Projectmanager Aanbesteding Financieel Systeem

Voor de Gemeente Hilversum zijn wij op zoek naar een Projectmanager Aanbesteding Financieel Systeem.

Omschrijving opdracht:
Algemene omschrijving
Het huidige financieel systeem Key2Finance van Centric wordt al lange tijd gebruikt binnen de gemeente Hilversum. De gemeente Hilversum gaat zich voorbereiden op een Europese aanbesteding voor een nieuw systeem.

De verandering van financiële werkprocessen en daar aan gerelateerde werkprocessen en systemen zoals factuurafhandeling en LIAS is daar onlosmakelijk aan verbonden.

Het huidige systeem is functioneel onvoldoende in staat om de primaire financiële processen op een gebruikersvriendelijke manier te ondersteunen als gevolg van verouderd(e) architectuur en data model, waardoor koppelingen met andere systemen niet of moeilijk te realiseren zijn.

Het project vergt een gedegen voorbereiding, aanbesteding en implementatie fase. De beoogde livegang van het pakket is, gezien de noodzakelijke voorbereidingen, 01-01-2023.

Doel van vernieuwing financieel systeem
Optimale financiële dienstverlening bieden aan onze organisatie, vergroten van grip op onze financieel gezonde informatiehuishouding en verhogen de kwaliteit van onze financiële bedrijfsvoering.

Daadwerkelijke resultaten die uit deze doelstelling gerealiseerd moeten worden zijn onder andere:
- Verbeterde organisatie-brede financieel gezonde dienstverlening, verbeterde financiële informatiehuishouding en verbeterde financiële bedrijfsvoering.
- Vergroten zelfredzaamheid van onze medewerkers binnen de financiële informatie-huishouding.
- Centrale ontsluiting van financiële informatie.
- Verbeterde beschikbaarheid en raadpleegbaarheid van financiële informatie.
- Grip op financiële processen en verantwoording hierover.
- Een transparante en eenduidige manier van werken.
- Inzicht in en verkorten van doorlooptijden en werkvoorraden.
- Mogelijkheden voor het onderbrengen van specifieke financiële terreinen zoals vastgoed en grondzaken, een projectadministratie en van e-facturering.
- Ruimte maken voor innovatie en data gedreven werken.

Wat vragen we van jou?
We vragen jou als projectmanager dit complexe traject met op een ondernemende en resultaatgerichte manier te laten slagen. Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden zijn hierbij onmisbaar. De projectmanager creëert draagvlak binnen de organisatie, werkt projectmatig, heeft oog voor processen en heeft veel ervaring met dergelijke aanbestedingstrajecten.

Kerntaken:
- Aansturen van de projectorganisatie.
- Opstellen van projectdocumenten met specificaties ten aanzien van tijd, bemensing, risico's, budget en kwaliteit. Dit in overeenstemming met de opdracht van de (gedelegeerd) opdrachtgever.
- Opstellen van documenten benodigd voor bestuurlijke besluitvorming.
- Opstellen en laten vaststellen van een business case.
- Adviseren aan de (gedelegeerd) opdrachtgever.
- Inhoudelijk toelichten van het project, de projectresultaten en consequenties.
- Het voorzitten van project overleggen, stuur- en klankbordgroep.
- Het actief beïnvloeden van actoren in de omgeving van het project en deze op één lijn brengen.
- Het bewaken en sturen op planning, volledigheid en samenhang van voorbereiding van de publicatie tot en met de uiteindelijke gunning.
- Informeren en betrekken van alle stakeholders binnen de organisatie.
- Komen tot een onderbouwd advies voor de implementatie van een nieuw financieel systeem, inclusief een voorstel voor een projectplanning en -organisatie van deze fase.

Je legt rechtstreeks verantwoording af aan de teammanager financiën en control en werkt nauw samen met de adviseur informatiemanagement, de inkoopadviseur, de medewerkers in de financiële keten en met concern control.

Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met de inhoud en bedrijfsvoering van de financiële keten, financieel beleid en de planning & control cyclus.

Je wacht niet af, bent proactief en een stevige regisseur en adviseur. Je spreekt aan, neemt eigenaarschap en verantwoordelijkheid.

Specifiek heb je verder de volgende kennis en ervaring met:
- Werkervaring met financiële processen binnen de overheid en van hieraan gerelateerd processen, zoals bijvoorbeeld projectmanagement en inkoop.
- Ervaring met de specifieke markt, de verschillende oplossingsrichtingen die geboden kunnen worden.
- Ervaring met het initiëren en begeleiden van aanbestedingsprocedures.
- Werkervaring met verandermanagement.
- Ervaring met werken in projecten en sturing geven aan projecten.
- Ervaring met het implementeren van financiële systemen binnen overheidsorganisaties.

Omschrijving opdrachtgever:
Gemeente Hilversum, een uitdagende werkgever in de Mediastad in het groen
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen.

Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen - binnen en buiten de organisatie - stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.

Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.