Projectleider Gezamenlijke Implementatie WOO

Voor Servicepunt 71 zijn wij op zoek naar een Projectleider Gezamenlijke Implementatie WOO.

Omschrijving opdracht:
In deze opdrachtomschrijving schetsen wij wat er moet gebeuren op het gebied van de gezamenlijke implementatie van de Wet open overheid, de Wet elektronische publicaties en het Besluit digitale toegankelijkheid. Het doel van deze opdrachtomschrijving is om de nog te werven projectleider of programmamanager te voorzien van een soort startdocument, op basis waarvan hij aan de slag kan met het verder uitwerken van het project of programma (hierna kortheidshalve: project) en de diverse onderdelen daarvan.
Allereerst geven we een korte inhoudelijke inleiding op de 3 wettelijke kaders die aanleiding vormen voor het opstarten van dit implementatieproject.

Wet Open Overheid (Woo):
De Woo is halverwege oktober 2021 na geruime tijd door de Eerste Kamer vastgesteld en vervangt naar verwachting op 1 juni 2022 de huidige Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Het belangrijkste verschil tussen de
Wob en de Woo is dat bestuursorganen verplicht zijn om elf categorieën documenten gefaseerd actief openbaar te maken. Daarnaast eist de Woo dat de digitale informatiehuishouding op orde is. De plicht om op verzoek informatie te openbaren zoals we dat nu uit de Wob kennen (passieve openbaarmaking), blijft bestaan. Ook rust er op bestuursorganen een inspanningsverplichting om bepaalde categorieën documenten waaronder handhavingsbeleid actief te openbaren.
De Woo bestaat aldus uit twee elementen:
a) het actief openbaar maken van documenten in elf informatiecategorieën
b) het op orde brengen van de informatiehuishouding

Wet elektronische publicaties (Wep):
De Wet elektronische publicaties is per 1 juli 2021 in werking getreden en verplicht overheden om bepaalde soorten documenten te ontsluiten in het digitale Gemeenteblad dat op www.officielebekendmakingen.nl in te zien valt.

Besluit digitale toegankelijkheid overheid:
De Europese Unie heeft de Europese Richtlijn Digitale Toegankelijkheid opgesteld, die is omgezet naar Nederlandse wetgeving in het Besluit digitale toegankelijkheid overheid (BDTO). Hierdoor zijn gemeenten verplicht om hun websites, mobiele applicatie en intra- en extranetten actief digitaal toegankelijk te maken voor iedereen. Doel is mensen met een functiebeperking betere toegang te geven tot digitale dienstverlening van de overheid. Overheidsinstanties moeten sinds 23 september 2020 hun websites op orde hebben, en sinds juni 2021 hun apps.

Verkenningen:
Voor alle drie de wettelijke kaders geldt dat er reeds een zogenaamde ‘verkenning’ is uitgevoerd – een inhoudelijk diepgaande impactanalyse: wat betekenen deze kaders inhoudelijk én voor onze organisaties.

Gezamenlijke aanpak:
De wens is geuit om alle verplichtingen die voortvloeien uit de drie hierboven toegelichte wettelijke kaders mee te nemen in dit implementatieproject. De opzet is dus een gezamenlijk en gecoördineerd implementatieproject voor e Woo, Wep en BDTO. Waar komt deze wens vandaan?
We merken dat de inhoudelijke verplichtingen zodanig met elkaar samenhangen dat het niet goed voelt om de implementaties ‘los te knippen’ van elkaar. Alle drie de wettelijke kaders gaan over hoe transparant en toegankelijk (op informatiegebied althans) wij als overheid willen zijn. Je zou dus kunnen zeggen dat alle drie de wettelijke kaders vanuit dezelfde gedachte op zijn geschreven. Het lijkt ons daarom niet alleen logisch, maar zelfs resultaatversterkend werken als je de implementatie van die drie wettelijke kaders gezamenlijk oppakt.
Bijvoorbeeld: een deel van de inventarisatie die je in het kader van de Woo én Wep gaat doen om in kaart te brengen hoe bepaalde type documenten nu gepubliceerd worden, en hoe dit in de toekomst moet, valt samen omdat het om dezelfde type documenten gaat (o.a. beleidsregels). Onze inschatting is dat een groot deel van de it te voeren werkzaamheden op eenzelfde manier samenvalt of minstens invloed heeft op elkaar.
Ook indien je niet zozeer kijkt naar ‘wat er moet’ maar meer naar ‘wat we willen’ hangen die drie wettelijke kaders met elkaar samen. Stel dat je in het kader van de Woo al vroegtijdig wil voldoen aan één van de verplichtingen, namelijk het publiceren van Wob-/Woo-verzoeken op onze eigen website, loop je aan tegen de toegankelijkheidseisen van de website die voortvloeien uit het BDTO.
Daar waar we de Woo, Wep en BDTO in één project willen onderbrengen, geldt dat niet voor de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Waar de Woo en de Wep gaan over onze informatie naar buiten toebrengen en BDTO over de manier waarop we dat doen, gaat de Wmebv over informatie van onze klanten naar binnen laten komen. De overeenkomst is wel dat team Documenten en JOIN in alle wetten een grote rol hebben.
Het is daarom raadzaam om te zorgen voor verbinding tussen de projecten.

