Projectleider Nieuw Bedrijfssoftwaresysteem

Voor de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord (OD NHN) zijn wij op zoek naar een Projectleider Nieuw Bedrijfssoftwaresysteem.

Omschrijving opdracht:
Voor de ondersteuning van haar taken in het secundaire proces (onder andere financieel, HR, inkoop-contract en andere secundaire processen), gaat de OD NHN een softwarepakket of een samenstel van software pakketten, hierna te noemen 'systeem’ aanschaffen. Dit gebeurt via een Europese aanbesteding. De OD NHN werkt momenteel met het AFAS systeem dat bij de oprichting in 2014 werd aangeschaft. Het nieuwe systeem moet 1 januari 2024 ingericht en operationeel zijn.
Voor alle werkzaamheden, noodzakelijk voor de voorbereiding en uitvoering van deze Europese aanbesteding, zoekt de OD NHN een ervaren projectleider / adviseur die dit traject volledig begeleidt. Je legt verantwoording af aan de manager bedrijfsvoering waaraan je rapporteert. Wij verwachten van de projectleider dat hij/zij in staat is de organisatie te adviseren de secundaire werkzaamheden over de noodzakelijke systeemonderdelen. Deze systeemonderdelen ondersteunen binnen de OD NHN en de wettelijke verplichting waaraan voldaan moet worden.
De OD NHN behoudt zich het recht voor om de projectleider, na definitieve gunning aan de leverancier die het systeem gaat leveren, in te zetten voor de implementatie van dat systeem. Dit is een optie. Deze optie kan worden ingeroepen indien de projectleider gedurende de voorbereiding en uitvoering van de Europese aanbesteding voldoende in staat wordt geacht de implementatie tot een goed einde te brengen en / of binnen de organisatie van de OD NHN geen geschikte kandidaten zijn te vinden voor deze rol. De duur van deze optionele verlengingsperiode is afhankelijk van de duur van de implementatie.

Omschrijving werkzaamheden:
De projectleider gaat aan de slag met:
- Initieert samenwerking met interne stakeholders.
- Samen met interne stakeholders de inhoud van de aanbesteding bepalen waaronder het programma van eisen.
- Opstellen van een advies aan de manager bedrijfsvoering over de samenstelling van de opdracht alsmede over het al of niet in afzonderlijke percelen onderbrengen van onderdelen.
- Vanuit samenwerking met interne stakeholders adviserend naar de manager bedrijfsvoering over bestaande en nieuw te ontwikkelen producten en processen met betrekking tot het aan te schaffen systeem.
- Verantwoordelijk voor en het organiseren en begeleiden van deelsessies met de betrokken afdelingen en teams binnen de organisatie om tot een binnen de organisatie breed gedragen set van specificaties (programma van eisen, geschiktheidseisen, gunningcriteria en aanbestedingsdocument) te komen.
- Het wegen van belangen en deze vertalen naar de gewenste /benodigde functionaliteit op een zodanige wijze dat dit kan dienen als programma van eisen voor een Europese aanbesteding.
- Samen met de inkoopadviseur de aanbestedingsprocedure vaststellen die aansluit op de relevante markt, het programma van eisen en de IT - architectuur van de OD NHN.
- Samen met inkoop de aanbestedingsstukken opstellen waaronder uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, programma van eisen en gunningscriteria.
- In samenwerking met de inkoopadviseur en de aanbestedingsjurist de Europese aanbesteding uitvoeren en begeleiden.

