Projectsecretaris Allround

Voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris Allround.

Omschrijving opdracht:
Het project Verwijzingsportaal Bankgegevens 2 (VB2) is omvangrijk en complex van aard en kent tevens een hoog politiek afbreukrisico. Gewerkt wordt onder meer met een veelheid aan belanghebbenden en organisatieculturen. In het kader van de rijks brede aanpak van fraude wordt Financial Intelligence (financieel rechercheren) gebruikt om criminele geldstromen en vermogen in beeld te brengen om criminele feiten te achterhalen en criminele winsten af te pakken, ten behoeve van de ontmanteling van criminele organisaties. De Europese commissie heeft een richtlijn gelanceerd om dit financieel rechercheren effectiever te maken door middel van een Verwijzingsportaal Bankgegevens (hierna VB). Sinds 2020 is het operationeel. Met het VB kunnen identificerende gegevens van bankcliënten geautomatiseerd gevorderd worden door de Politie, FIOD, FIU, Bijzondere Opsporingsbevoegdheden-kamer van het OM en Belastingdienst als zij daar wettelijk toe bevoegd zijn. Nederland staat al jaren in de top 8 van meest aantrekkelijke landen om geld dat verkregen is uit criminele activiteiten wit te wassen. De minister van Justitie en Veiligheid heeft daarom in het ‘Plan van aanpak witwassen’ aan de Tweede Kamer toegezegd dat saldo- en transactiegegevens op korte termijn via een doorontwikkeld VB (hierna VB2) geautomatiseerd geleverd kunnen worden. Het doel van VB2 is om deze criminele geldstromen sneller en beter in beeld te brengen door nog beter verdachte transacties op te sporen waardoor er sneller beslag kan worden gelegd op vermogen dat op criminele wijze is verkregen. Het VB biedt de mogelijkheid aan opsporingsorganisaties en de Belastingdienst om op basis van een wettelijk grondslag realtime identificerende gegevens behorende bij personen en financiële producten te vorderen of op te vragen. Het project waar expertise voor wordt gevraagd is de doorontwikkeling van het VB, hierna VB2 te noemen. Daar waar VB, geautomatiseerde aanlevering van identificerende gegevens van de bankrekeninghouders als eindproduct heeft opgeleverd, moet VB2 gestructureerde aanlevering van detailinformatie van de geïdentificeerde bankrekeninghouder mogelijk maken. Om succesvol te zijn, moet het project nauw samenwerken met publieke en private partijen in de financiële sector en de veiligheidsketen en is vasthouden van momentum een kritische succesfactor. Dit is het speelveld waar de projectsecretaris naast de interne projectsupport als verlengstuk / ondersteuner van de projectmanager nadrukkelijk mee te maken krijgt.

Verantwoordelijkheden:
Van de kandidaat wordt verwacht dat hij/zij een uitvoerende rol vervult van de bovengenoemde resultaatgebieden. Bij de laatste twee resultaatgebieden komt naast gedeeltelijke uitvoering ook een coördinerende en afstemmende rol kijken. De projectsecretaris heeft de verantwoordelijkheid om signalerend te zijn in situaties waarin wordt afgeweken van algemene projectafspraken, randvoorwaarden of uitgangspunten. Dat vergt een grote mate van inlevingsvermogen.

Beschrijving van de werkzaamheden en taken:
Om onderstaande werkzaamheden op het vereiste niveau te kunnen uitvoeren dient de projectsecretaris niet alleen de vaardigheden te bezitten om gestructureerd en accuraat te werken maar wordt ook een hoge vaardigheid verwacht op gebied van (schriftelijk) communiceren, doorvragen, faciliteren, kritisch zijn en vooral initiatief tonen.
De taakuitvoering betreft:
- Ondersteunen (dagelijks) van de projectmanager met betrekking tot:
- Agendabeheer
- Adviseren over onderwerpen die ingepland en/of opgevolgd moeten worden.
- Opvolgen en/of voorbereiden van acties en afspraken.
- Organiseren, faciliteren en notuleren vergaderingen:
- Inplannen vergaderingen, afstemming daarover met deelnemers voor zowel interne als externe overleggen.
- Benodigde vergaderfaciliteiten en locaties regelen.
- Notuleren van vergaderingen van het project, met name de coördinatie- en stuurgroep.
- Bijdragen aan de kwaliteit van opgeleverde producten:
- Reviewen van opgeleverde documenten op de toepassing van de huisstijl en consistent woord- en taalgebruik.
- Verwerken van de basis projectadministratie o.a.:
- Boeken van urenstaten en overige kosten.
- Opvolgen van binnenkomende facturen.
- Updaten van de huidige stand van de projectverplichtingen.
- Liaison met het bedrijfsbureau voor administratieve zaken die het project aangaan zowel financieel, contractueel en materieel.
- Op orde houden van het projectdossier:
- Borgen van de inrichting en het juiste gebruik van het dossier.
- Versiebeheer bewaken.
- Archiveren van documenten.
- Documentenstroom voor goedkeuring van stukken in de lijn van de organisatie bewaken.
- Inkoop van goederen, diensten en inhuur personeel:
- Voorbereiden van budgetaanvragen, offerteaanvragen en overige inkoopverzoeken.
- Afstemming hierover met de projectcontroller en de afdeling inkoop.
- Voortgangsbewaking.
- Diverse hand- en spandiensten:
- bij de uitvoering van het communicatieplan.
- bij het organiseren van bijzondere bijeenkomsten/Webinars
- bij de uitvoering van Quality Assurance werkzaamheden.
Kortom: geen dag is hetzelfde en aan variatie is geen gebrek in deze functie.

