Project- en Programmasecretaris

Voor de Gemeente Amsterdam zijn wij op zoek naar een Project- en Programmasecretaris.

Opdrachtomschrijving
In deze functie ga jij je bezighouden met de voorbereiding, organisatie en verslaglegging van de overleggen die verband houden met het actieplan Veerkracht. Evenals de monitoring van de voortgangsverantwoording aan de Directeur Werk & Participatie, de Directeur Inkomen en aan het bestuur (college van B&W en Gemeenteraad).

In deze functie kom je te werken aan het actieplan Veerkracht, dat in het najaar van 2020 is gestart. Veerkracht heeft tot doel brede ondersteuning te bieden aan de door de coronacrisis getroffen zelfstandigen. Bijvoorbeeld bij de bedrijfsvoering of bij het vinden van een baan in loondienst. Maar ook door hulp te verlenen bij schulden en uitzicht te geven op een betere financiële positie. De uitvoering van dit actieplan Veerkracht zal ook in 2022 worden voortgezet, waarbij we voor de opgave staan de verbeterpunten uit de evaluatie in onze aanpak door te voeren. Voor ondersteuning van het afdelingshoofd bij deze complexe combinatie van lijn- en programma activiteiten in deze parallel lopende opgaven zoeken wij een programma- en projectsecretaris.

Werkzaamheden

• Het vervullen van een coördinerende rol bij de totstandkoming van verschillende P&C producten, waaronder het afdelingsplan voor 2022, een onderzoeksplan en het prestatiecontract;
• Zorgdragen voor organisatie en coördinatie van (afdelings-)activiteiten;
• Relatiemanagement op tactisch en strategisch niveau;
• Het schrijven van notities en uitwerken van voorstellen, binnen de kaders van de afdeling.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie, Interne Dienstverlening en Stadsbeheer bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad.

De opdrachtgever(s)
De afdeling Ondersteuning Ondernemers biedt perspectief en bestaanszekerheid aan (potentiële) zelfstandigen in periodes van tegenslag of beperkte zelfredzaamheid. De afgelopen twee jaar heeft de afdeling zich onder hogedruk als crisisorganisatie toegelegd op de uitvoering van de corona steunmaatregelen (Tozo, TONK, Bbz light). Inmiddels is bij de afdeling een digitaal platform ontwikkeld waar de ondernemers terecht kunnen voor ondersteuning en begeleiding, zijn de aanvraagformulieren voor een groot deel geautomatiseerd en zijn tientallen extra adviseurs opgeleid om snel en professioneel de specifieke informatie en ondersteuning te bieden aan ondernemers. Daarmee zijn we er echter niet. De afgelopen periode heeft een grote inspanning gevraagd van de gemeentelijke uitvoering en ook in de nabije toekomst zullen we onze dienstverlening telkens opnieuw moeten blijven aanpassen aan de omstandigheden.

1. Je bent beschikbaar voor het interview en na gunning direct inzetbaar voor het gevraagde aantal uren.
2. Je hebt in de afgelopen 2 jaar geen ambtelijke aanstelling gehad bij de gemeente Amsterdam.
3. De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een wo werk- en denkniveau.
4. De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een afgeronde relevante opleiding op wo-niveau, bijvoorbeeld bedrijfskunde of bestuurskunde.
5. De aangeboden kandidaat heeft aantoonbaar recente werkervaring opgedaan, minimaal 12 maanden in de afgelopen 3 jaar in een faciliterende rol op het grensvlak van bestuur, organisatie en politiek.
6. De aangeboden kandidaat heeft minimaal aantoonbare werkervaring met het sturen op het behalen van resultaten binnen een op de uitvoering gerichte (programma)organisatie.
7. De aangeboden kandidaat heeft minimaal 12 maanden aantoonbare werkervaring in politieke vergaderprocessen bij voorkeur met daarin benoemd een rol als secretaris/notulist.
8. De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met de voorbereiding, organisatie en verslaglegging van de overleggen die verband houden met het actieplan Veerkracht.
9. De aangeboden kandidaat heeft ervaring met monitoring van de voortgangsverantwoording aan de Directeur Werk & Participatie, de Directeur Inkomen en aan het bestuur (college van B&W en Gemeenteraad).
10. De aangeboden kandidaat heeft minimaal 2 jaar werkervaring als project- en programmasecretaris of met (beleids-)advisering binnen het sociaal domein op tactisch, mogelijk strategisch niveau binnen een multidisciplinair organisatie breed aandachtsgebied.

1. De aangeboden kandidaat is bij voorkeur een daadkrachtig en veerkrachtig persoon, die geniet van een hoge werkdruk in een politiek gevoelig klimaat.
2. De aangeboden kandidaat is bij voorkeur gestructureerd, vindingrijk en een politiek sensitief persoon met uitstekende schrijfvaardigheden.
3. De aangeboden kandidaat heeft bij voorkeur ruime ervaring als professionele gesprekspartner voor programmamanager en diverse ketenpartners.
4. De aangeboden kandidaat heeft bij voorkeur affiniteit voor en kennis van de optimalisatie van dienstverlening d.m.v. technologische ontwikkelingen binnen gemeentelijke organisaties.

- Analytisch vermogen
- Omgevingsbewustzijn
- Samenwerken
- Relatiebeheer
- Resultaatgerichtheid
- Overtuigingskracht

Locatie: Amsterdam
Startdatum: Z.s.m.
Duur: totaal maximaal 12 maanden
Optie op verlenging: optioneel
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 04-02-2022
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: zsm na de beoordeling

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.