunt oppakken. Je bent proactief en communicatief vaardig en weet sterk maar dienstverlenend op te treden naar klanten, leveranciers en collega’s. Dat jij resultaatgericht bent kan iedereen terugzien in jouw opgeleverde werk. Vanwege de hoeveelheid aan projecten en de gelijktijdigheid daarvan is samenwerken en flexibiliteit voor jou belangrijk. Tot slot staat Integriteit hoog in het vaandel en is jouw natuurlijke kerncompetentie. Relevante projectdocumenten zoals aanbestedingsstukken en andere beslisdocumenten zijn bij jou dus in goede handen.

De afdeling
De afdeling Inkoop en Aanbestedingszaken is onderdeel van het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO). Het team Aanbestedingszaken is het team dat binnen
De afdeling de aanbestedingsprocedures begeleidt. Het team bestaat uit 18 medewerkers waarvan 3 medewerkers zich bezighouden met de tenders voor gebiedsontwikkelingen.

Wij zorgen voor de steeds verdere professionalisering van de inkoopfunctie binnen de gemeente en dragen zorgen voor het efficiënt, doelmatig en rechtmatig inkopen van leveringen, diensten en werken ten behoeve van het concern. Uitgangspunt is dat de afdeling ingezet wordt om via de externe markt ‘het beste voor Rotterdam’ te verkrijgen.

De cluster BCO is de Haarlemmerolie van de gemeentelijke organisatie. Wij zorgen ervoor dat ruim 14.000 collega’s en het college van burgemeester en wethouders elke dag het beste uit zichzelf kunnen halen voor de stad.

We worden vaak de backbone van de gemeentelijke organisatie ‘het concern’ genoemd, in de praktijk is dat misschien zo, maar wij hebben slechts een bescheiden rol. Het zijn onze collega’s van andere organisatieonderdelen die wij in de schijnwerpers willen zetten zodat de stad op hen kan rekenen.

Onze organisatie
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers.
De procedure
De kandidaten die aangeboden zijn in de inschrijvingen die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit zijn maximaal 3 kandidaten. Geschatte gespreksduur per gesprek: 30 - 60 minuten. Tijdens het gesprek wordt beoordeeld in welke mate de kandidaat aan het doel van de aanbestedende dienst beantwoord.

LET OP:
Deze opdracht kan niet ingevuld worden door een ZZP’er. De kandidaat is elders in dienst of is bereid deze opdracht op basis van payroll in te vullen.

Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding op het gebied van bestuurskunde, rechten, of inkoop (een minor inkoop en aanbestedingen voldoet ook aan de eis);
Je hebt minimaal twee jaar werkervaring met inkoop en-/of aanbesteden opgedaan in de afgelopen vier jaar;
Je hebt minimaal één jaar werkervaring op het gebied van projectbeheersing opgedaan in de afgelopen drie jaar;
Je beheerst de Nederlandse taal in woord en schrift.

Je hebt minimaal twee Europese aanbestedingen uitgevoerd en je kan waar nodig de inkoopspecialist waarnemen. Dit blijkt uit het verificatiegesprek;
Je hebt gewerkt met het aanbestedingsplatform Negometrix;
Je hebt gewerkt met een aanbestedingsplatform;
Je hebt een afgeronde opleiding Nevi 1, Nevi 2 of Conducto; Aanbesteden voor Gevorderden of een soortgelijk inkoopopleiding;
Je hebt ervaring opgedaan binnen een middelgrote gemeente met meer dan 100.000 inwoners.

Locatie: Rotterdam
Startdatum: Z.s.m. naar verwachting medio/eind aug 2021
Duur: 6 maanden
Optie op verlenging: 2 x 3 maanden
Inzet: 24 - 32 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 03 Aug 2021 7:00
Sluitingstijd: 7:00
Intakegesprek: De verificatiegesprekken zullen worden gehouden in week 31/32-2021

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.