Projectmedewerker Recordmanager

Voor Raad van State zijn wij op zoek naar een Projectmedewerker Recordmanager

Omschrijving opdracht:
De Raad van State bevindt zich midden in een proces van veranderingen. Ontwikkelingen op het gebied van ICT, digitalisering en informatievoorziening volgen elkaar snel op. Onderdeel hiervan is een digitaliseringstraject waar op dit moment niet alle capaciteit voor in huis is. De opdracht: iemand die op een professionele wijze ondersteuning kan bieden op het gebied van een goede informatiehuishouding.

De focus van de opdracht richt zich op het goed inrichten van (digitale) archiveringsprocessen, waarbij alle relevante documenten gedurende de vereiste termijn duurzaam bewaard worden en gemakkelijk terug te vinden zijn. Daarnaast begeleidt de recordmanager de gehele levenscyclus van (digitale) archiefbescheiden.

De recordmanager werkt nauw samen met de archivaris in het beheer van (digitale) informatie en het zorgdragen voor bewustwording binnen Raad van State op het gebied van archivering, informatiehuishouding en kennisborging. De recordmanager richt zich vooral op digitaal archiefbeheer zoals het inrichten van het archiefbeheer en de archiveringsprocessen in digitale systemen.
- Bijdragen aan ontwikkelen van het beleid binnen het werkveld archivering (inclusief recordmanagement).
- Het inhoudelijk begeleiden van medewerkers als het gaat om archiefbeheer inclusief bewerking.
- Toezien op het in archief-technische zin juist en consequent gebruik van het documentaire informatiesysteem en andere digitale informatiesystemen, die onder de archiefwet vallen.
- Adviseren inzake de ontwikkeling van het informatie- of recordmanagement en archivering binnen de organisatie;
- Adviseren over de kwaliteit van het registreren en archiveren van documenten/records op basis van wet- en regelgeving en organisatieprocedures.
- Opstellen van werkwijzen, procedures en procesbeschrijvingen, inclusief de inrichting van de systemen, gerelateerd aan het (digitale) archiefbeheer;
- Deelname aan interne projecten
- Begeleiden digitale archiveringsprocessen, migraties, conversies, etc. van archiefinformatie.

Omschrijving opdrachtgever:
De Raad van State heeft twee functies. Enerzijds is de Afdeling advisering van de Raad van State onafhankelijk adviseur van de regering en parlement over de wetgeving en bestuur en anderzijds is de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State de hoogste algemene bestuursrechter van het land. De Raad van State stelt zich ten doel om door advisering aan wetgever en bestuur en door bestuursrechtspraak bij te dragen aan behoud en versterking van de democratische rechtsstaat en bewaakt de eenheid, legitimiteit en kwaliteit van openbaar bestuur in brede zin. De Grondwet en de Wet op de Raad van State vormen het wettelijk kader, waarbinnen de Raad van State zijn taken verricht. Het Statuut voor het Koninkrijk der Nederlanden vormt de grondslag voor zijn werkzaamheden als Raad van State van het Koninkrijk.

- De Afdeling Advisering brengt zijn adviezen over wetsvoorstellen, algemene maatregelen van het bestuur en internationale verdragen uit aan de regering. Bij advisering let zij op onder meer de beleid analytische, de juridische en de wetstechnische kwaliteit van de adviesaanvragen. De Afdeling advisering is voor dit werk verdeeld in vier secties die elk de adviezen over de voorstellen van twee of drie ministeries voorbereiden.
- De Afdeling bestuursrechtspraak spreekt recht in hoogste instantie in geschillen tussen de burger en de overheid. Bekende voorbeelden zijn geschillen omtrent omgevingsvergunningen (bouw-, Kap-, milieu-, en monumentenvergunningen), handhavingsgeschillen, subsidies en beslissingen op basis van de Wet openbaarheid van bestuur. Daarnaast spreekt de Afdeling bestuursrechtspraak recht in geschillen op het gebied van de ruimtelijk ordening en de vreemdelingenwet.

De Raad van State bestaat uit een vice-president en circa 70 leden, die staatsraden worden genoemd. De koning is voorzitter van de Raad van State, maar dat is een ceremoniële en symbolische functie. De ambtelijke organisatie van de Raad van State bestaat uit ongeveer 650 medewerkers, van wie de helft jurist is. De secretaris heeft leiding over de ambtelijke organisatie die bestaat uit vier directies, te weten directie Advisering, directie Bestuursrechtspraak, directe Bestuursondersteuning en directie Bedrijfsondersteuning (incl. afdeling ICT).

1. Een opleiding op HBO of WO niveau op het gebied van archiefbeheer of digitaal informatiebeheer: Recordsmanagement, SOD II of archivistiek of vergelijkbaar.
2. Minstens 5 jaar relevante kennis en ervaring op het gebied van archiveren, informatie- en recordsmanagement en de ontwikkelingen daarin. Bij voorkeur ervaring binnen een overheidsorganisatie.
3. Kennis van wet- en regelgeving, relevant voor het vakgebied, zoals de Archiefwet, de relevante NEN-ISO normen, de Baseline informatiebeveiliging overheid (BIO), het Toepassingsprofiel Metadata Rijksoverheid (TMR en de aankomende MDTO) en algemene kennis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet open overheid.
4. Inzicht in bestuurlijke processen en organisatiestructuren.
5. Inzicht in de planning- en controlcyclus.
6. In staat gevraagd en ongevraagd te adviseren in vraagstukken op het gebied van archivering en compliance.
7. In staat om op verschillende niveaus duidelijk te communiceren.

Locatie: Den Haag
Startdatum: 15-05-2023
Duur: 7 maanden
Optie op verlenging: Ja
Inzet: 32-36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 01-05-2023
Sluitingstijd: 09:00 uur
Intakegesprek: ntb

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.