Projectleider Inrichting document

Voor de Gemeente Amsterdam zijn wij op zoek naar een Projectleider Inrichting document.

Functieomschrijving vervangen door opdrachtomschrijving
Komen tot een inrichting van de digitale ondersteuning van de werkzaamheden van het Ingenieursbureau (en de keten Stedelijke Ontwikkeling) op basis van de nieuw aangeboden centrale digitale voorzieningen zoals Nieuw ADW en Microsoft 365. In het bijzonder het bestuurbaar maken van de document stromen door het Ingenieursbureau en de keten (DMS) en de informatiestromen rond opdracht management en project beheersing in de keten (AmOpIS). Om dit in goede banen te leiden is de gemeente Amsterdam op zoek naar een ervaren, senior projectmanager met inhoudelijke kennis van document- en informatiestromen, alsmede kennis van technische implementaties. Een projectmanager die in staat is om langs een realistische planning het Ingenieursbureau en de overige directies in het fysieke domein te begeleiden bij deze opdracht.

Resultaten die binnen de duur van de opdracht gehaald moeten worden:
Programma Plan Inrichting Digitale Ondersteuning:

• Aanpak voor de uitrol van Nieuw ADW-Werkplek in het Ingenieursbureau in overleg met het ADW Programma, inclusief de vervanging van ADW Next, Taakgerichte Werkplekken en BIM laptops;
• Aanpak voor de Onboarding van het Ingenieursbureau in de nieuwe ADW-werkomgeving (Microsoft365, Adobe Cloud, etc.) in overleg met het ADW-programma, bijvoorbeeld in relatie tot het hybride werken;
• Aanpak om te komen tot de inrichting van document management en document stromen in het Ingenieursbureau en in de keten in samenwerking met een in te stellen werkgroep Document Stromen en met het projectteam Kennisbasis.

Aanpak om te komen tot de verdere digitalisering van informatiestromen in opdracht en project management in de keten (AmOpIS);

• Inrichtingsvoorstel voor Document Management in de Keten: structuur van besturing op document stromen, identificatie van primaire documenten, digitalisering van formulieren en andere deelproducten waar mogelijk, opzetten van templates voor projecten met benodigde documenten. Dit kan beschouwd worden als een functioneel of business architectuur ontwerp;
• Inrichtingsvoorstellen voor een sprint in het AmOpIS project 2022 per sprint, 7 gepland, waarin beschreven de concrete wijzigingen en toevoegingen in functionaliteit, de integratie in de algemene structuur, het resultaat van de sprint (als minimal-viable-product);
• Onderzoekrapport over de nieuwe mogelijkheden van de centraal aangeboden digitale voorzieningen (kantoor digitalisering) voor het werk van het Ingenieursbureau. Hier gaat het met name om activiteiten in management en ondersteuning en niet zozeer de specifieke activiteiten van het Ingenieursbureau zelf. Doel is het kunnen uitfaseren van toepassingen die functionaliteiten bieden die ook beschikbaar zijn in de centrale digitale voorzieningen;
• Inrichtingsvoorstellen op basis van bovenstaand onderzoek, besproken met zowel de betrokken medewerkers van het Ingenieursbureau als met het ADW programma en de accounthouders uit het I-Domein ;
• Opleidingsplan Werken met Microsoft Power Platform voor medewerkers in samenwerking met Inspark (onderdeel van AmOpIS project);
• Maandelijks voortgangsrapport (audit) over uitvoering van plannen en inrichting.

Werkzaamheden
De onderstaande werkzaamheden behoren tot de verantwoordelijkheid van de projectmanager:

Programma Plan Inrichting Digitale Ondersteuning:

