Projectleider DIV

Voor Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR) zijn wij op zoek naar een Projectleider DIV.

Omschrijving opdracht:
Voor de afdeling Documentaire informatievoorziening DIV geldt dat het huidige Documentbeheerssysteem (DMS) niet meer voldoet aan de toekomstige eisen en wensen van de organisatie. De organisatie is bezig met een sterke metamorfose. Dit geldt niet alleen voor het elektronische deel, maar ook in de procedures. Tevens is de VRR de touwtjes inzake het naleven van de procedures wat strakker in de hand te houden omdat wij steeds meer groeien naar een kennisomgeving. De VRR maakt op dit moment gebruik van een CORSA als DMS. DIV maakt vooral gebruikt van de CORSA Post voor de archivering van poststukken. De VRR kent 22 afdelingen welke zelf verantwoordelijk zijn voor de documentaire neerslag van hun werkzaamheden. Daarnaast zijn er meerdere bestaande systemen die een geïntegreerde RMA/DMS functionaliteit kennen. Het spreekt voor zich dat in een organisatie van deze grootte en complexiteit de documentaire neerslag niet bij elke afdeling op dezelfde manier plaatsvindt. Dit is ook niet noodzakelijk, mits alle archieven wel aan de wettelijke eisen voldoen. De documentaire neerslag bij het inregelen vanDIV-processen is hiermee maatwerk en een omgangrijke klus waar in het komende tijd de nodige puntjes op de i kunnen worden gezet.
Hiernaast is de organisatie bezig met de implementatie van Microsoft Office 365. Deze implementatie verandert de manier waarop in de organisatie documenten opgeslagen en beheert worden. De projectleider wordt gevraagd om mee te denken welke veranderingen en kansen de implementatie van van M365 biedt voor de documentaire huishouding. Alle afdelingshoofden/ teamleiders binnen de VRR zijn verantwoordelijk voor de archivering van hun de uitvoering van hun werkprocessen. Hiertoe worden diverse applicaties en werkwijzen gebruikt. DIV ziet er op toe dat binnen de VRR alle archieven voldoen aan de eisen van de archiefwet en voorziet alle afdelingshoofden/ teamleiders van advies en ondersteuning. Voor alle afdelingen zijn dossierplannen gemaakt waarin beschreven staat welke informatie beschikbaar is binnen de afdeling, waar deze opgeslagen worden en hoe deze beheerd wordt. De afspraken uit deze dossierplannen worden nog niet op alle afdelingen nageleefd, dit is wel de gewenste situatie. Tevens is het de wens om waar mogelijk substitutie aan te vragen en te werken met een digitale handtekening.

De VRR heeft de Europese aanbesteding lopen voor de aankoop (SaaS) van een DMS/RMA t.b.v. de Vergunningverlening Toezicht- & Handhaving (VTH), met de optie dat indien dit programma ook in staat is een algemene en voor de VRR werkzame DMS functie kan vervullen, wij deze aanbesteding ook voor de invulling van deze behoefte kunnen gebruiken en deze zullen implementeren. Indien blijkt dat deze niet, goed, ingevuld kan worden zal binnen niet al te lange termijn een Europese Aanbesteding moeten plaatvinden.

Verantwoordelijkheden en werkzaamheden:
De projectleider draagt zorg voor een goed resultaat. Hij/zij is verantwoordelijk voor tenminste de volgende projectresultaten:
- De voorbereiding, planning (afbakening van de opdracht, aanpak, inrichting, middelen, fasering en tijdsduur) en voortgangsbewaking van het project;
- Voert de werkzaamheden samen met een klein team uit.
- De rapportage over de voortgang;
- De administratie van het project;
- De communicatie over de projectinhoud en resultaten;
- Het onderhouden van in- en externe contacten in het kader van het project;
- Je bent in staat om archiveringsprocessen te laten integreren in werkprocessen van een afdeling waarbij je afdelingen adviseert over de manier waarop zij hun (werk-) archief kunnen beheren;
- De integratie tussen het DMS-systeem en de M365-omgeving.

Indien bij de eerder genoemde aanbesteding besloten wordt dat systeem te gebruiken als DMS geldt:
- Implementatieplan
- Testplan en testbevindingen
- Opleiding en beheersplan
- Opleidingen
- Testen
- Implementatie
- Nazorg na implementatie
- Overdracht aan beheersorganisatie
Anders zijn minimaal het maken van een goed Programma van Aanpak de bijkomende werkzaamheden

Doelstellingen:
- Het tijdig gereed hebben van de opdrachten
- Verbeteren DIV-processen;
- Verbeteren in kwantiteit en in kwaliteit van de DIV processen;
- Borgen van de kwaliteit door archiveringsafspraken maken met alle afdelingen;
- Het verkrijgen van toestemming tot substitutie, inclusief het inregelen van een digitale handtekening;
- De vervanging en mogelijk de implementering van het huidige DMS.

1. Je hebt ervaring met de implementatie van DMS systemen.
2. Je hebt up-to-date kennis van het werk op en de processen bij een afdeling DIV.
3. Je hebt(aantoonbare) ervaring met archiveringsprocessen te laten integreren in werkprocessen.
4. Je hebt (aantoonbare) ervaring met proces digitale handtekening en het verkrijgen van toestemming voor substitutie.

Locatie: Rotterdam
Startdatum: 08-04-2021
Duur: 12 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 24 uur
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 16-03-2021
Sluitingstijd: 09:00 uur
Intakegesprek: 29/30-03-2021

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.