Project Management Ondersteuner Aanbestedingen

Voor de Nationale Politie zijn wij op zoek naar een Project Management Ondersteuner Aanbestedingen.

Omschrijving opdracht:
Ten behoeve van het meldkamerdomein en de veiligheidsregio’s voert het aanbestedingsteam aanbestedingstrajecten uit voor de vernieuwing van informatiesystemen in de meldkamer. Deze aanbestedingen vinden plaats onder verantwoordelijkheid van het Directoraat Generaal Politie en Veiligheidsregio’s (DGPenV) of de Landelijke Meldkamer Samenwerking (LMS) van de Nationale Politie.
Het aanbestedingsteam bestaat uit expertise op het gebied van projectmanagement, requirement engineering, inkoop- en juridische expertise. De aanbestedingstrajecten worden in nauwe samenwerking met de opdrachtgeversorganisatie, haar inkooporganisatie, de beheerdersorganisatie en de gebruikersorganisatie uitgevoerd).
Bij de gebruikersorganisatie gaat het om de hulpdiensten zoals de Politie, de Ambulancezorg, de Brandweer en de Koninklijke Marechaussee. Ten behoeve van deze aanbestedingsprojecten is de DGPenV op zoek naar een Project Management Officer (PMO).

Omschrijving doelstelling:
Binnen het aanbestedingsteam zorgt de PMO dat de voornaamste praktische randvoorwaarden om een effectieve en efficiënte aanbesteding te kunnen uitvoeren, worden ingevuld.
Hierbij is de PMO actief op de volgende gebieden:
- Bewaken en afstemmen van voortgang en planning.
- Opstellen van agenda en samenvattende verslagen n.a.v. diverse overleggen.
- Opstellen en bijhouden van actiepunten ten behoeve van de voortgang van de aanbestedingen.
- Organiseren van (online) bijeenkomsten.
- Maken en bewaken van afspraken.
- Up to date houden van de risicodatabase.
- Opmaken van voortgangsrapportages.
- Actualiseren van het aanbestedingsarchief.
- Ondersteunen van teamleden t.a.v. administratieve processen .
- Hiertoe werkt de PMO nauw samen met de andere projectleden.

Omschrijving werkzaamheden:
De kandidaat is verantwoordelijk voor de volgende resultaatgebieden:
- Het completeren en beheren van het aanbestedings- en project(en)dossier(s).
- Opstellen van periodieke management- en voortgangsrapportages.
- Afhandelen van de urenregistratie, opstellen en bijhouden van projectbegroting en bijhouden vakantieplanning.
- Communicatie met deelnemers aanbesteding betreffende organisatorische zaken.
- Beheren van issue logs, besluiten en wijzigingen.
- Bewaken van het uitvoeren van maatregelen nav gesignaleerde risico’s.
- Signaleren en adviseren van de projectleider bij project issues (onder andere: planning, financiën, kwaliteit en resources) en het doen van voorstellen voor oplossingen.
- Het signaleren van knelpunten en afhankelijkheden, deze ter bespreking inbrengen tijdens projectteamoverleggen.

Toelichting uren:
Gemiddeld 24 uren (4x6 uur, voorkeur ma, di, wo, do)

Screening:
Een voorwaarde voor definitieve gunning is dat de kandidaat het positieve screeningsadvies of de Verklaring van Geen Bezwaar overlegt na afronding van screening. De screening neemt 6-15 weken tijd in beslag. U dient hier rekening mee te houden. Het screeningsproces kan leiden tot opschuiven van de startdatum van de opdracht. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

- CV in "Word-formaat" geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de "ik-vorm", waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.