Project Management Ondersteuner

Voor de Gemeente Tilburg zijn wij op zoek naar een Project Management Ondersteuner

Hoe ziet je dag eruit?
Je hebt een drukke dag in het vooruitzicht. Je start de dag met een ‘inloop’. Tijdens deze (online) bijeenkomst spreek je je collega’s die bij jou in het team zitten. Je hoort van je leidinggevende welke ontwikkelingen er zijn binnen het team en de afdeling. Ook is er ruimte voor updates van collega’s. Na afloop van dit overleg ga je direct door naar een opdrachtgeversoverleg. Samen met een projectleider schuif je aan om te horen wat de opdrachtgever vindt van het voorstel dat jullie hebben geschreven voor het college van B&W. Met een paar kleine aanpassingen kan het advies door. Je past het advies aan en zorgt ervoor dat dit in de juiste systemen terecht komt. Voor de lunch is het nog tijd voor diverse administratieve werkzaamheden. Tijdschrijven, facturen goedkeuren en de projectbudgetten nakijken. Ook werk je nog een verslag uit van een bijeenkomst van vorige week. Ondertussen plan je ook meerdere afspraken voor diverse projectteams in. Tijd voor de lunch! Samen met een collega die toevallig ook op kantoor is ga je naar het bedrijfsrestaurant. Na afloop wandelen jullie een rondje door de Tilburgse binnenstad. Na de lunch heb je een persoonlijk overleg met je teammanager. Hierin bespreek je je persoonlijke ontwikkeling en de stappen die je in de toekomst nog wil zetten. De rest van de middag heb je met de projectleider afgesproken in de projectruimte. Jullie zijn net een nieuw project gestart. Morgen heb je een overleg met de opdrachtgever over een plan van aanpak. Dit overleg bereiden jullie samen goed voor. Aan het einde van de dag bel je nog met een andere projectmanagement ondersteuner om samen de dag door te nemen. Het was weer een zinvolle dag. Tevreden klap je je laptop dicht.

Wat ga je onder andere doen?
- Je ondersteunt in meerdere projecten binnen de afdeling PPI, team Organisatie en ICT;
- Je helpt bij het opstellen van de programma- en projectplanningen en het bewaken daarvan;
- Je bereidt (stuurgroep)vergaderingen voor, maakt verslagen en monitort opvolging van actiepunten;
- Je verzamelt voortgangsoverzichten en signaleert, analyseert en rapporteert van afwijkingen;
- Je draagt zorg voor het opzetten van de (financiële en algemene) projectadministratie en het bewaken daarvan;
- Je bereidt inhoudelijke documenten voor;
- Je bent een steun en toeverlaat voor een programmamanager of projectleider.

VOG:
Bij gunning dien je een recente VOG aan te leveren.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.