Indien de projectleider na definitieve gunning wordt ingezet voor de implementatiefase gaat de projectleider aan de slag met:
- Bouwt de samenwerking met interne stakeholders verder uit met als doel dat het systeem zo ingericht en operationeel wordt dat zij optimaal ondersteund worden in hun werkzaamheden.
- Zorgt voor (de uitvoering van) een projectplan of methodiek die een planning gericht op benodigde capaciteit van noodzakelijke interne stakeholders en medewerkers realiseert. Het projectplan of de methodiek realiseert ook gestructureerde aanpak van inventariseren van alle relevante processen tot de uiteindelijke implementatie ervan in het nieuwe systeem.
- De rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen binnen de OD NHN, de projectleider en derden tijdens de implementatie zijn vooraf helder in kaart gebracht door de projectleider.
- OD NHN wordt ontzorgd bij de implementatiewerkzaamheden en verwacht van de projectleider een leidende rol.
- De projectleider informeert de manager bedrijfsvoering tijdig en adequaat over de voortgang van de implementatie.
- De planning houdt in de uitvoering voldoende mate rekening met de continuïteit van de primaire- en ondersteunende processen van OD NHN.
- Het identificeren en beheersen van de belangrijkste risico’s van de implementatie.
- Het volgen van een theoretische aanpak is ondergeschikt aan een pragmatische benadering waaruit ervaring met praktijksituaties spreekt.

Omschrijving opdrachtgever:
Bij de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord (OD NHN) werken circa 200 bevlogen en ervaren collega’s aan de opstelling van adviezen en de uitvoering van milieutaken van 16 gemeenten in Noord-Holland-Noord. Daarnaast is de provincie Noord-Holland onze opdrachtgever. We houden ons bezig met bodemkwaliteit, klimaat, natuur, milieu, duurzaamheid, energietransitie, lucht, afval, asbest, externe veiligheid, zwemwater, wegen en vaarwegen.
Het vakgebied milieu, klimaat en natuur is volop in beweging en in de actualiteit. Werken bij de OD NHN staat dan ook garant voor uitdaging en dynamiek.
En dat in een open en informele werksfeer waarin van elkaar leren voorop staat: samen gaan we voor het beste resultaat. Dat maakt dat onze medewerkers de collegialiteit bij de OD NHN als zeer hoog waarderen.
OD NHN omarmt Het Nieuwe Werken (HNW) waarbij je de ruimte krijgt de taken naar eigen inzicht uit te voeren, en deels ook op een andere plek te werken. Flexibel en zelfstandig. Op die manier kun je werk en privé goed in balans brengen. Onze werkzaamheden omvatten uiteenlopende terreinen (milieu, duurzaamheid en natuur), en dat zorgt voor talloze mogelijkheden om je bij ons te ontplooien.
Wij zijn gevestigd in een modern en goed bereikbaar kantoor, vlakbij het station, uitvalswegen en het centrum van Hoorn.

1. Ervaring heeft met het leiden van groepsprocessen met een door de organisatie gedragen eindresultaat waarbij belangen van de organisatie zijn afgewogen en afgezet tegen het beoogde eindresultaat. Voor dit onderdeel voegt de Inschrijver een referentie toe (niet ouder dan drie jaar) van een project waaruit blijkt:
- Hoe de projectleider het groepsproces heeft aangepakt.
- Hoe de projectleider omgaat met weerstand van mensen uit de groep.
- Stevig in de schoenen staat: brengt de organisatie verder met ondersteunen bij besluiten en bij afweging belangen (dit aspect wordt tijdens het interview beoordeeld).
2. Rapporteert aan de opdrachtgever. Voor dit onderdeel voegt de Inschrijver een geanonimiseerde voortgangsrapportage toe van een recent project (niet ouder dan drie jaar).
3. De organisatie kan adviseren en rekening houdt met resultaatgerichtheid. De Inschrijver voegt een geanonimiseerd advies toe (niet ouder dan drie jaar) dat de projectleider heeft gegeven.

- Verantwoordelijkheid
- Samenwerken
- Resultaatgerichtheid
- Oordeelsvorming
- Regisseren

Locatie: Hoorn
Startdatum: 1 april 2022
Duur: tot 31 maart 2023
Optie op verlenging: Ja
Inzet: 16-24 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 4-3-2022
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: 14,15, 21 of 22 maart 2022

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.