14 Jul. 2022
Projectmanager Verbeteren Planproces
36
Noord-Holland
Aanvraag ICAP15407 Tijdelijke inhuur
Voor de Gemeente Amsterdam zijn wij op zoek naar een Projectmanager Verbeteren Planproces.
Opdrachtomschrijving
Als projectmanager werk je binnen het programma 'verbeteren planproces JGZ' dat zich er op richt om meer klantgericht, flexibeler en meer zorg op maat te kunnen plannen. Onder dit programma vallen diverse projecten en ontwikkelingen die moeten bijdragen aan de doelstellingen van het verbeterprogramma, waaronder drie projecten waarvoor wij een projectmanager zoeken.
1. Project Ouderportaal:
Opdracht: Het implementeren van het Ouderportaal 4-12 jaar. Op dit moment biedt JGZ het Ouderportaal aan voor ouders met kinderen tot 4 jaar. Deze functionaliteit wordt uitgebreid. Het ouderportaal is een platform voor ouders en jongeren waar ze terecht kunnen met hun vragen, bepaalde onderdelen van het dossier kunnen inzien en afspraken kunnen maken of verzetten.
Aanleiding & doel:
• Verbeterde bereikbaarheid klanten door meer en actuelere contactgegeven;
• Verbeterde bereikbaarheid JGZ door online, 24/7 afspraken plannen;
• Verbeterde klanttevredenheid; door meer eigen regie inzake afspraken (her)plannen;
• Heldere informatie over de contactmomenten;
• Reduceren van planactiviteiten;
• Verlagen van no-shows;
• Werkwijze past bij de visie en missie van JGZ: Meer klantgericht, flexibeler en meer zorg op maat werken.
Op te leveren onderdelen;
• Verkenning organisatie en huidige werkwijzen;
• Project oriëntatie en analyse van knelpunten, impactanalyse;
• Project- en implementatieplan incl. proefimplementatie;
• Effectmeting; o.a. operationalisatie doelstellingen projecten;
• Voorbereiding en uitvoering proefimplementatie (o.a. training, communicatie-, promotie- ed);
• Evaluatie en advies rapport voor brede uitrol JGZ GGD Amsterdam;
• Ontwerp inrichting functionaliteit;
• Aanpassing en borging inrichting governance (processen, mens, stuurinformatie, conform AVG ed.);
• Oplevering en uitvoering implementatieplan voor ingebruikname nieuwe functionaliteit JGZ breed;
• Rapportages voortgang aan opdrachtgever en programma manager 'verbeteren planproces JGZ';
• Een advies voor eventuele vervolg(stappen) en borging in de lijn.
2. Project plannen door ouders:
Opdracht: Het implementeren van een nieuwe functionaliteit in het DD-JGZ (digitaal dossier JGZ) die het mogelijk maakt dat ouders zelf online een afspraak kunnen maken.
Aanleiding & doel:
• Verbeterde klanttevredenheid; Maximale regie voor ouders die zelf een afspraak kunnen plannen (afspraken niet meer eenzijdig maken);
• Verbeterde bereikbaarheid door afname van het aantal telefoontjes naar JGZ om afspraken te verzetten en door afname van de afhandeltijd;
• Verlagen van no-shows;
• Werkwijze past bij de visie en missie van JGZ: Meer klantgericht, flexibeler en meer zorg op maat werken.
Op te leveren onderdelen;
• Verkenning organisatie en huidige werkwijzen;
• Project oriëntatie en analyse van knelpunten, impactanalyse;
• Project- en implementatieplan incl. proefimplementatie;
• Effectmeting; o.a. operationalisatie doelstellingen projecten;
• Voorbereiding en uitvoering proefimplementatie (o.a. training, communicatie-, promotie- ed);
• Evaluatie en advies rapport voor brede uitrol JGZ GGD Amsterdam;
• Ontwerp inrichting functionaliteit;
• Aanpassing en borging inrichting governance (processen, mens, stuurinformatie, conform AVG ed.);
• Oplevering en uitvoering implementatieplan voor ingebruikname nieuwe functionaliteit JGZ breed;
• Rapportages voortgang aan opdrachtgever en programma manager 'verbeteren planproces JGZ';
• Een advies voor eventuele vervolg(stappen) en borging in de lijn.
3. Het verbeteren van de telefonische bereikbaarheid:
Opdracht: Het verbeteren van de bereikbaarheid door bellers zo doeltreffend mogelijk te helpen en klanttevredenheid en kwaliteit van zorg te vergroten.
