Projectondersteuner Examencommissie (payroll)

Voor de Nationale Politie zijn wij op zoek naar een Projectondersteuner Examencommissie (payroll).

LET OP:
Deze opdracht kan niet ingevuld worden door een ZZP’er. De kandidaat is elders in dienst of is bereid deze opdracht op basis van payroll in te vullen.

Omschrijving opdracht:
Projectondersteuner Examencommissie
T.b.v. de opdracht worden de volgende werkzaamheden verricht, om de doelstellingen te behalen:
- De projectondersteuner is mede verantwoordelijk voor het goed functioneren van de drie examencommissie van de Politieacademie t.b.v. de opdracht;
- De kern van de werkzaamheden bestaat uit: correspondentie voeren, agenda’s voor overleggen samenstellen, verslagleggen, archiveren, communiceren, mede organiseren van bijeenkomsten/evenementen t.b.v. de opdracht.

Doelstelling:
De projectondersteuner die wij zoeken:
Heeft ruime ervaring in het ondersteunen van organisaties op secretarieel, projectmatig en organisatorisch gebied.
Heeft een goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid. Is in staat om studenten en medewerkers en andere stakeholders te woord te staan. Heeft daarbij een dienstverlenende instelling.
Is als eerste aanspreekpunt in staat om (binnen vastgestelde kaders en beleidsrichtlijnen) zelfstandig te werken, en taken af te handelen op basis van gestelde prioriteiten. Zorgt er daarbij voor dat vragenstellers snel een reactie krijgen op gestelde vragen, ook als deze niet direct bij de examencommissie thuishoren.
Is in staat de juiste stakeholders van de examencommissie binnen de organisatie te bereiken en contacten te leggen en onderhouden.
Is in staat om samen met de andere ondersteuners van de examencommissie het werk uit te voeren, de werkprocessen verder te professionaliseren en elkaars professionaliteit te bevorderen.
Heeft aantoonbaar goede schriftelijke vaardigheden t.a.v.:
verslaglegging van vergaderingen / overleggen;
voeren van correspondentie;
archivering.
Is op de hoogte van (of bereid kennis op te doen van):
het basis- en vakspecialistisch onderwijs van de Politieacademie;
de wijze van examinering in het onderwijs en de rol van de examencommissie daarin;
relevante wet- en regelgeving.
Persoonskenmerken. De projectondersteuner die wij zoeken:
Is van nature een teamspeler die goed kan organiseren.
Houdt het hoofd koel: is in staat om in een hectische omgeving diverse dossiers en zaken naast elkaar te coördineren en het overzicht hierover te behouden.
Is flexibel en kan snel schakelen tussen diverse onderwerpen.
Is analytisch ingesteld. Kan problemen analyseren, verbanden leggen en grotere lijnen doorzien.
Is creatief ingesteld. Is in staat oplossingen voor problemen te vinden, alleen of in samenwerking met de directe collega’s.
Heeft gevoel voor verhoudingen in een organisatie vanuit de onafhankelijke positie van de examencommissies.
Concrete opdracht:
Deze opdracht bestaat uit 3 onderdelen, waarbij de concreet te behalen doelstellingen als volgt zijn:
1. Ondersteunen van 30 bijeenkomsten van examencommissies;
2. Ondersteun de 125 bijeenkomsten van de dagelijkse besturen van de examencommissies;
3. Ondersteun bij het nemen van 1000 examenbesluiten.
Deze opdracht wordt uitbesteed aan 2fte, waarbij de opdracht is afgerond bij het behalen van de 3 projecten. De onderdelen worden, zelfstandig door de opdrachtnemers uitgevoerd.

Omschrijving verantwoordelijkheden:
Behalen van de doelstellingen zoals eerder genoemd.

Contacten:
De projectondersteuner maakt deel uit van het team Examencommissies: de voorzitters, secretarissen en ondersteuners van de examencommissies BPO, VPO en HO. Verder heeft de projectondersteuner veel contacten met docenten en studenten.

1. Je gaat ermee akkoord dat deze opdracht op basis van payroll wordt ingevuld. Dit betekent dat je gedurende de opdracht bij ons in dienst komt.
2. De kandidaat heeft minimaal een afgeronde Secretaresseopleiding.
3. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met MS Office (MS Word, MS Powerpoint, MS Excel en MS Teams).
4. De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een onderwijsorganisatie.

1. De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een soortgelijke rol.
2. De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen de rol van secretarieel en/of projectondersteuner.
3. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen (semi-) overheid en/of Politie.

- Organisatievermogen: Bepaalt prioriteiten en geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan om ervoor te zorgen dat activiteiten plaats vinden en zaken geregeld worden. Evalueert de voortgang en stelt waar nodig de planning en opzet bij.
- Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke taal mondeling duidelijk.
- Flexibel gedrag: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.
- Sociale vaardigheden: Beweegt zich tactvol en gemakkelijk in contacten met anderen. Is in staat met zijn optreden emoties en de sociale interactie te beïnvloeden.
- Stressbestendigheid: Blijft effectief presteren onder hoge werk- en tijdsdruk, bij tegenspel en druk door anderen en in onzekere omstandigheden.
- Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.
- Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in.
- Initiatief nemen: Signaleert kansen. Handelt ernaar en durft daarbij risico’s te nemen om uiteindelijk een bepaald herkenbaar voordeel voor de organisatie te behalen. Begintliever uit zichzelf dan passief af te wachten.
- Accuratesse: Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten.

Locatie: Apeldoorn
Startdatum: 01-07-2022
Duur: 31-12-2022
Optie op verlenging: optioneel
Inzet: 28 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 17-05-2022
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: zsm na de beoordeling

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.