Resultaatgebieden:
Om deze opdracht te realiseren zoeken wij naar een kandidaat die naast een duizendpoot, een spin in het web is qua informatieverbinding van de dagelijkse gang van zaken binnen en buiten het project. De kandidaat beschikt over een grote mate van zelfstandigheid en senioriteit en is lid van het PMO team (project management organisatie). Dit team wordt tezamen gevormd met de projectmanager, projectcontroller/ICT-adviseur en de communicatieadviseur).
De resultaatgebieden van de projectsecretaris zijn:
- Adviseren en ondersteunen van de projectmanager
- Afhandelen en bewaken van acties, gemaakte afspraken en documentenstroom
- Organiseren, faciliteren en notuleren van bijeenkomsten en vergaderingen
- Op orde houden van de basis projectadministratie en het procesdossier
- Begeleiden proces en uitvoeren hands-on activiteiten van inkoopzaken voor het project in samenwerking met afdeling inkoop
- Reviewen van opgeleverde documenten op de geldende kwaliteitscriteria

Omschrijving opdrachtgever:
Het ministerie van Justitie en Veiligheid (MJenV) draagt zorg voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, ongeacht hun levensstijl of opvattingen. MJenV werkt aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te geven en waar nodig in te grijpen in hun leven. Soms is dat een ingrijpende maatregel: we ontzetten ouders uit de ouderlijke macht of sluiten veroordeelden in.
Soms worden nieuwe perspectieven geopend: we begeleiden gedetineerden bij hun terugkeer naar de samenleving en ondersteunen slachtoffers. Altijd zijn het ingrepen die alleen MJenV kan en mag doen. Recht raakt mensen. Directoraat-Generaal Ondermijning (DGO) is onderdeel van het Bestuursdepartement MJenV. DGO staat voor de doorlopende opgave om de georganiseerde criminaliteit en de ontwrichtende en ondermijnende effecten daarvan op de samenleving terug te dringen. Belangrijke elementen bij de aanpak zijn het verstoren van criminele verdienmodellen (in het bijzonder de drugsproductie en - handel), het oprollen van criminele netwerken, het afpakken van crimineel vermogen, het versterken van een effectieve preventie gericht op het voorkomen van criminele carrières en het verhogen van de sociale en fysieke weerbaarheid en integriteit. De bestrijding draagt bij aan duidelijke normstelling tegen ondermijnende criminaliteit en aan het minder aantrekkelijk maken van het vestigingsklimaat voor criminelen. Programma Directie DGO regie afpakketen heeft de ambitie om criminele geldstromen, crimineel vermogen en bijbehorende investeringen te verminderen waardoor de invloed van de onderop de bovenwereld afneemt. De afpakketen is ‘een complex geheel van processen en organisaties dat tot doel heeft om financiële opbrengsten en goederen uit criminele activiteiten strafrechtelijk te ontnemen’. Het afpakken van crimineel vermogen is zowel juridisch als praktisch een ingewikkelde opgave en kent zowel een beleidsmatige als een beheersmatige kant. De betrokken partijen in deze keten richten zich op criminele geldstromen en het afpakken van crimineel vermogen. Zo werken het Openbaar Ministerie, Politie en de Bijzondere Opsporingsdiensten samen aan de intensivering van de focus op criminele geldstromen

VOG:
Bij eventuele gunning lever je zo snel mogelijk na startdatum bij de inhurende manager, een rechtsgeldig VOG in welke niet langer dan 6 maanden voorafgaand aan de beoogde startdatum is afgegeven, organisatie specifiek is én betrekking heeft op de aard van de uit te voeren diensten/werkzaamheden.

Geheimhoudingsverklaring:
Bij eventuele gunning lever je een ingevulde en ondertekende geheimhoudingsverklaring in als bijgevoegd bij de overeenkomst.

1. Je bent beschikbaar voor gemiddeld 36 uur per week.
2. Je hebt heeft een HBO werk- en denkniveau met minimaal een afgeronde secretariële en/of bedrijfsadministratieve en of communicatieve opleiding op MBO 4 niveau met een voldoende voor Nederlands en Engels.
3. Je overlegt indien hij/zij wordt uitgenodigd voor het interview kopie van de diploma’s zoals genoemd bij eis 2.
4. Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als projectsecretaris/projectmanagementondersteuner (dit dient ook uit het CV te blijken).
5. Gezien de zeer beperkte omvang van het PMO-team verklaart kandidaat bereid te zijn om alle voorkomende hands-on werkzaamheden die verband houden met de taakomschrijving uit te voeren (dit dient ook uit de CV te blijken).
6. Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met MS-Office programma’s zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook (nader toelichten in CV).

1. In aanvulling op de opleidingseis heb je aanvullende opleidingen gevolgd: Cursus notuleren (indien dat in de vooropleiding is opgenomen dan geldt dat ook).
2. In aanvulling op de opleidingseis heeft de kandidaat aanvullende opleidingen gevolgd: Projectmatig werken en/of in het bezit van een P3MO Foundation, IPMA-D of PRINCE2 Foundation certificaat.
3. Je hebt als projectsecretaris/projectmanagement-ondersteuner minimaal 3 jaar ervaring met ICT implementatieprojecten.
4. Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als financieel administratief medewerker. (tenminste 20% van de dagtaak)
5. Je hebt recente ervaring (max. 5 jaar oud) met administratieve inkoopprocessen bij de overheid (tenminste 20% van de dagtaak).
6. Je hebt minimaal 4 jaar ervaring met het voeren van financiële projectadministratie (tenminste 20% van de dagtaak).

- plannen en organiseren
- voortgangscontrole
- klantgerichtheid
- organisatiesensitiviteit
- flexibiliteit
- samenwerking

Locatie: Den Haag
Startdatum: 13-06-2022
Duur: 13 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 31-05-2022
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: Woensdag 8 en/of donderdag 9 juni 2022

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.