Projectleider aanbesteding/Implementatie financieel pakket

Voor de Gemeente Nieuwegein zijn wij op zoek naar een Projectleider Aanbesteding/Implementatie Financieel Pakket.

Omschrijving opdrachtgever:
Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten en 65.000 inwoners. Als Financiën willen we maximaal bijdragen aan de bedoeling: een bloeiende Nieuwegeins samenleving. Dat doen we door met onze processen en systemen de organisatie zo goed mogelijk te faciliteren. Kernbegrippen in onze ambitie zijn: up-to-date en betrouwbare financiële administratie, digitale gegevensinput en –verwerking, rapportages actueel en beschikbaar via dashboards. Wij zoeken een financieel pakket dat ons maximaal kan ondersteunen in deze ambitie.

Ons project
Wij starten een aanbesteding voor ons financieel pakket met als doel per 1 januari 2025 met het nieuwe financieel pakket te gaan werken.

Wat is jouw inbreng?
We zoeken een expert die met onze input het programma van eisen opstelt, en de aanbesteding begeleidt (van publicatie t/m definitieve gunning). Je pakt onder meer de volgende taken op:

• Opstellen van een gedetailleerd projectplan, inclusief afstemming in de diverse gremia (projectteam, stuurgroep, Financiën, I&A);
• Opstellen programma van eisen met input vanuit de organisatie;
• Samen met leden van het projectteam beantwoorden van vragen middels Nota van Inlichtingen en beoordelen van inschrijvingen;
  

Afhankelijk van de uitkomst van de aanbesteding zorg je vervolgens in afstemming met de gegunde partij voor een goede implementatie. Je pakt onder meer de volgende taken op (vanaf 2024):

• Afstemmen implementatieplan met gegunde partij;
• Monitoren van de (voortgang van de) implementatie, testen en opleiden van gebruikers;
• Begeleiden van ingebruikname van het nieuwe pakket, beschikbaar houden van het oude pakket en nazorg.

In dat alles vervul je de rol van projectleider. Je coördineert daarmee ook de inzet vanuit de organisatie en bewaakt de samenhang met andere projecten. Je geeft leiding aan het projectteam en zit vergaderingen van de stuurgroep voor. Je stuurt werkgroepen aan en adviseert/rapporteert gevraagd en ongevraagd vanuit je expertise aan je opdrachtgever en de stuurgroep. In overleg met jou zorgen we voor een projectondersteuner die je administratieve taken (notuleren van vergaderingen, agendabeheer etc.) uit handen kan nemen. We horen graag hoe je zelf denkt je rol als expert/projectleider het beste te kunnen invullen.

Wat neem je mee?
Je bent:

• Een ervaren projectleider met ruime ervaring in het realiseren van soortgelijke opgaven bij gemeenten;
• Deskundig op zowel het vakgebied van ICT als Financiën;
• Gericht op samenwerking met oog voor zowel het projectdoel als de medewerkers;
• Pragmatisch en oplossingsgericht;
• In staat te schakelen op verschillende niveaus, van administratief medewerkers tot bestuur;
• Flexibel inzetbaar gedurende de looptijd van het project.

Op basis van de inschrijvingen zullen wij maximaal 3 kandidaten uitnodigen voor een persoonlijk gesprek. Aan hen vragen we om een compact plan van aanpak (maximaal 3 A4) aan te leveren en te presenteren, waarin wordt beschreven:

1. Jouw aanpak en wat jou kenmerkt in je rol als projectleider/expert;
2. De verwachte inzet in uren en het verloop daarvan tijdens het project van jou als projectleider;
3. De benodigde capaciteiten en rollen vanuit onze organisatie met een indicatie van de ureninzet in de verschillende fasen van het project;
4. De gewenste inzet in uren van de projectondersteuner en wat je van deze persoon verwacht;
5. Minimaal 2 referenties van soortgelijke opdrachten.

1. Een afgeronde opleiding op minimaal Hbo bachelor niveau op het gebied van ICT en/of Financiën
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in het werkgebied van ICT/Financiën.
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij een decentrale overheid.

1. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Projectleider met het aanbesteden én implementeren van financiële pakketten
2. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Projectleider en/of in een soortgelijke rol met de aanbesteding én implementatie van financiële pakketten bij decentrale overheden
3. Beschikbaar per uiterlijk 15 februari 2023
4. Beschikbaarheid voor de totale projectduur tot en met 1e kwartaal 2025
5. Aantoonbare vervanging wanneer de professional wegens onvoorziene omstandigheden tijdelijk niet beschikbaar is (benoem dit duidelijk in het cv.).

Locatie: Nieuwegein
Startdatum: Uiterlijk per 15 februari 2023
Duur: 11 maanden
Optie op verlenging: 4 maal 6 maanden
Inzet: 4 - 24 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 12 januari 2023
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 24 januari 2023 tussen 09.00 uur en 14.00 uur.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.