Project Management Ondersteuner WOO

Voor de Gemeente Tilburg zijn wij op zoek naar een Project Management Ondersteuner WOO

Wat ga je onder andere doen?
Het is belangrijk dat we als overheid open en transparant zijn naar onze omgeving toe. De Wet open overheid (Woo) gaat er daarom van uit dat we bepaalde informatie actief (‘uit onszelf’) en andere informatie passief (‘op verzoek’) openbaar maken. De implementatie van deze wet betekent een grote verandering. We zijn een programma gestart om aan een open cultuur, processen en informatiehuishouding te werken. Jij werkt voor het programma Op weg naar Open Tilburg (bij de afdeling Bestuurszaken, via de afdeling PPI, team Organisatie en ICT).
- Je bent een steun en toeverlaat voor de programmamanager en helpt waar nodig projectleiders.
- Je ondersteunt de programmamanager bij het opzetten van het programma en allerlei te ontwikkelen bijhorende activiteiten en projecten.
- Je bereidt inhoudelijke documenten voor en doet uitzoekwerk op de thema’s actief openbaar maken en informatiehuishouding op orde.
- Je levert content en werkt mee aan educatie en communicatie rondom de verandering naar Open Tilburg.
- Je bereidt (stuurgroep)vergaderingen voor, maakt verslagen en monitort opvolging van actiepunten.
- Je houdt de programma-administratie en -planning op orde. Daarvoor verzamel je informatie en signaleer, analyseer en rapporteer je over bijzonderheden en afwijkingen.

Hoe ziet je dag eruit?
Je hebt een drukke dag op kantoor in het vooruitzicht. Je start de dag met een ‘weekstart’. Tijdens deze (online) bijeenkomst spreek je je collega’s van het programmateam. Je hoort van de programmamanager welke ontwikkelingen er zijn en alle leden vertellen waar de focus de komende week ligt. Ook is er ruimte voor onderlinge afspraken over hulp bij bijzondere kwesties. Na afloop van dit overleg ga je direct door naar het kernteamoverleg. Met een werkgroep en op verzoek van de projectleider heb je een voorstel geschreven voor de aanpak van het actief openbaar maken van een informatie-categorie. Met een paar kleine aanpassingen kan het voorstel door en opgenomen worden in het projectplan. Je past het voorstel aan en zorgt ervoor dat het bij de juiste stakeholders terecht komt. Je schrijft er meteen ook even een concept-nieuwsbericht bij. Voor de lunch is er nog een uurtje voor diverse administratieve werkzaamheden. Tijdschrijven, projectbudgetten nakijken en afspraken plannen. Je zoekt een leuke locatie voor en programmateam-borrel. Tijd voor de lunch! Samen met een collega die toevallig ook op kantoor is, wandel je een rondje door de Tilburgse binnenstad en bekijkt meteen de locatie voor de borrel. Daarna heb je een afspraak met een projectleider. Het plan moet omgezet worden in activiteiten en resourcing. Je werkt en denkt mee en verwerkt het in het projectsysteem. De rest van de middag heb je een andere projectgroep afgesproken in de projectruimte. Jullie zijn aan de slag met het verbeteren van de informatiehuishouding. Over twee dagen heb je samen met de projectleider een overleg met de opdrachtgever over de voortgang en een aantal zaken waar beleidsmatige regels voor nodig zijn. Jullie maken een korte presentatie om de opdrachtgever hier goed in mee te nemen. Je belt even met een paar specialisten om wat details te checken. Als laatste mail je de presentatie vast vooruit naar de opdrachtgever, want je weet dat zij dat prettig vindt. Morgen minder afspraken en thuiswerken. Je kijkt ernaar uit om even wat uitzoekklussen aan te pakken, maar nu de laptop uit.

Wie zijn wij?
Je komt te werken in het gemeentelijke programmateam Op weg naar Open Tilburg onder de afdeling bestuurszaken, gedetacheerd vanuit de afdeling project-, programma- en interimmanagement. De programmaorganisatie is in opbouw, net als de inhoud. Er is een bevlogen programmamanager en opdrachtgever en inmiddels werken steeds meer collega’s mee aan het opstarten. Er is volop kennisuitwisseling en veel ruimte voor eigen inbreng. Samen werken we aan het invullen van alle randvoorwaarden om tot een goed programma komen, terwijl we meteen ook inhoudelijk bezig zijn met visie, onderzoek, verbeteracties, opleiding en communicatie.

VOG:
Bij gunning dien je een recente VOG aan te leveren.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.