Projectleider DMS

Voor Veiligheidsregio Utrecht zijn wij op zoek naar een Projectleider DMS.

Omschrijving opdrachtgever:
Veiligheidsregio Utrecht is een samenwerkingsverband van en voor de 26 Utrechtse gemeenten. Wij zorgen elke dag voor de veiligheid van alle mensen die in de regio wonen en verblijven. Dat doen wij met onze centralisten op de 112-meldkamer, onze brandweermensen en onze collega’s va risicobeheersing, crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio.
Wij zijn er voor de mensen in de samenleving, die rekenen op onze professionaliteit. Onze ambitie is om dat met onze partners steeds beter te doen.

Omschrijving opdracht:
De afdeling Informatievoorziening en ICT Beheer (I&I) maakt deel uit van de directie Bedrijfsvoering en bestaat uit ca. 40 medewerkers verdeeld over drie clusters: Informatiebeheer, ICT Beheer en Ontwikkeling. De digitale transformatie staat hoog op de agenda van de directie Bedrijfsvoering. De digitale transformatie komt tot stand via een coproductie tussen de business, project- en portfoliomanagement en de medewerkers in de informatievoorzieningskolom (informatiemanagement, architectuur en business- en informatieanalyse). Gezamenlijk worden diverse grotere projecten uitgevoerd.

1.1 Doelstelling:
Het project Vervangen Document Management Systeem heeft als doel de selectie, aanschaf, inrichting en implementatie van een VRU-breed Document Management Systeem (DMS). Het DMS moet het mogelijk maken voor de medewerkers van de VRU om op goede en geordende manier toegang te hebben tot informatie van belang voor de bedrijfsvoering, te voldoen aan wet- en regelgeving en te voldoen aan de eigen digitale doelstellingen. Gewenst resultaten van het project Vervangen Document Management Systeem zijn:
- De VRU heeft een gebruiksvriendelijk Document Management Systeem een groot deel van de organisatie.
- De VRU is beter in staat te voldoen aan de eisen van de Archiefwet en de digitale doelstelling van het Beleidsplan VRU 2020 – 2023.
- De VRU lijdt geen gegevensverlies door het vervallen van het huidige DMS Corsa.

1.2 Op te leveren producten:
Het project Vervangen Document Management Systeem levert de volgende producten op:
- Een nieuw, ingericht, geïmplementeerd en geaccepteerd Document Management Systeem dat dient ter ondersteuning van een groot deel van de informatiehuishouding van de VRU.
- Aanbestedingsdocumenten (markconsultatie, aanbestedingsstrategie, programma van eisen, beschrijvend document, bijlagen).
- Contracten met leverancier, inclusief afspraken over beheer en onderhoud van de applicatie.
- Opgeleide medewerkers en documentatie (t.b.v. gebruikers en beheerders) voor gebruik van het systeem.
- Ingericht functioneel en applicatiebeheer bij de VRU.
- Tijdelijke verlenging van het huidige Document Management Systeem Corsa. Hierbij zijn geen directe gevolgen voor medewerkers.

1.3 Opdrachtgever:
Opdrachtgever van het project is de Directeur Bedrijfsvoering en gemandateerd archiefbeheerder van de VRU. De gedelegeerd opdrachtgever is het afdelingshoofd I&I. Directe sparringpartners zijn de adviseurs Informatiebeheer en de teammanager Ontwikkeling & Informatiebeheer.

1.4 Reikwijdte/ scope:
Binnen het project vallen:
- Het opstellen van een programma van eisen en overige aanbestedingsdocumenten voor het selecteren en contracteren van een nieuw DMS.
- Het begeleiden van het selectie- en contracteringsproces middels aanbesteding van een nieuw DMS.
- Het volledig inrichten en implementeren van het DMS, inclusief de migratie van bestaande gegevens van het oude naar het nieuwe systeem.
- Het opleiden van de relevante gebruikers in het nieuwe DMS en het instrueren van incidentele gebruikers.
- Het uiteindelijk uitfaseren van de applicaties Corsa.
- Rapportage over de voortgang en afwijkingen aan de teammanager Informatievoorziening.
Níét in het project vallen:
- Het migreren van bestaande gegevens uit de applicatie Hotdocs (de applicatie Hotdocs wordt exclusief gebruikt door DIV/DIB/Cluster IB voor het ontsluiten van het fysieke archief. Hotdocs is ook van BCT. De gegevens zullen worden overgezet naar Corsa).
- Het VRU-breed implementeren van zaakgericht werken.
- Het ontwikkelen van tijdelijke oplossingen.
- Onderwater integratie van diverse applicaties met informatiehuishouding naar het nieuwe DMS.

1.5 Uitgangspunten/aannames:
Het project start met de volgende uitgangspunten/aannames, deze zullen verder worden uitgewerkt in de aanbestedingsstrategie:
- Gebruiksvriendelijkheid en eenvoud zijn de belangrijkste eisen voor het nieuwe DMS.
- De VRU committeert zich ten alle tijden aan de eisen en verwachtingen van de Archiefwet en aanverwante regelgeving.
- De VRU zoekt een systeem dat de ambities van digitaal werken en de bestaande ICT-uitgangspunten kan ondersteunen.
- De VRU wil graag gebruik maken van de ervaringen van andere veiligheidsregio’s en gemeenten.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.