Projectleider senior-adviseur (Routekaart AOIC).

Voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid zijn wij op zoek naar een Projectleider senior-adviseur (Routekaart AOIC).

De organisatie
Het College van procureurs-generaal vormt het landelijk bestuur van het Openbaar Ministerie (OM). Het College wordt hierin bijgestaan door een landelijke staf, het Parket-Generaal. Een onderdeel daarvan wordt gevormd door de afdeling Finance & Control (F&C). De afdeling F&C bestaat naast de Auditgroep OM uit de clusters Concerncontrol, Portfoliomanagement en Bestuurlijke informatievoorziening. De afdeling F&C ondersteunt het College in zijn bestuurlijke rol, met name in de uitvoering van de cyclus van planning & control, toezichthouden en verantwoording afleggen in de meest ruime zin. Het Openbaar Ministerie (OM) is verantwoordelijk voor een veilige en rechtvaardige samenleving. Het is van groot maatschappelijk belang dat het OM haar besturing en bedrijfsvoering effectief heeft ingericht en uitvoert. In dit licht heeft het College van procureurs-generaal besloten om de bedrijfsvoering op verschillende deelgebieden te versterken. Er wordt daarbij voortgebouwd op reeds ingezette verbeteringen en er wordt prioriteit gegeven aan de meest urgente vraagstukken

Beschrijving directie/afdeling
De medewerker komt te werken bij de Auditgroep OM. De Auditgroep OM heeft als taak het uitvoeren van diverse audits voor het College. Door jaarlijks interne financial AO/IC en operational audits uit te (laten) voeren worden de risico’s en omissies in het administratief proces, financieel, personeel en materieel beheer tijdig gesignaleerd en wordt er ruimte gecreëerd om tijdig adequate beheersmaatregelen te treffen. Met als uiteindelijk doel dat het OM in control is op het administratief proces en financieel beheer in de meest ruime zin.

Beschrijving omschrijving dienst, aanleiding en doel
De scope van de doorontwikkeling is de financiële functie (F&C), HRM & Organisatieontwikkeling (HRM&O) en Huisvesting & Facilities (H&F). Hiertoe hebben de concerndirecteuren F&C, HRM&O en H&F een routekaart voor deze disciplines opgesteld. Het beoogd resultaat van de Routekaart F&C is een doelmatig en efficiënt ingerichte financiële functie die als strategisch business partner het College en de parketten ondersteunt bij het sturen, monitoren, bijsturen en evalueren van de geleverde prestaties. Dit doet de toekomstige financiële functie door samen te werken vanuit eenduidige kaders, instrumenten en processen waarbij kennis onderling gedeeld wordt en het College en de parketten centraal staan. De focus hierbij is o.a. dat:
- de rol van business partner voor de onderdelen en adviseur voor het College proactief wordt ingevuld;
- de taak-, verantwoordelijkheids- en bevoegdheidsverdeling tussen de onderdelen en de stafdirecties helder en uniform is;
- de werkprocessen bij de onderdelen uniform zijn, met oog voor verschillen in omvang en complexiteit van de onderdelen;
- eenduidige formats en spelregels worden gebruikt;
- standaardrapportages beschikbaar zijn waarin financiële en operationele informatie is gecombineerd en laagdrempelig beschikbaar is op verschillende aggregatieniveaus;
- controles op risico’s worden gebaseerd.
Gezien de omvang van de activiteiten van de Routekaart worden 2 plateaus onderscheiden. In 2023 wordt met plateau 1 aangevangen. Hiertoe zullen de thema’s uitgewerkt worden in projectkaarten. De projectkaarten brengen nadere detaillering en verdieping aan en geven per werkstroom inzicht in doelstelling, activiteiten, mijlpalen en afhankelijkheden. De projectkaarten vormen een belangrijk fundament voor projectsturing. De Routekaart F&C is opgedeeld in 4 deelprojecten (zie hierna) waarbij de clusterhoofden van de afdeling F&C van het OM de trekker en eindverantwoordelijke zijn voor hun deelproject. De te bereiken resultaten voor F&C in plateau 1 ten aanzien van de deelprojecten zijn:
1. P&C-cyclus: planningsproducten zoals procedures, kaderbrief, begrotingsformat, gesprekscyclus.
2. AO/IB: uniformering deel van de financiële processen, lacunes/dubbelingen werk vaststellen en mandatering bepalen.
3. Managementinformatie: bepalen uitgangspunten voor managementinformatiebehoefte en versterking bestaande managementinformatie, inventariseren generieke informatie behoefte en best practices.
4. Organisatie van de financiële functie: bepalen uitgangspunten to-be financiële organisatie, verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden lokaal/landelijk, organisatie en inrichting landelijke staf.

Besturing Routekaart F&C
Onder aansturing van de concerndirecteur F&C zal uitvoering worden gegeven aan de routekaart F&C. Hij doet dat in samenspraak met de adviescommissie F&C. Deze adviescommissies is samengesteld uit een hoofdofficier, een plaatsvervangend hoofdofficieren en drie directeuren bedrijfsvoering van de parketten. Voorstellen worden voorgelegd aan de adviescommissies voordat besluitvorming in het College plaatsvindt. De concerndirecteur F&C bewaakt, samen met de Procureur-Generaal Bedrijfsvoering, de inhoud, samenhang en tempo van de routekaarten en rapporteert daarover periodiek aan het College van Procureurs-Generaal. Voor F&C zal een externe programmamanager worden aangesteld die rapporteert aan de concerndirecteur F&C. Deze programmamanager stuurt de vier interne trekkers van de deelprojecten aan. Voor deze activiteit is intern onvoldoende personele capaciteit. Daarom wordt externe ondersteuning gezocht.

