Projectleider Organisatie

Voor de Gemeente Tilburg zijn wij op zoek naar een Projectleider Organisatie.

Omschrijving opdracht:
Het vakgebied van archivering is meer dan ooit in ontwikkeling. Door nieuwe wetgeving, digitalisering en raakvlakken met vele andere (nieuwe) vakgebieden en informatiewetten moeten er veel keuzes gemaakt worden. Oude contracten lopen af en bieden kansen voor de toekomst. Er moeten nieuwe stippen op de horizon gezet worden zodat we de komende jaren daar met vernieuwde energie en duidelijke focus naar toe ontwikkelen. Dit project is bedoeld om de keuzes te maken en de route mee uit te stippelen zodat daarna de vakspecialisten de weg kunnen volgen.

Aanleiding:
Er zijn diverse aanleidingen die ervoor zorgen dat dit project NU gestart moet worden.
1. De komst van de Wet Open Overheid (WOO) en de nieuwe Archiefwet;
2. Een toename van de werkzaamheden, een verschuiving van taken, een mismatch tussen de beschikbare en de benodigde capaciteit conform de huidige afspraken;
3. Einde contract met het Regionaal Archief Tilburg (RAT) in 2024.

Wet Open Overheid (WOO) & Archiefwet
Met de komst van de Wet Open Overheid (WOO) en daarmee de steeds meer prangende noodzaak om te investeren in een betrouwbare overheid komt ook meer druk te liggen op het toezicht op de nog niet overgedragen gemeentelijke informatie. We moeten immers verantwoording kunnen afleggen hoe we om gaan met deze informatie, en via het toezicht door onze gemeentearchivaris en archiefinspecteur borgen we dit.

Werkzaamheden & Capaciteit
De afgelopen jaren maakt het vakgebied een enorme ontwikkeling door. Door nieuwe wetgeving maar vooral ook digitalisering is het werk veel complexer geworden. Naast de nog bestaande ‘papieren’ dossiers neemt de hoeveelheid digitale dossiers rap toe. Ontwikkelingen om digitaal gevormde informatie zodanig te beheren dat de organisatie haar handelen kan verantwoorden, blijven achter. (bijvoorbeeld e-depot) Als organisatie moeten we onze werkprocessen beter beschrijven. Ook de randvoorwaarden voor toegang tot informatie moeten beter georganiseerd worden. Voor alle toezichthouders is dit een belangrijke basis: de vraag of er sprake is van het rechtmatig verwerken van persoonsgegevens steunt voor een groot deel op het voorhanden zijn van deugdelijke procesbeschrijvingen, met daaraan gekoppeld strakke autorisaties. Voorts vormt het vraagstuk ‘actieve openbaarheid’ voor de gehele organisatie een nieuwe uitdaging. Interbestuurlijk Toezicht (IBT) vanuit de provincie vraagt aan gemeenten jaarlijks een voortgangsverslag. volgens rekennormen uit 2010 (uitgegaan van 1x per 4 jaar grootinspectieverslag) heb je dan 9 full time FTE aan toezicht nodig! Er is een mismatch tussen de benodigde capaciteit op dit moment en de beschikbare capaciteit als je kijkt naar de totale klantenkring. We bedienen nu 17 klanten met 3,2 FTE (inspecteur en archivarissen). Dit limiteert zich dus niet enkel tot de gemeente Tilburg, maar voeren wij werkzaamheden uit voor 11 regio gemeenten èn 6 GR’en (bijvoorbeeld Regio Hart van Brabant en de Veiligheidsregio). Voor al deze partijen wordt er toezicht gehouden vanuit de Archiefwet 1995. Van enkele regiogemeenten ontvangen we een financiële tegemoetkoming, maar van de meesten niet.

Contract Regionaal Archief Tilburg (RAT) eindigt.
Daarnaast is er een overeenkomst met de stichting Mommerskwartier over het onderdeel Regionaal Archief Tilburg (RAT) als archiefbewaarplaats van de gemeente Tilburg, waar het praktische, uitvoerende beheer van de overgebrachte informatie is ondergebracht en sinds een aantal jaren ook voor een aantal andere organisaties digitaal gevormde archiefbescheiden in het e-depot. De regiogemeenten hebben alle individueel ook deze overeenkomst met het RAT. Het RAT is een stichting, geen gemeenschappelijke regeling. Voor deze constructie is in 2006 gekozen, maar dit heeft wel enkele belangrijke juridische consequenties.. Deze constructie is uniek in Nederland. Omdat de stichting Mommerskwartier niet de rechtspersoonlijkheid van een openbaar lichaam heeft, kunnen de archiefbeheertaken voor het overgebracht archief niet aan medewerkers in dienst van de stichting worden gemandateerd; overgebracht archief wordt derhalve in beheer overgedragen aan de (gemeentearchivarissen), die in dienst zijn van de gemeente Tilburg èn zijn aangewezen door de regiogemeenten en GR’en. De uitvoerende werkzaamheden voor het beheer en nadere toegankelijkheid en beschikbaarstelling van het archief worden deels door medewerkers van RAT gedaan. Vanwege deze knip, vraagt de samenwerking (stichting – gemeente) veel energie en ad hoc acties van de gemeentearchivarissen. In 2024 loopt dit contract af en kan er opnieuw aanbesteed worden. De huidige samenwerking kan worden herzien, of er kan voor een andere constructie gekozen worden. Een marktonderzoek daarvoor moet tijdig opgestart worden om uiteindelijk geen gat te laten vallen in de benodigde dienstverlening.

