Projectsecretaris GREAT

Projectsecretaris project GREATCluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO)

Waar ben jij van?
Jij bent van het in goede banen leiden. Het is voor jou een uitdaging om organisatorisch en projectmatig alles tip top geregeld te hebben. Dit doe je door hard te werken, maar ook veel te lachen. Het ontzorgen van het projectmanagement is voor jou prioriteit nummer één.

Jouw functie
Als Rotterdam zijn we hard aan het werk om alle financiële en inkoopprocessen in een nieuw softwarepakket in de Cloud te implementeren. Dit is waar jij van wordt als Projectsecretaris GREAT. Het ene moment zit je te brainstormen met een projectleider of -team om vervolgens de ideeën direct uit te werken. Een ander moment draag je bij aan een projectplan of voortgangsrapportage, waarna je tot slot verschillende collega’s terugbelt om uitleg te geven over een door jou georganiseerde bijeenkomst. Je werk is afwisselend en je taken bestaan onder andere uit:
Het bewaken van de afhandeling en voortgang van gemaakte afspraken;
Het signaleren, onderzoeken en analyseren van knelpunten om vervolgens op te lossen in goede samenwerking;
Het fungeren als vraagbaak voor collega’s;
Het volgen van van ontwikkelingen en signeleren van mogelijkheden;
Het doen van verbetervoorstellen;
Het (laten) inplannen en organiseren van bijeenkomsten;
Besluiten en acties vastleggen;
Zorgdragen voor een goed projectdossier.

Jouw profiel
Jij bent een resultaatgerichte collega welke een groot verantwoordelijkheidsgevoel heeft wanneer het aankomt op het nakomen van gemaakte afspraken. Je bent communicatief vaardig in zowel woord als geschrift en kan op een leuke en vlotte manier samenwerken. Je neemt initiatief, denkt meer in mogelijkheden en oplossingen dan in problemen. Je kunt snel schakelen en handelen als dat onder tijdsdruk nodig is. Je kunt zelfstandig en gestructureerd werken en krijgt energie van samenwerking waarbij je oog hebt voor relaties en je omgeving.

De afdeling
Je komt te werken in de afdeling Ondersteuning & Ontwikkeling (O&O). Zoals de naam al doet vermoeden: Onze afdeling ondersteunt de directie in verbetertrajecten. We trekken de kar om de prestaties van onze directie te verhogen! Onze afdeling bestaat uit ongeveer 20 collega’s. Een leuke en mooie mix van persoonlijkheden, achtergronden en leeftijden.. Binnen onze afdeling staan collega’s voor elkaar klaar om elkaar wegwijs te maken binnen de directie. Er heerst een open sfeer en humor vinden we (bijna) net zo belangrijk als resultaten behalen. Er wordt bij onze afdeling hard gewerkt, maar af en toe is er ook tijd om stoom af kunnen blazen. En dus horen samen een drankje nuttigen of een escaperoom met je collega’s ongeschonden verlaten ook tot de mogelijkheden!

Onze organisatie
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Met arbeidsvoorwaarden die dat mogelijk maken.

Jouw werkgebied is het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO). De BCO noemen we ook wel de spil van de gemeentelijke organisatie. De medewerkers van dit cluster zorgen ervoor dat het college van burgemeester en wethouders de stad kan besturen. De BCO verzorgt ook de bedrijfsvoering voor alle clusters. De afdelingen inkoop, communicatie, ICT, facilitaire zaken, juridische zaken, HR, onderzoek en financiën zorgen ervoor dat de clusters zich volledig kunnen richten op hun eigen taken. Bij de gemeente Rotterdam staat centraal dat je je als medewerker kunt ontwikkelen. Dat stimuleren we ook. Want hoe beter jij je werk kunt doen, hoe beter het resultaat voor onze stad.

1. Je hebt een afgeronde mbo-opleiding niveau 4;
2. Je hebt ruime kennis van en ervaring met MS Office applicaties;
3. Je hebt minimaal 2 jaar ervaring als projectsecretaris;
4. Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een rol als secretaris in een professionele werkomgeving, hiermee wordt niet bedoeld ervaring als management assistent of secretaresse.

1. Een afgeronde hbo-opleiding;
2. Werkervaring binnen een project met meer dan 30 medewerkers;
3. Werkervaring op het gebied van financiën en inkoop;
4. Werkervaring binnen een lokale overheid;
5. Een afgeronde opleiding Scrum inclusief aantoonbaar certificaat;
6. Een afgeronde opleiding Prince2 inclusief aantoonbaar certificaat;
7. Kennis van en ervaring met Jira.
8. Het team
9. Deze opdracht doe je niet alleen. Je werkt in een team samen met twee projectsecretarissen en drie managementassistenten. Samen met de coördinator vormen jullie het Projectbureau (PMO) voor het project GREAT. Vanuit dit bureau worden de belangrijkste overleggen in het project gefaciliteerd, zoals de stuurgroep en het project MT. Ook wordt de projectleiding ondersteunt in hun dagelijkse werkzaamheden.
10. Het project
11. In het IT- project GREAT wordt door honderden mensen samengewerkt om voor alle financiële- en inkoopprocessen een nieuw softwarepakket in de Cloud te implementeren. De verwachtte datum voor het in gebruik nemen van het systeem is begin 2024