Functieomschrijving
Een stevige, gedreven en energieke adviseur met AO/IC expertise en project(leiders)ervaring op senior niveau. Bij voorkeur ondersteund door een medior functie. Beide functies parttime. De senior heeft een overkoepelende en inhoudelijk sturende rol. De belangrijkste competenties zijn:
- kunnen opstellen van procesbeschrijvingen inclusief AO/IC risico’s en beheersmaatregelen en taken en bevoegdheden;
- uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden en kan goed samenwerken met verschillende partijen;
- inventiviteit/creativiteit;
- ervaring met netwerken in complexe omgevingen, omgevingsbewustzijn;
- overtuigingskracht;
- plannen en organiseren/projectmatig werken;
- organisatie/politieke/bestuurlijke-sensitiviteit
- kennis van en werkervaring met administratieve organisatie en interne controles, bij voorkeur in de overheidssfeer.
In het kader van de implementatie routekaart zijn wij op zoek naar iemand die ondersteuning kan bieden op het gebied van AO/IC bij het uitwerken en vastleggen van procedures en uniformeren van de administratieve beheersing van het primair en financieel proces. De senior heeft als opdracht om dit inzicht in de administratieve processen in kaart te brengen en de processen te uniformeren voor het gehele OM. Hierbij dient sprake te zijn van een geborgde werkwijze die toekomstbestendig is en aan alle compliance-eisen voldoet. Dit project heeft nauwe samenhang met andere projecten/programma’s die zien op de uitvoering van deze processen in het kader van de Routekaart. Je adviseert over toepassing van beleid en je begeleidt en ondersteunt bij de implementatie daarvan. Je bent in staat om uitvoeringsplannen en integrale adviezen te schrijven waarbij je rekening houdt met de interne- en externe omgeving waarin je werkt en je bent in staat om een netwerk op te bouwen en effectief te gebruiken. Bij het opstellen van jouw voorstellen, adviezen en plannen van aanpak zoek je afstemming met verschillende stakeholders, inhoudelijke experts van diverse disciplines en uitvoeringsverantwoordelijken op alle OM-onderdelen. Je werkt op een effectieve, resultaatgerichte en planmatige wijze.

Interviewcriteria:
1. Kandidaat weet snel de kernvraag in complexe materie boven tafel te krijgen
2. Kandidaat is deskundig en in staat zijn kennis en ervaring snel in te zetten
3. Kandidaat laat zien dat hij de diverse belangen in een complex veld kan overzien en ondanks de tegenstellingen in die belangen kan acteren.
4. Kandidaat kan zich goed uitdrukken en is sociaal vaardig
5. Past binnen het team: Communicatief vaardig (ideeën en oplossingen kunnen overbrengen en klantgericht zijn), Secuur, Aanpassingsvermogen (zelfstandig en binnen klein team, zowel gestructureerd als improviserend kunnen werken), Stressbestendig (meerdere prioriteiten tegelijk aankunnen), Flexibel (kunnen omgaan met wijzigingen in prioriteiten)

VOG:
Bij eventuele gunning lever je zo snel mogelijk na startdatum bij de inhurende manager, een rechtsgeldig VOG in welke niet langer dan 6 maanden voorafgaand aan de beoogde startdatum is afgegeven, organisatie specifiek is én betrekking heeft op de aard van de uit te voeren diensten/werkzaamheden.

Geheimhoudingsverklaring:
Bij eventuele gunning lever je een ingevulde en ondertekende geheimhoudingsverklaring in als bijgevoegd bij de overeenkomst.

1. beschikbaar voor 18 uur per week.
2. een afgeronde opleiding HBO. En beschikt over WO werk- en denkniveau.
3. minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het in kaart brengen van administratieve processen. Kandidaat dient dit aantoonbaar te maken in de CV.
4. minimaal 3 jaar relevante werkervaring als auditor (RA, RO of CIA) binnen de Rijksoverheid. Kandidaat dient dit aantoonbaar te maken in de CV.
5. minimaal 5 jaar relevante ervaring als projectleider in complexe omgevingen. De complexiteit zit in de politieke-bestuurlijke omgeving en diversiteit aan belangen en werkwijzen doordat verschillende organisaties deel uit maken van de keten. Kandidaat dient dit aantoonbaar te maken in de CV
6. minimaal 3 procesoptimalisatie-trajecten uitgevoerd in een projectleidersrol. Kandidaat dient deze ervaring aantoonbaar te maken in de CV.

1. relevante ervaring heeft met auditing/ AO/IC.
2. ervaring met soortgelijke opdrachten bij Rijksbrede organisaties.
3. gewerkt met werken binnen de Rijskoverheid.
4. gewerkt als projectleider/adviseur.

Locatie: Den Haag
Startdatum: 01-03-2023
Duur: 6 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 18 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 24-02-2023
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: n.t.b

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.