• Aanpak voor de uitrol van Nieuw ADW-Werkplek in het Ingenieursbureau in overleg met het ADW Programma, inclusief de vervanging van ADW Next, Taakgerichte Werkplekken en BIM laptops
• Aanpak voor de Onboarding van het Ingenieursbureau in de nieuwe ADW-werkomgeving (Microsoft365, Adobe Cloud, etc.) in overleg met het ADW-programma, bijvoorbeeld in relatie tot het hybride werken;
• Aanpak om te komen tot de inrichting van document management en document stromen in het Ingenieursbureau en in de keten in samenwerking met een in te stellen werkgroep Document Stromen en met het projectteam Kennisbasis;
• Aanpak om te komen tot de verdere digitalisering van informatiestromen in opdracht en project management van het Ingenieursbureau in de keten (AmOpIS);
• Inrichtingsvoorstel voor Document Management Ingenieursbureau in de Keten: structuur van besturing op document stromen, identificatie van primaire documenten, digitalisering van formulieren en andere deelproducten waar mogelijk, opzetten van templates voor projecten met benodigde documenten. Dit kan beschouwd worden als een functioneel of business architectuur ontwerp;
• Inrichtingsvoorstellen voor een sprint in het AmOpIS project 2022 per sprint, 7 gepland, waarin beschreven de concrete wijzigingen en toevoegingen in functionaliteit, de integratie in de algemene structuur, het resultaat van de sprint (als minimal-viable-product);
• Onderzoek naar de nieuwe mogelijkheden van de centraal aangeboden digitale voorzieningen (kantoor digitalisering) voor het werk van het Ingenieursbureau. Hier gaat het met name om activiteiten in management en ondersteuning en niet zozeer de specifieke activiteiten van het Ingenieursbureau zelf. Doel is het kunnen uitfaseren van toepassingen die functionaliteiten bieden die ook beschikbaar zijn in de centrale digitale voorzieningen;
• Inrichtingsvoorstellen op basis van bovenstaand onderzoek, besproken met zowel de betrokken medewerkers van het Ingenieursbureau als met het ADW programma en de accounthouders uit het I-Domein;
• Opleidingsplan Werken met Microsoft Power Platform voor medewerkers in samenwerking met Inspark (onderdeel van AmOpIS project);
• Maandelijks voortgangsrapport (audit) over uitvoering van plannen en inrichting.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie, Interne Dienstverlening en Stadsbeheer bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad.

De opdrachtgever(s)
De expertisepool bestaat uit IV-projectleiders en programmamanagers uit alle IV-eenheden van de stad en extern ingehuurde collega's. Door het samenbrengen van alle capaciteit en door het werken volgens vaste processen en kwaliteitsnormen wordt een constante en marktconforme kwaliteit op het gebied van project- en programmamanagement geleverd. Verder geeft de expertisepool adviezen over alle aspecten (vanaf ideevorming tot realisatie en nazorg) rond projectmanagement, programmamanagement en IV. Momenteel worden ruim 100 projecten uitgevoerd en daar komen er elke maand nieuwe bij. Deze projecten bestaan onder meer uit (Europese) aanbestedingen voor nieuwe applicaties, Cloud projecten, datamigraties, digitaliserings- en automatiseringsprojecten en applicatielandschap vernieuwing. Voor deze projecten zoeken we met grote regelmaat nieuwe collega's. Ten behoeve van kwaliteitsborging en continuïteit worden er kennisbijeenkomsten en opleidingen georganiseerd en worden ervaringen uitgewisseld.

1. Je bent beschikbaar voor het interview en na gunning direct inzetbaar voor het gevraagde aantal uren.
2. Je hebt in de afgelopen 2 jaar geen ambtelijke aanstelling gehad bij de gemeente Amsterdam.
3. De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een WO werk- en denkniveau.
4. De aangeboden kandidaat voldoet aan alle hieronder gestelde eisen:

1. Kennis en ervaring met de uitrol van werkplekken in een complexe bestuurlijke en organisatorische omgeving;
2. Kennis van en ervaring met documentmanagement en informatiestromen in het fysieke domein;
3. 3+ jaar werkervaring als project- of programmamanager en adviseur bij het implementeren van beleid en applicaties die impact hebben op grote groepen medewerkers en /of gebruikers;
4. Recente (in de laatste drie jaar) ervaring met projectmanagement binnen een grote overheidsorganisatie met aantoonbare ervaringen in het aansturen van en communiceren met zowel verschillende soorten business afdelingen als ICT afdelingen (> 3000 werknemers of G4-gemeente) of een vergelijkbare organisatie qua complexiteit;
5. Aantoonbare ervaring met uitbestedingen en sourcingsvraagstukken.

1. De aangeboden kandidaat heeft kennis van de toepassingen die worden geboden door het Microsoft Power Platform.
2. De aangeboden kandidaat heeft brede kennis van en ervaring met informatievoorziening en bij voorkeur ervaring binnen het Fysieke Domein.

- Analytisch vermogen
- Omgevingsbewustzijn
- Samenwerken
- Relatiebeheer
- Resultaatgerichtheid
- Overtuigingskracht

Locatie: Amsterdam
Startdatum: zsm na gunning
Duur: totaal maximaal 12 maanden
Optie op verlenging: optioneel
Inzet: 16-24 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 23-12-2021
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: zsm na de beoordeling

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.