Projectleider Informatiebeheer

Voor de Gemeente Nieuwegein zijn wij op zoek naar een Projectleider Informatiebeheer.

Omschrijving opdrachtgever:
Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Waar staan wij nu?
De landelijke trend volgende, zijn we in 2008 begonnen met zaakgericht werken en het inrichten van een centraal zaaksysteem dat dit mogelijk maakte. Ook is een begin gemaakt met Archiving by design. De jaren daarna is dit verder vormgegeven en uitgebreid. In deze periode werden zoveel mogelijk papieren documenten gescand, gedigitaliseerd en beschikbaar gesteld. Toch bleef er een hybride informatiehuishouding bestaan. Met de toename van digitaal werken en de wens om digitale documenten ook digitaal te houden, heeft B&W op 1 januari 2020 het besluit substitutie genomen. Daarmee werd het mogelijk om uitsluitend digitaal te archiveren en afscheid te nemen van de papieren stroom. Daadwerkelijke substitutie voeren we door als alle controlemechanismen goed zijn ingeregeld en in de praktijk worden uitgevoerd. De uitvoering van deze werkzaamheden lag en ligt centraal bij het team Informatiebeheer. Maar langzaam maar zeker zijn er steeds meer collega’s, die zich decentraal bezighouden met aspecten van informatiebeheer of daar een rol in hebben of gaan krijgen. Parallel is de afgelopen jaren een ander inzicht en werkwijze ontstaan betreffende het zaakgericht werken. Oftewel; zaakgericht werken is niet hetzelfde als werken in een (1) zaaksysteem, maar met een zaaksysteem kan het zaakgericht werken wel ondersteund worden. Decentrale applicaties zijn ook meer en meer zelf in staat om adequaat informatiebeheer te ondersteunen. Deze beweging van centraal naar decentraal informatiebeheer en zaakgericht werken is onomkeerbaar en stelt ons voor nieuwe uitdagingen.

Waar willen wij heen?
Mede door digitalisering, is de stroom aan informatie enorm toegenomen en landt deze informatie grotendeels en rechtstreeks in de processen en op informatiedragers bij de medewerkers die in deze processen werkzaam zijn. Daarmee is het niet alleen niet langer houdbaar dat die informatie alléén centraal wordt beheerd, maar het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid voor dat beheer ligt primair ook decentraal bij de proceseigenaren. Ook wordt in toenemende mate procesinformatie uitsluitend opgeslagen in decentrale vak-applicaties en krijgt het zaakgericht werken daardoor een andere verschijningsvorm. Kortom, wij willen komen tot een toekomstbestendige inrichting van zowel het zaakgericht werken als het daarbij behorende decentraal digitaal informatiebeheer.

Wat is onze opgave?
Alle medewerkers in de vak-afdelingen zijn vakspecialisten en daarmee een kei in hun werk. Zij bedienen zo de inwoners en ondernemers van Nieuwegein op een vakkundige manier. De bedrijfsvoering die onderdeel uitmaakt van hun werkprocessen, is nog niet iets waar zij zich bewust van en vaardig in zijn. Dit geldt dus ook voor het adequaat en juist beheren van informatie. De opgave is om hen mee te nemen in het belang van goed informatiebeheer en uit te leggen wat dat inhoudt, hoe ze daarin worden ondersteund, maar ook wat hun aandeel daarin is of moet zijn. Waar nodig voor deze opgave, is het zaak om ook duidelijkheid en kaders te scheppen omtrent het zaakgericht werken anno 2022 en verder.

Wat is jouw inbreng?
Als projectmanager stippel je de route en het tijdpad uit voor en geef je leiding en sturing aan onze veranderopgave. We horen graag hoe je aankijkt tegen ons idee om bijvoorbeeld te starten met een pre-verkenning bij organisaties die al verder zijn dan wij. Je schets een gedragen toekomstbeeld waar we planmatig naar toe gaan werken. Je draagt inhoudelijk je steentje bij waardoor je Nieuwegein helpt om slimme keuzes te maken binnen de context van Nieuwegein en je doet een voorstel voor de inrichting van de Governance, zowel in dit project, als het informatiebeheer in onze organisatie. Je weet duidelijk te benoemen wat de randvoorwaarden en benodigde middelen zijn om dit project succesvol te realiseren. Bovenal zorg je ervoor dat management en de medewerkers in de vak-afdelingen goed worden meegenomen en geholpen in de veranderopgave. Daarnaast bewaak je als projectmanager de samenhang met andere projecten en adviseer en rapporteer je gevraagd en ongevraagd vanuit je expertise.

Wat neem je mee?
Je bent:

• Een ervaren projectmanager met ervaring in het realiseren van soortgelijke opgaven bij een decentrale overheid en bekend met gemeentelijke processen
• Koersvast in het doel en je biedt ruimte in de weg ernaartoe
• Deskundig op zowel het vakgebied van verandermanagement als informatiebeheer en onder architectuur werken (een van onze ICT-principes)
• Pragmatisch en oplossingsgericht
• Een goede luisteraar die wensen en ideeën met overtuigingskracht omzet in oplossingen en resultaten
• Gericht op samenwerking en je hebt oog voor zowel het projectdoel als belangen van de bedrijfsonderdelen

Op basis van de beoordeling van de inschrijvingen zullen wij maximaal 3 kandidaten uitnodigen voor een persoonlijk gesprek. Kandidaten die na dat gesprek door ons als geschikt zijn beoordeeld, zal gevraagd worden om een compact plan van aanpak, maximaal 2 A4, aan te leveren en te presenteren. waarin wordt beschreven :

1. jouw aanpak en het proces om deze transitie vorm te geven
2. De fasering en geschatte doorlooptijd per fase en de totale transitie
3. De verwachtte inzet in uren en het verloop daarvan gedurende deze transitie van jou als Projectmanager
4. De benodigde capaciteiten en rollen vanuit onze organisatie en een indicatie van de ureninzet

1. Minimaal een afgeronde opleiding op HBO Bachelor niveau
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in het werkgebied van informatiebeheer en zaakgericht werken

1. Aantoonbare werkervaring als projectleider in veranderopgaven binnen het domein informatiebeheer
2. Aantoonbare werkervaring met de inrichting van werkprocessen/bedrijfsvoering (benoem dit duidelijk in het CV)
3. Minimaal 2 aantoonbare referenties over uitgevoerde projecten in de afgelopen 5 jaar en toestemming om met deze referenten contact op te nemen
4. Beschikbaarheid voor de opdracht uiterlijk in 1 februari 2023

Locatie: Nieuwegein
Startdatum: 1 februari 2023
Duur: 6 maanden
Optie op verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend
Inzet: 24 - 32 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 7 november 2022
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op vrijdag 11 november 2022.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.