Relatie tussen uitfasering CE-wall en de drie nieuwe wetten:
De uitfasering van CE-wall, het huidige mailarchief systeem, valt niet binnen de scope van dit project, maar is wel gerelateerd. CE-wall voldoet op dit moment niet aan de Archiefwet en de AVG en (straks) ook niet aan de Woo en de Wep. Er zal dus gezocht moeten worden naar een alternatief mailarchief systeem en deze moet voldoen aan het nieuwe beleid omtrent informatiehuishouding, dat ook voor de Woo en de Wep nodig is.

Projectstructuur en projectleider:
Voor ons staat het vast dat, omdat de implementatie van de Woo en BDTO een maatschappelijke opgave is, het eigenaarschap bij de gemeenten ligt. Ook de kennis van de organisatie en de werkprocessen is aanwezig bij de gemeenten. Vanuit de vier gemeenten is daarom één regionaal opdrachtgever benoemd, te weten afdelingsmanager SMC van gemeente Leiden, Richard Vrieling.
De kennis en kunde wat betreft het leiden van projecten en de informatiehuishouding is daarentegen aanwezig bij het Servicepunt71. De projectmanager zal daarom aangetrokken worden door Servicepunt71 en onder regie van Richard opereren. Tezamen zullen zij een keuze maken in (verdere) projectstructuur en -aansturing.
Gelet op de reeds zeer ruime voorbereidingstijd van dit project, willen we hier graag aanstippen dat de projectstructuur en -aansturing daadwerkelijk helpend moeten zijn bij de realisatie van de projectresultaten. Dat geldt natuurlijk altijd, maar zeker deze drie onderwerpen verdienen het om éindelijk mee aan de slag te gaan.
Kennelijk hebben alle drie de onderwerpen het risico in zich dat er lang wordt geanalyseerd en over gesproken maar dat het daadwerkelijk opstarten van de uitvoering op zich laat wachten. Ons dringende advies aan opdrachtgever en projectleider is daarom dan ook dat zij deze voorgeschiedenis meenemen bij het maken van keuzes wat betreft de projectstructuur en -aansturing.

Sturing en afstemming:
Uitgangspunten voor de inrichting van de sturing en afstemming op dit project:
- Een Leidse stuurgroep in te richten, waarin de managers/belangrijke vertegenwoordigers van de verschillende betrokken disciplines zitten (Team Documenten, Informatiemanagement, organisatie- /werkproces adviseur, Juridische zaken)
- Voor regionale afstemming de regionale bedrijfsvoeringstafel te gebruiken
- Een gebruikersgroep in te richten met medewerkers uit de lijn, zodat de lijntjes kort zijn
- Voor de overige drie gemeente te kijken – afhankelijk van onder meer ambitieniveau en beschikbare capaciteit – of er bijvoorbeeld een coördinator of coördinerende werkgroep wordt aangewezen die verantwoordelijk is voor de lokale uitvoering van de maatregelen en als het ware onder de regionale projectmanager opereren.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.