Projectsecretaris Energietoeslag (payroll)

Voor de Gemeente Rotterdam zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris Energietoeslag (payroll).

LET OP:
Deze opdracht kan niet ingevuld worden door een ZZP’er. De kandidaat is bereid deze opdracht op basis van payroll in te vullen.

Waar ben jij van?
Jij hebt oog voor het aanbrengen van structuur in projecten en het bewaken van de voortgang. In jouw rol als Projectsecretaris ondersteun je het management van de projectorganisatie en bewaak je de uitvoering van diverse besluiten.

Jouw functie
Als projectsecretaris ondersteun je de (deel)projectleider(s) en managers procesmatig en secretarieel. Je kunt hierbij denken aan het samenstellen van voortgangsrapportages en dit rapporteer je dan aan de projectleider. Samen bewaak je de voortgang en stuur je aan op de beheersmaatregelen. Je bent verantwoordelijk voor het aanbrengen van structuur en orde in informatiestromen van projecten, hierbij kun je denken aan agendering en verslaglegging.
Daarnaast vind je het leuk om evenementen te organiseren en te coördineren en zal je dit ook doen voor projectvergaderingen (stuurgroep, kernteam, processen en instructies). Het bewaken van de uitvoeringen van genomen besluiten en afgesproken acties zullen ook horen tot je kerntaken. De overige kerntaken zijn:

Het opstellen en bijwerken van project overstijgende teaminformatie, zoals o.a.
Projectoverzichten, resourcemanagement;
Aanvragen van autorisaties rechten op datamappen en deze regelmatig controleren;
Bewaken en omzetten van huidige structuur in documentenbeheer (K: schijf) naar nieuw in te voeren programma DIVA;

Jouw profiel
Je hebt een proactieve werkhouding en wacht niet op de vraag, je pakt signalen zelf op en vertaalt deze naar acties. De werkomgeving is dynamisch, hierdoor wordt er van jouw flexibiliteit, omgevingsbewustzijn en verandervermogen verwacht. Jij weet taken goed te combineren en te prioriteren, hierdoor ben jij stressbestendig en heb je een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Jij hebt een resultaatgerichte werkhouding en bent gewend op planmatig te werken. Daarnaast beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden deze pas je toe in de dagelijkse praktijk. Van werken in een team krijg jij energie, hierdoor kun je goed samenwerken.

De afdeling
De projectorganisatie Energietoeslag is onderdeel van de afdeling Werk en inkomen (W&I) van de Gemeente Rotterdam. De projectorganisatie is o.a. belast met de uitvoering van de toekenning van de Energietoeslag voor de burgers van Rotterdam.

Onze organisatie
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze stad werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien. Die je vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

1. Je gaat ermee akkoord dat deze opdracht op basis van payroll wordt ingevuld. Dit betekent dat je gedurende de opdracht bij ons in dienst komt.
2. Je hebt minimaal een afgeronde MBO-niveau 4 opleiding;
3. Ervaring opgedaan in het bewaken van actie & besluitenlijst binnen het projectmanagement in de afgelopen twee jaar;
4. Ervaring in het beheren van een professioneel ingericht mailbox, dossiers en archief;
5. Ervaring opgedaan in het verzorgen van projectcorrespondentie naar in- als externe organisaties in de afgelopen twee jaar;
6. Ervaring opgedaan in het signaleren van knelpunten en hierover rapporteren aan de (project)manager(s) in de afgelopen twee jaar;

1. Minimaal 1 jaar ervaring binnen het sociaal domein in een gemeentelijke organisatie opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
2. Kennis van de wet- en regelgeving inzake Energietoeslag.

Locatie: Rotterdam
Startdatum: Begin januari
Duur: 3 maanden
Optie op verlenging: 3x3 maanden
Inzet: 32 - 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 15-12-2022
Sluitingstijd: 09.00 uur
Intakegesprek: De verificatiegesprekken zullen worden gehouden in de periode van week 51.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.