Projectsecretaris

Voor het Ministerie van SZW zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris.

Omschrijving opdracht:
Recent is de informatiehuishouding binnen de rijksoverheid in politiek vaarwater gekomen en staat nu volop in de spotlights. Het versneld op orde brengen van onze informatiehuishouding is een van de belangrijke lessen uit het verslag ‘Ongekend Onrecht’ van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag. Wat betekent dit voor SZW en hoe gaan we hiermee aan de slag? Het informatiebeheer is in 2020 onder zwaar politiek vuur komen te liggen. De Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) waar de SG en de (oud)bewindspersonen van SZW ook voor zijn verhoord, had o.a. vragen die betrekking hadden op het informatiebeheer bij SZW. Op 17 december 2020 heeft de POK haar verslag ‘Ongekend Onrecht’ aan de Tweede Kamer aangeboden. De POK heeft een gebrekkige informatievoorziening geconstateerd, waar een tekort-schietende informatiehuishouding achter schuil gaat. Het programma ENIGMA werkt aan de verbetering van onze informatiehuishouding, zodat medewerkers informatie makkelijker kunnen vinden, opslaan, delen en borgen. Essentieel om de organisatie te betrekken bij deze opgave, want het op orde krijgen van ons informatiebeheer moeten we juist samen doen!
Het programmabureau bestaat momenteel uit een programmamanager, plv. programmamanager, programmasecretaris, communicatieadviseur, organisatieadviseur, jurist, informatiemanager en een aantal projectleiders. In totaal bestaat het programma uit ongeveer vijftien projecten. Het project Awareness medewerkers is hier één van. Voor dit project werk je nauw samen met de projectleider Awareness medewerkers, de communicatieadviseur, de organisatieadviseur en de jurist.

Omschrijving werkzaamheden:
De projectsecretaris ondersteunt de projectleider Awareness medewerkers bij deze opgave in de brede zin des woords. Dit project loop als een rode draad door alle anderen projecten van het programma ENIGMA heen. Het betrekken en meenemen van medewerkers in de organisatie bij deze opgave is fundamenteel. Dit gebeurt o.a. middels klankbordgroepen, een eigen website, podcasts, webinars, roadschows, fact sheets, polls, etc.

Beoogd resultaat:
Het project Awareness medewerkers is uitgewerkt in de volgende drie sporen.
Spoor 1: Informatiebeheer & medewerkers SZW-medewerkers moeten inzicht krijgen in de belangrijkste aspecten van het goed omgaan met informatie, wat dit betekent voor hun werk en begrijpen waarom dit belangrijk is. Met de bedoeling dat zij dit zelf gaan toepassen.
Spoor 2: Informatiebeheer Pilots & Projecten
Belangrijk voor het slagen van het programma ENIGMA is dat we draagvlak onder de medewerkers van de vijf betrokken werkvelden en de stakeholders van SZW verkrijgen en behouden. Daarvoor is het essentieel dat medewerkers en stakeholders zich voldoende betrokken voelen bij het proces, dat zij zich aangesproken voelen door de communicatie en dat zij vertrouwen hebben in de uitkomsten van het programma.
Spoor 3a: Informatiebeheer & onboarding Informatiebeheer is opgenomen in de onboarding app. Nieuwe medewerkers weten hoe zij goed omgaan met informatie of weten waar ze de regels, kaders en richtlijnen kunnen vinden. Spoor 3b: Informatiebeheer & doorstroom en uitstroom medewerkers
Er is een proces voor doorstroom en uitstroom op het gebied van informatieoverdracht en informatieborging.

Omschrijving opdrachtgever:
Werk en bestaanszekerheid voor iedereen: samen werken voor samen leven. Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid werkt aan eerlijk, gezond en veilig werk in Nederland. Iedereen moet de kans krijgen om mee te doen en zich te ontwikkelen. Mensen moeten zelf kunnen bijdragen aan hun eigen toekomst. Als het tegenzit zorgen we voor een vangnet, en als je met pensioen gaat voor een inkomen. Dat kan alleen in een land waar mensen er voor elkaar zijn.
De bewindslieden zijn onder meer verantwoordelijk voor het arbeidsmarktbeleid, inclusief migratie en vrij verkeer van werknemers, uitkeringen en re-integratie, inkomensbeleid, het combineren van arbeid en zorg, arbeidsomstandighedenbeleid en inspectie daarop.

Programma ENIGMA: Naar een duurzaam digitaal informatiebeheer SZW:
De Wet open overheid (Woo) gaat de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen. Dit betekent dat de overheid (nog) transparanter moet worden, dus ook SZW zal een groot deel van haar informatie (stukken) tijdig actief openbaar moet maken naar de burger toe, daar waar de burger dat nu nog vaak via een Wob-verzoek moet opvragen. Dit krijgt een grote impact op het primair proces van SZW.
SZW pakt deze departementaal brede opgave aan middels het programma ‘ENIGMA: Naar een duurzaam digitaal informatiebeheer SZW’. Het programma heeft tot doel om het informatiebeheer van SZW te verbeteren, transparanter te maken en om het bewustzijn van de omgang met openbaarheid van informatie in het DNA van de ambtenaren en in het werkklimaat/ -proces van het departement te verankeren. Het programma ENIGMA informeert, helpt en faciliteert hierbij de organisatie. Het programma kent een looptijd van vijf jaar (2020-2024) en heeft een projectenportfolio van ongeveer 15 pilots en projecten. De pSG is opdrachtgever van het programma ENIGMA.

Gewenst profiel:
- Minimaal hbo werk- en denkniveau;
- Je hebt minimaal drie jaar relevante werkervaring met het werken in projecten en/of programma’s in de rol van projectsecretaris;
- Je kunt goed omgaan met tijdsdruk en de spanning die het toewerken naar concrete resultaten met zich mee kan brengen;
- Je hebt inzicht en gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen;
- Vaardigheid in het adviseren en ondersteunen van een projectleider;
- Vaardigheid in het opstellen van adviezen;
- Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden;
- Affiniteit met digitale informatiehuishouding;
- Affiniteit met organisatie brede veranderingen.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.