Projectsecretaris

Voor de Gemeente Amsterdam zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris.

Gemeentelijke organisatie:
De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie, Interne Dienstverlening en Stadsbeheer bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad.

Omschrijving functie:
Als Projectsecretaris De Bretten ben jij de spin in het web voor wat betreft de ondersteuning van het projectteam op inhoudelijk en procesmatig gebied. Jij zorgt voor het goede verloop van projecten uit het Ontwikkelboek LaBGreen De Bretten. Jij bent het aanspreekpunt voor bewoners, ondernemers en collega's. Daarnaast is het van essentieel belang dat je als projectsecretaris toeziet op de naleving van gemaakte afspraken en de project budget beheerd. De werkzaamheden:
- Je bent de sparringspartner inzake actuele ontwikkelingen.
- Je hebt een verbindende functie binnen het team
- Het organiseren van overleggen en bijeenkomsten en verslaglegging.
- Verzamelt, analyseert en verwerkt informatie efficiënt.
- Het organiseren van de projectadministratie en het bewaken van de kwaliteit en volledigheid hiervan.
- Zorgt voor tijdige voorbereiding en organisatie om gestelde doelen te bereiken;
- Is in staat om alle verzoeken om projectinformatie efficiënt af te handelen;
- Informeert de ambtelijk opdrachtgever tijdig en gestructureerd over het projectverloop;
- Bespreekt knelpunten, kansen en bedreigingen pro-actief;
- Schrijft verslagen, notities en brieven die prettig leesbaar zijn;
- Maakt overzichtelijke rapporten met een heldere vormgeving;
- Zorgt voor dat alle projecten binnen de budget en tijd blijven;
- Zorgt ervoor dat alle projectinformatie up to date en beschikbaar is;
- Is verantwoordelijk voor de archivering en dossiervorming;
- Voorbereiden, schrijven en opstellen van de bestuurlijke stukken.

1. Je bent beschikbaar voor het interview en na gunning direct inzetbaar voor het gevraagde aantal uren.
2. Je hebt in de afgelopen 2 jaar geen ambtelijke aanstelling gehad bij de gemeente Amsterdam.
3. Je beschikt minimaal over een WO diploma.
4. Je hebt minimaal 1 jaar recente ervaring in een soortgelijke functie binnen 4G gemeente als projectsecretaris of bijv. projectleider.
5. Je hebt kennis van het natuurgebied De Bretten.
6. Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met het beheren van de projectadministratie.
7. Je hebt minimaal 1 jaar ervaring in het opstellen, bijhouden en bewaken van projectplan en het toezien op naleven van afgesproken procedures en processen.
8. Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met gebiedsgericht werken en projectmanagement.
9. Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met het beheren van de projectbegroting, het aangaan van aanbestedingen en het schrijven van subsidieaanvragen.
10. Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met het organiseren en (bege)leiden van events, bijeenkomsten en activiteiten.

1. Je hebt ervaring met design sprint.
2. Je hebt ervaring met het coördineren en opzetten van een participatietraject.
3. Je hebt ervaring binnen een gemeentelijke organisatie, bij voorkeur bij de Gemeente Amsterdam.

Locatie: Amsterdam
Startdatum: 16-04-2021
Duur: 12 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 36 uur per week
Tarief: max. €62,00
Sluitingsdatum: 25-03-2021
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: z.s.m. na sluiting

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.