Doelstelling
- Toekomstbestendig inrichten van het toezicht en de dienstverlening m.b.t. de Archiefwet en de Wet Open Overheid (WOO) en dit borgen voor de lange termijn.
- Groei in de kwaliteit van de dienstverlening bewerkstelligen.
- Meer grip krijgen op de uren/financiën.
- Een betrouwbaardere overheid.

Projectresultaat
- Er is inzichtelijk gemaakt welke concrete gevolgen de wijzigingen uit de aanleidingen hebben.
- Er zijn scenario’s uitgewerkt met mogelijke varianten hoe de toekomst van dit werkveld eruit ziet.
- Het bestuur heeft een besluit genomen welk scenario daadwerkelijk wordt nagestreefd en accordeert de acties die daarbij horen om dit te bewerkstelligen.
- Er is een bestuurlijke keuze gemaakt om wel, niet of in een andere vorm door te gaan met de diensten die we voor de regiogemeenten uitvoeren.
- Het bestuur heeft een besluit genomen binnen welk scenario zij de samenwerking voort zet met het RAT of een andere partij, of kiest voor eigen beheer.
- We weten óf en hoe we moeten gaan aanbesteden passend bij het gekozen scenario.
- Er ligt een onderbouwd plan om de beschikbare/begrote FTE in lijn te brengen met de wettelijke taken die we hebben voor het toezicht op de (gemeentelijke) informatie (archiefwet/WOO) en beheer van de nog niet overgedragengemeentelijke informatie voor de bestaande klantenkring (gemeente Tilburg, de regiogemeenten, de GR’en etc.) In de nieuwe situatie hebben we daarvoor voldoende capaciteit in huis (inclusief de bijbehorende structurele dekking).
- Er ligt een plan van aanpak hoe we de samenwerking voortzetten/beëindigen met onze klantenkring buiten de gemeente Tilburg. Het kan zijn dat de archiefverordeningen van de gemeente Tilburg en de klantenkring aangepast moeten worden als gevolg van deze vernieuwde samenwerking.
- Er ligt een duidelijke planning met daarin de kritische werkzaamheden,besluitmomenten en mijlpalen voor de realisatie van de gewenste nieuwe situatie.

Afbakening
WEL:
- Betrekken medewerkers en management toezicht en de dienstverlening archief
- Begeleiden bestuurlijke besluitvorming (inclusief informeel college)
NIET:
- Het uitvoeren/realiseren van de gemaakte keuzes anders dan beschreven bij de resultaten hierboven.
- Communicatie/afstemming naar de regiogemeenten
- Communicatie/afstemming RAT
- Lean maken van de werkzaamheden
- (Onderdelen van) de Wet Open Overheid en/of de Archiefwet implementeren

Effecten Bedoelde positieve effecten:
- Regiogemeenten zijn zich er nu van bewust dat de archivaris ‘om niet’ wordt geleverd en moeten de toezichts- en beheertaken autonomer gaan organiseren.
- Het werk is behapbaar waardoor we beter toezicht leveren c.q. verantwoording kunnen afleggen.
- De kwantiteit van archieftoezicht/inspectie neemt af.
- De kwaliteit van het kunnen verantwoorden van gevoerd informatieen archiefbeleid neemt toe.
- Medewerkers en organisatie weten veel beter wat en waarom we dit doen.
- We werken actief aan de nieuwe invulling van de Wet Open Overheid (WOO) en de Archiefwet waaraan we moeten voldoen.
- Evenwicht in benodigde en beschikbare FTE is hersteld.
- Vertrouwen in de overheid neemt toe.
- Financieringsstromen zijn weer correct. (Inkomsten gaan nu naar de stichting Mommerskwartier en niet naar de gemeenten. Dit hiaat in de financiële constructie kan hersteld worden.)

Onbedoelde positieve effecten:
- Oude ‘heilige huisjes’ behoren tot het verleden (schoon schip maken en van beklemmende afspraken uit het verleden af komen).
- Een breder publiek is bekend met het werk en de noodzaak van de taak van dit vakgebied.

Onbedoelde negatieve effecten:
- RAT raakt veel klanten kwijt als er gekozen wordt voor een ander scenario waardoor bestaansrecht RAT in gevaar komt.
- Gemeenten en GR’en staan ‘ineens’ zelf aan de lat om te voldoen aan de verplichtingen.
- Mogelijke personele gevolgen voor samenwerkingspartners

VOG:
Bij gunning dien je een recente VOG aan te leveren.

1. bekend met het bestuurlijk besluitvormingsproces;
2. affiniteit met archief;
3. ervaring met samenwerking externe organisaties.

- Ontrafelen
- plannen
- deadlines stellen
- scope vasthouden,

Locatie: Tilburg
Startdatum: 17-04-2023
Duur: 5 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 12 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 11-04-2023
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: 14-04-2023 in de ochtend

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.