Projectleider migratie document- en zaakinformatie

Voor Provincie Overijssel zijn wij op zoek naar een Projectleider migratie document- en zaakinformatie.

Omschrijving project:
Digitaal Dienstverlenen, Samenwerken en Archiveren. Dit doen we nu al, maar het kan makkelijker, efficiënter en klantgerichter. Om die reden gaat de komende twee jaar de informatievoorziening op de schop. Het programma DA’S Digitaal Werken zorgt hiervoor. Onder het programma vallen onder meer de projecten Zaakgericht Werken, Samenwerken en Migreren.
Voor het migratie project zoeken wij een nieuwe projectleider.
Het doel van het migratieproject is het migreren van de gegevens uit de bestaande systemen (EDO, SquitXO, Docman en de persoonlijke schijven) zodat deze kunnen worden uitgefaseerd. De gegevens worden gemigreerd naar het nieuwe zaaksysteem, SharePoint Online of het aan te schaffen pre-depot (ook onderdeel van de scope van het migratie project). Een belangrijk aspect om rekening mee te houden bij de migratie en het uitfaseren van de systemen is de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie (DUTO).
31 december 2022 dient het laatste systeem, zijnde het DMS systeem (EDO) uitgezet te worden.
Het betreft een lopend project met een onderliggend PID. De eerste feitelijke migratie ten behoeve van het zaaksysteem vond plaats in mei 2021.

Omschrijving opdracht:
Van de projectleider verwachten we dat deze ervaring heeft met data- en documentmigratie.
Je doet deze opdracht in nauwe samenwerking met het programmateam, de projectleiders, de beleidsadviseur Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (DUTO), Records Management (RM) beheerders en de verschillende werkgroepen binnen de projecten. Daarnaast ook met de technisch projectleider die met specifieke technische kennis op de huidige applicaties kan helpen

Omschrijving verantwoordelijkheden:
- Uitvoering van de gewenste migraties zoals bespreken in het PID;
- Bijstellen van het plan waar nodig;
- Inkoop en aanbesteding van een predepot;
- Aanschaf van benodigde migratiesoftware;
- Zorgen dat de systemen Squit XO, Docman en EDO uitgezet kunnen worden;
- Migratie van documenten van de netwerkschijven.

Omschrijving opdrachtgever:
Je gaat aan de slag bij de eenheid Bedrijfsvoering, één van de acht eenheden binnen de provincie Overijssel. Het werk bij Bedrijfsvoering is samen te vatten in drie taken: Adviseren, control(eren) en faciliteren. De eenheid zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega’s van andere eenheden zich helemaal richten op de provinciale opgaven.
De eenheid bestaat uit zeven teams: Leiding, Financiën, Backoffice Financiën, Personeel & Organisatie, Informatie, Faciliteiten en Juridische Zaken.
Adjunct Hoofd Eenheid Bedrijfsvoering is ambtelijk Opdrachtgever voor het programma DA’S Digitaal Werken. Dit programma heeft tot doel om de basisinformatievoorziening te vernieuwen.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.