Aanleiding & doel:
• Bellers in één keer goed helpen met hun vraag zodat zij maar één keer hun verhaal doen
• Zo kort mogelijke wachttijd (ook in de piekmomenten)
• Zo min mogelijk doorschakelmomenten
• Zo snel mogelijk de juiste persoon aan de telefoon
• Werkwijze past bij de visie en missie van JGZ: Meer klantgericht, flexibeler en meer zorg op maat werken.
Op te leveren onderdelen;
• Verkenning organisatie en huidige werkwijzen;
• Project oriëntatie en analyse van knelpunten, impactanalyse;
• Adviesrapport met mogelijke scenario's ontwerp optimalisatie KCC met daarin topics; telefonie-werkprocessen; gebruik systemen, triage; structuur, competenties ed.
• Project- en implementatieplan;
• Effectmeting; o.a. operationalisatie doelstellingen projecten;
• Aanpassing en borging inrichting governance (processen, mens, stuurinformatie, conform AVG ed.);
• Voorbereiding en uitvoering implementatieplan (o.a. training, communicatie-, promotie- ed);
• Rapportages voortgang aan opdrachtgever en programma manager 'verbeteren planproces JGZ';
• Een advies voor eventuele vervolg(stappen) en borging in de lijn.
Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie, Interne Dienstverlening en Stadsbeheer bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad.
Gevraagde aanpak in projecten
Je bent verantwoordelijk voor het realiseren van de projecten en het soepel laten verlopen van veranderingen binnen JGZ. Je bent zowel conceptueel als praktisch ingesteld en kan het grote geheel goed vertalen naar de dagelijkse praktijk. Je vindt het leuk om samen met een collega's van diverse afdelingen toe te werken naar het realiseren van projecten die werken in de praktijk en bijdragen aan de doelen van programma 'verbeteren planproces JGZ' Je bent een nieuwsgierige verbinder die zorgt dat alle relevante informatie op tafel komt. Je voert impactanalyses uit en adviseert binnen het programma hoe de mensen mee te nemen bij de veranderingen. Niet enkel op ICT en proces gebied, maar juist ook op gebied van gedrag. Samen met de programmamanager 'verbeteren planproces JGZ' kijk je wat er op gebied van gedragsverandering nodig is om een blijvende verbeterslag te maken in het planproces.
De opdrachtgever(s)
De GGD Amsterdam is de grootste en oudste gemeentelijke gezondheidsdienst van Nederland. Het is onze missie om de gezondheid van mensen om ons heen actief te bewaken en bevorderen. We verkleinen gezondheidsverschillen en vergroten de zelfredzaamheid.
De doelstelling van de afdeling Jeugdgezondheidszorg (JGZ) is het bevorderen en beschermen van de gezondheid, groei en ontwikkeling van jeugdigen van 0-18 jaar. Zo'n 500 enthousiaste medewerkers uit diverse disciplines zetten zich hiervoor in. Dit zijn artsen, verpleegkundigen, logopedisten, doktersassistenten en OKT-assistenten. Zij werken vanuit 30 vestigingen verdeeld over Amsterdam en de regio Amstelland.
Opdrachtomschrijving
Als projectmanager werk je binnen het programma 'verbeteren planproces JGZ' dat zich er op richt om meer klantgericht, flexibeler en meer zorg op maat te kunnen plannen. Onder dit programma vallen diverse projecten en ontwikkelingen die moeten bijdragen aan de doelstellingen van het verbeterprogramma, waaronder drie projecten waarvoor wij een projectmanager zoeken.
1. Project Ouderportaal:
Opdracht: Het implementeren van het Ouderportaal 4-12 jaar. Op dit moment biedt JGZ het Ouderportaal aan voor ouders met kinderen tot 4 jaar. Deze functionaliteit wordt uitgebreid. Het ouderportaal is een platform voor ouders en jongeren waar ze terecht kunnen met hun vragen, bepaalde onderdelen van het dossier kunnen inzien en afspraken kunnen maken of verzetten.
Aanleiding & doel:
• Verbeterde bereikbaarheid klanten door meer en actuelere contactgegeven;
• Verbeterde bereikbaarheid JGZ door online, 24/7 afspraken plannen;
• Verbeterde klanttevredenheid; door meer eigen regie inzake afspraken (her)plannen;
• Heldere informatie over de contactmomenten;
• Reduceren van planactiviteiten;
• Verlagen van no-shows;
• Werkwijze past bij de visie en missie van JGZ: Meer klantgericht, flexibeler en meer zorg op maat werken.
