Projectmedewerker systeem- en risicoanalyse

Voor Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid zijn wij op zoek naar een Projectmedewerker systeem- en risicoanalyse.

Omschrijving opdracht:
De projectmedewerker werkt nauw samen met de coördinator actualisatie selectielijst en zorgt voor afstemming met het Nationaal Archief en de organisatieonderdelen binnen SZW. De medewerker haalt voor de verschillende onderdelen van zijn opdracht informatie op uit de organisatie en gaat met de verschillende organisatieonderdelen en stakeholders in gesprek om zo tot een adequate en complete risico- en systeemanalyse te komen. Hierbij vormt de handreiking Belangen in Balans van het Nationaal Archief de basis. Naast de risicoanalyse en systeemanalyse, stelt de medewerker een plan op voor het uitvoeren van een steekproefonderzoek naar het juist toepassen van selectiecriteria door de organisatie. Vervolgens voert de medewerker het onderzoek uit in samenwerking met de coördinator actualisatie selectielijst.
1. Risicoanalyse: de medewerker analyseert samen met de proceseigenaren van SZW het belang van de betreffende bedrijfsprocessen en de informatie die daar in omgaat. Van ieder werkproces worden de risico’s van vernietiging van de archiefbescheiden op een bepaald moment in de tijd bepaald. Op basis hiervan wordt bepaald hoe lang informatie minimaal bewaard wordt. Een nog op te stellen risicoprofiel vormt een leidraad voor deze analyse.
2. Systeemanalyse: de medewerker identificeert op organisatieniveau de structuren (relaties tussen actoren, functies en archiefbescheiden) om de wezenlijke informatie te identificeren die nodig is om de activiteiten van een organisatie te kunnen reconstrueren. Een functionele analyse vormt hiervoor de basis. Vervolgens worden de belangrijkste informatieknooppunten binnen de organisatie geïdentificeerd. De systeemanalyse heeft een institutionele invalshoek en identificeert de te bewaren informatie vanuit het perspectief van de missie, doelstellingen en kerntaken van de zorgdrager.

Steekproefonderzoek: de medewerker stelt een plan op voor het uitvoeren van een steekproefsgewijs onderzoek naar de toepassing van de waarderingen in de Selectielijst SZW door de organisatie. Vervolgens voert deze het onderzoek uit in samenwerking met de coördinator actualisatie selectielijst. De resultaten van dit onderzoek worden verwerkt in een rapportage met eventuele aanbevelingen voor verbeteringen en gepresenteerd aan het management en bestuur van SZW.

Kennis, ervaring en vaardigheden
- HBO werk- en denkniveau
- Kennis van wet- en regelgeving zoals de Archiefwet en het Archiefbesluit en selectie en waardering binnen de overheid.

Aanvullend
- Klantgerichtheid
- Analyseren
- Samenwerken
- Omgevingsbewustzijn
- Plannen en organiseren
- Voortgangscontrole
- Initiatief nemen (pro actief)

Omschrijving opdrachtgever:
De afdeling Fysieke en digitale Werkomgeving (FDW) verenigt drie vakdomeinen in zich, namelijk: ICT, Documentaire Informatievoorziening (DI) en Facilitair Management en Huisvesting. De afdeling geeft vorm aan de hoofdtaken voor de departementale bedrijfsvoeringsfunctie. Dit zijn Strategische advisering en control; Afnemer van generieke dienstverlening; Liasonfunctie bij maatwerk. Het domein DI richt zich op het zorgen voor het adequaat beheren en beschikbaar stellen van documentaire informatie. Het domein bevordert de bewustwording bij de medewerker van zijn verantwoordelijkheden met betrekking tot archivering en documentbeheer en ontzorgt de klant waar mogelijk middels goede ondersteuning en intuïtieve tooling. Op het domein zijn diverse overleg en sturingslijnen met Doc-Direkt en het Nationaal Archief als de belangrijkste dienstverleners. Op het terrein van control en toezicht zijn de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, ADR en ARK de gesprekspartners. Vanuit de afdeling wordt het Strategisch Informatieoverleg en interdepartementale programma’s als RDDI ondersteund. Het domein DI is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van de selectielijst van SZW. Afgelopen maanden is de huidige selectielijst onderzocht en geëvalueerd. Hieruit is gebleken dat de selectielijst geactualiseerd moet worden waarbij het gehele proces van het opstellen en vaststellen van een nieuwe selectielijst moet worden doorlopen. Dit omdat selectie en waardering inmiddels volgens een andere methodiek (Belangen in Balans) plaatsvindt dan de methodiek waarop de huidige selectielijst is gebaseerd.

Het domein DI coördineert het actualiseren van de selectielijst. Voor drie onderdelen van de actualisatie is extra ondersteuning nodig en zoekt SZW een projectmedewerker:
1. Risicoanalyse: hiermee wordt bepaald hoe lang informatie ten minste bewaard moet worden.
2. Systeemanalyse: hiermee wordt bepaald welke informatie blijvend bewaard moet worden.
3. Steekproefonderzoek: hiermee wordt onderzocht of de selectielijst in de praktijk juist wordt toegepast.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.