Op te leveren onderdelen;
• Verkenning organisatie en huidige werkwijzen;
• Project oriëntatie en analyse van knelpunten, impactanalyse;
• Project- en implementatieplan incl. proefimplementatie;
• Effectmeting; o.a. operationalisatie doelstellingen projecten;
• Voorbereiding en uitvoering proefimplementatie (o.a. training, communicatie-, promotie- ed);
• Evaluatie en advies rapport voor brede uitrol JGZ GGD Amsterdam;
• Ontwerp inrichting functionaliteit;
• Aanpassing en borging inrichting governance (processen, mens, stuurinformatie, conform AVG ed.);
• Oplevering en uitvoering implementatieplan voor ingebruikname nieuwe functionaliteit JGZ breed;
• Rapportages voortgang aan opdrachtgever en programma manager 'verbeteren planproces JGZ';
• Een advies voor eventuele vervolg(stappen) en borging in de lijn.
2. Project plannen door ouders:
Opdracht: Het implementeren van een nieuwe functionaliteit in het DD-JGZ (digitaal dossier JGZ) die het mogelijk maakt dat ouders zelf online een afspraak kunnen maken.
Aanleiding & doel:
• Verbeterde klanttevredenheid; Maximale regie voor ouders die zelf een afspraak kunnen plannen (afspraken niet meer eenzijdig maken);
• Verbeterde bereikbaarheid door afname van het aantal telefoontjes naar JGZ om afspraken te verzetten en door afname van de afhandeltijd;
• Verlagen van no-shows;
• Werkwijze past bij de visie en missie van JGZ: Meer klantgericht, flexibeler en meer zorg op maat werken.
Op te leveren onderdelen;
• Verkenning organisatie en huidige werkwijzen;
• Project oriëntatie en analyse van knelpunten, impactanalyse;
• Project- en implementatieplan incl. proefimplementatie;
• Effectmeting; o.a. operationalisatie doelstellingen projecten;
• Voorbereiding en uitvoering proefimplementatie (o.a. training, communicatie-, promotie- ed);
• Evaluatie en advies rapport voor brede uitrol JGZ GGD Amsterdam;
• Ontwerp inrichting functionaliteit;
• Aanpassing en borging inrichting governance (processen, mens, stuurinformatie, conform AVG ed.);
• Oplevering en uitvoering implementatieplan voor ingebruikname nieuwe functionaliteit JGZ breed;
• Rapportages voortgang aan opdrachtgever en programma manager 'verbeteren planproces JGZ';
• Een advies voor eventuele vervolg(stappen) en borging in de lijn.
3. Het verbeteren van de telefonische bereikbaarheid:
Opdracht: Het verbeteren van de bereikbaarheid door bellers zo doeltreffend mogelijk te helpen en klanttevredenheid en kwaliteit van zorg te vergroten.
Aanleiding & doel:
• Bellers in één keer goed helpen met hun vraag zodat zij maar één keer hun verhaal doen
• Zo kort mogelijke wachttijd (ook in de piekmomenten)
• Zo min mogelijk doorschakelmomenten
• Zo snel mogelijk de juiste persoon aan de telefoon
• Werkwijze past bij de visie en missie van JGZ: Meer klantgericht, flexibeler en meer zorg op maat werken.
Op te leveren onderdelen;
• Verkenning organisatie en huidige werkwijzen;
• Project oriëntatie en analyse van knelpunten, impactanalyse;
• Adviesrapport met mogelijke scenario's ontwerp optimalisatie KCC met daarin topics; telefonie-werkprocessen; gebruik systemen, triage; structuur, competenties ed.
• Project- en implementatieplan;
• Effectmeting; o.a. operationalisatie doelstellingen projecten;
• Aanpassing en borging inrichting governance (processen, mens, stuurinformatie, conform AVG ed.);
• Voorbereiding en uitvoering implementatieplan (o.a. training, communicatie-, promotie- ed);
• Rapportages voortgang aan opdrachtgever en programma manager 'verbeteren planproces JGZ';
• Een advies voor eventuele vervolg(stappen) en borging in de lijn.
Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie, Interne Dienstverlening en Stadsbeheer bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad.
Gevraagde aanpak in projecten
Je bent verantwoordelijk voor het realiseren van de projecten en het soepel laten verlopen van veranderingen binnen JGZ. Je bent zowel conceptueel als praktisch ingesteld en kan het grote geheel goed vertalen naar de dagelijkse praktijk. Je vindt het leuk om samen met een collega's van diverse afdelingen toe te werken naar het realiseren van projecten die werken in de praktijk en bijdragen aan de doelen van programma 'verbeteren planproces JGZ' Je bent een nieuwsgierige verbinder die zorgt dat alle relevante informatie op tafel komt. Je voert impactanalyses uit en adviseert binnen het programma hoe de mensen mee te nemen bij de veranderingen. Niet enkel op ICT en proces gebied, maar juist ook op gebied van gedrag. Samen met de programmamanager 'verbeteren planproces JGZ' kijk je wat er op gebied van gedragsverandering nodig is om een blijvende verbeterslag te maken in het planproces.
De opdrachtgever(s)
De GGD Amsterdam is de grootste en oudste gemeentelijke gezondheidsdienst van Nederland. Het is onze missie om de gezondheid van mensen om ons heen actief te bewaken en bevorderen. We verkleinen gezondheidsverschillen en vergroten de zelfredzaamheid.
De doelstelling van de afdeling Jeugdgezondheidszorg (JGZ) is het bevorderen en beschermen van de gezondheid, groei en ontwikkeling van jeugdigen van 0-18 jaar. Zo'n 500 enthousiaste medewerkers uit diverse disciplines zetten zich hiervoor in. Dit zijn artsen, verpleegkundigen, logopedisten, doktersassistenten en OKT-assistenten. Zij werken vanuit 30 vestigingen verdeeld over Amsterdam en de regio Amstelland.
Functie eisen (knock-out criteria)
1. Je bent beschikbaar voor het interview en na gunning direct inzetbaar voor het gevraagde aantal uren.
2. Je hebt in de afgelopen 2 jaar geen ambtelijke aanstelling gehad bij de gemeente Amsterdam.
3. De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een wo werk- en denkniveau.
4. De aangeboden kandidaat is in het bezit minimaal een afgeronde wo opleiding.
5. De aangeboden kandidaat heeft minimaal 2 jaar gewerkt in een JGZ organisatie bij een grote gemeente in de laatste 5 jaar.
6. De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar (in afgelopen 5 jaar) ervaring op gedaan als projectmanager voor complexe ICT-projecten met een aantoonbaar veranderkundig element.
7. De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar (in afgelopen 5 jaar) ervaring met procesoptimalisatie en verbetering .
8. De aangeboden kandidaat heeft minimaal1 jaar (in afgelopen 5 jaar) ervaring in het aansturen van call flow processen.
9. De aangeboden kandidaat heeft 2 jaar (in afgelopen 5 jaar) ervaring met het optimaliseren / oprichten van nieuwe ICT & planprocessen.
10. De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 1 keer ervaring als projectleider van implementatie van een Ouderportaal / cliëntenportaal opgedaan.
2. Je hebt in de afgelopen 2 jaar geen ambtelijke aanstelling gehad bij de gemeente Amsterdam.
3. De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een wo werk- en denkniveau.
4. De aangeboden kandidaat is in het bezit minimaal een afgeronde wo opleiding.
5. De aangeboden kandidaat heeft minimaal 2 jaar gewerkt in een JGZ organisatie bij een grote gemeente in de laatste 5 jaar.
6. De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar (in afgelopen 5 jaar) ervaring op gedaan als projectmanager voor complexe ICT-projecten met een aantoonbaar veranderkundig element.
7. De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar (in afgelopen 5 jaar) ervaring met procesoptimalisatie en verbetering .
8. De aangeboden kandidaat heeft minimaal1 jaar (in afgelopen 5 jaar) ervaring in het aansturen van call flow processen.
9. De aangeboden kandidaat heeft 2 jaar (in afgelopen 5 jaar) ervaring met het optimaliseren / oprichten van nieuwe ICT & planprocessen.
10. De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 1 keer ervaring als projectleider van implementatie van een Ouderportaal / cliëntenportaal opgedaan.
Functie wensen (gunningscriteria)
1. De aangeboden kandidaat heeft Lean certificaat op minimaal green belt niveau.
2. De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het Digitaal Dossier JGZ: Kidos (in afgelopen3 jaar).
3. De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het ouderportaal van Kidos (afgelopen 3 jaar).
4. De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het callflowsysteem QuandaGo (afgelopen jaar).
2. De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het Digitaal Dossier JGZ: Kidos (in afgelopen3 jaar).
3. De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het ouderportaal van Kidos (afgelopen 3 jaar).
4. De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het callflowsysteem QuandaGo (afgelopen jaar).
Competenties
- Analytisch vermogen
- Omgevingsbewustzijn
- Samenwerken
- Relatiebeheer
- Resultaatgerichtheid
- Overtuigingskracht
- Omgevingsbewustzijn
- Samenwerken
- Relatiebeheer
- Resultaatgerichtheid
- Overtuigingskracht
Algemene informatie m.b.t. de aanvraag
Locatie: Amsterdam
Startdatum: 01-08-2022
Duur: 31-07-2023
Optie op verlenging: optioneel
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 14-07-2022
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: zsm na de beoordeling
Startdatum: 01-08-2022
Duur: 31-07-2023
Optie op verlenging: optioneel
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 14-07-2022
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: zsm na de beoordeling
Hoe dient uw aanbieding verzorgd te worden?
- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).
N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).
N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.
Locatie
Amsterdam
